Puoi caricare file su Rentman, permettendo ai membri del tuo personale di scaricarli in un secondo momento o direttamente sul luogo dell’evento. Il sistema di gestione dei file può essere utilizzato per archiviare mappe (delle location), rider e scenari (dei tuoi progetti).
Puoi aggiungere file nei seguenti sottomoduli:
- table_chart Progetti
- swap_horizontal_circle Subaffitti
- monetization_on Ordini di acquisto
- category Materiale and Numeri seriali
- contact_phone Contatti and Contatti di riferimento
- assignment_turned_in Incarichi
- group Personale
- local_shipping Veicoli
- build Manutenzione, Riparazioni, Materiale perso
Questo articolo ti spiegherà come caricare e scaricare file.
Aggiungi un file
Per aggiungere o scaricare dei file è necessario avere i giusti diritti per il proprio ruolo utente.
- Vai a un modulo, ad esempio il modulo table_chart Progetti;
- fai doppio clic su un elemento (un progetto, un articolo, un contatto, ecc.) per aprirlo;
- scorri verso il basso e seleziona File;
- trascina il file nella sezione File oppure clicca sulla freccia accanto al pulsante blu per cambiare l’azione principale e seleziona + Aggiungi file ;
- Salva
Puoi anche aggiungere file a delle cartelle:
- Vai a un modulo, ad esempio il modulo table_chart Progetti;
- fai doppio clic su un elemento (un progetto, un articolo, un contatto, ecc.) per aprirlo;
- scorri verso il basso e seleziona File;
- seleziona la cartella principale e clicca su upload Aggiungi file;
- seleziona il file e verrà aggiunto alla cartella selezionata.
Suggerimento Rentman: Puoi usare un tasto di scelta rapida per aggiungere rapidamente un file. Scopri di più qui.
Scarica un file
- Vai a un modulo, ad esempio il modulo table_chart Progetti;
- fai doppio clic su un elemento (un progetto, un articolo, un contatto, ecc.) per aprirlo;
- scorri verso il basso e seleziona File;
- trova il file e clicca su more_vert Altre opzioni;
- seleziona cloud_download Download.
Organizzare i file
Per mantenere i tuoi file strutturati e facili da consultare, puoi creare delle cartelle su Rentman e organizzare i file al loro interno. Questo ti aiuta a mantenere una panoramica chiara, soprattutto nei progetti più grandi in cui vengono caricati molti file.
L’uso delle cartelle è particolarmente utile quando lavori su progetti che includono più sottoprogetti. Le cartelle dei sottoprogetti vengono create automaticamente ogni volta che viene aggiunto un sottoprogetto, contribuendo a mantenere ordinata la lista dei file. In questo modo si evita il disordine e tutti i membri del personale possono trovare rapidamente le informazioni corrette all’interno di ciascun sottoprogetto.
Nota: i documenti di progetto, come preventivi, fatture, bolle di spedizione ecc., non possono essere spostati in cartelle diverse.
Aggiungere una cartella
- Vai a un modulo, ad esempio il modulo table_chart Progetti;
- fai doppio clic su un elemento (un progetto, un articolo, un contatto, ecc.) per aprirlo;
- scorri verso il basso e seleziona File;
- clicca sulla freccia a discesa accanto al pulsante blu per cambiare l’azione principale e seleziona folder Aggiungi cartella;
- digita un nome per la cartella;
- scegli se la cartella deve essere contrassegnata come Confidenziale;
Nota: contrassegnare una cartella come confidenziale rende confidenziali tutti i suoi contenuti. Le cartelle non confidenziali possono contenere sia file e cartelle confidenziali sia non confidenziali. Solo gli utenti con il permesso di ruolo Scarica tutti i file possono vedere le cartelle confidenziali. - (facoltativo) seleziona una cartella principale se vuoi inserire la nuova cartella all’interno di una già esistente;
- Salva
Puoi anche aggiungere cartelle all’interno di altre cartelle:
- Vai a un modulo, ad esempio il modulo table_chart Progetti;
- fai doppio clic su un elemento (un progetto, un articolo, un contatto, ecc.) per aprirlo;
- scorri verso il basso e seleziona File;
- seleziona la cartella principale e clicca su folder Aggiungi cartella ;
- digita un nome per la nuova cartella;
- scegli se la cartella deve essere contrassegnata come Confidenziale;
Nota: contrassegnare una cartella come confidenziale rende confidenziali tutti i suoi contenuti. Le cartelle non confidenziali possono contenere sia file e cartelle confidenziali sia non confidenziali. Solo gli utenti con il permesso di ruoloScarica tutti i file possono vedere le cartelle confidenziali. - Salva
Aggiungere un file a una cartella / spostare un file in un’altra cartella
- Nella sezione File, seleziona il file e clicca su more_vert Altre opzioni;
- clicca su edit Modifica;
- nella finestra di modifica, seleziona la cartella di destinazione;
- Salva
Eliminare un file
- Nella sezione File, seleziona il file e clicca su more_vert Altre opzioni;
- clicca su delete Elimina;
- leggi il messaggio e clicca su Ok ;
- Salva
Eliminare una cartella
- Nella sezione File, seleziona il file e clicca su more_vert Altre opzioni;
- clicca su delete Elimina;
- leggi il messaggio e clicca su Ok ;
- Salva
Nota: eliminando una cartella verranno eliminati anche tutti i file al suo interno.
Aumentare lo spazio su disco
I file che carichi su Rentman occupano spazio su disco. La quantità di spazio disponibile per il tuo account dipende dal tipo di licenza Rentman che possiedi.
Lo spazio su disco viene utilizzato solo dai file caricati e dai documenti generati (preventivi, fatture, ecc.). Quando ti avvicini al limite di spazio disponibile, riceverai una notifica. In quel caso, puoi eliminare alcuni file oppure acquistare spazio su disco aggiuntivo.
Visualizzare lo spazio su disco utilizzato
- Vai al modulo settings Configurazione > Account > Licenza.
Ottenere spazio su disco aggiuntivo
- Segui i passaggi per aggiornare il tuo piano. Durante il processo, potrai indicare quanta spazio aggiuntivo desideri ottenere.