Connettendo i tuoi account di Rentman e Xero, puoi esportare automaticamente le tue fatture. Questo rende il processo più vacile e veloce rispetto all'esportazione delle fatture tramite file Excel.
Quali informazioni vengono esportate?
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Libri mastri: su Rentman, i totali delle fatture sono divisi in righe che rappresentano varie categorie di introito, chiamate libri mastri. Per saperne di più, leggi il nostro articolo su come gestire i libri mastri.
Vengono esportati solamente i libri mastri. Nelle fatture esportate su Xero non troverai quindi i singoli articoli o attività pianificate, ma solo i libri mastri a cui sono assegnate. - Informazioni finanziarie: le fatture conterranno tutte le informazioni finanziare che hai aggiunto su Rentman e che servono ad avere una panoramica completa e un funzionamento ottimale per il tuo programma di software. Ad esempio le percentuali dell'IVA, le condizioni di pagamento, la data di fatturazione e il numero della fattura.
- Il file in PDF della fattura.
- il campo "Oggetto" della fattura: il campo 'Oggetto' viene esportato nel campo 'Ref' di Xero
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Informazioni dei contatti: ad esempio nome del cliente, nome dell'azienda, indirizzo, numero di telefono etc.
Xero fa combaciare i tuoi contatti di Rentman in base al nome del contatto. Per non creare doppioni, assicurati che i nomi dei tuoi contatti sia uguale sia su Rentman che su Xero.
Quali informazioni non vengono esportate?
- Il nome e il numero del progetto: non ci sono campi corrispondenti a queste informazioni su Xero, ma puoi aggiungerle nel campo 'Oggetto' usando delle variabili.
- Lo stato di pagamento della fattura: trovi più informazioni al riguardo nelle domande frequenti alla fine di questo articolo.
- I singoli articoli e attività pianificati: vengono esportati solo i libri mastri
- I dati del contatto di riferimento: vengono esportate solo le informazioni presenti nella scheda Dati di un contatto, non quelle nella scheda Contatti di riferimento.
- Termini di pagamento e sconti: questi campi non sono attualmente inclusi nell’esportazione automatica verso Xero.
Connettiti a Xero
Per connettere Rentman a Xero:
- Vai al modulo Configurazione settings > Account > Integrazioni;
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alla voce Integrazioni esterne, fai clic sul pulsante 'Connetti' di Xero;
Assicurati che il tuo browser consenta i pop-up. - effettua l'accesso con i tuoi dati nel pop-up;
- una volta effettuato l'accesso, procedi con l'impostare l'esportazione automatica.
Impostazioni
- Vai al modulo Configurazione settings > Account > Integrazioni;
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alla voce Esporta automaticamente, scegli una delle due opzioni:
- Se scegli "Start manually" devi fare clic su "Start export" per cominciare l'esportazione. Quando non ci sono nuove fatture, questo pulsante non è disponibile.
- Se scegli "On the following day(s)", Rentman esporterà automaticamente le nuove fatture verso Xero. Puoi scegliere in quali giorni avviene l'esportazione. Le nuove fatture vengono esportate sempre alle 2 del mattino nei giorni scelti.
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fa combaciare i tuoi libri mastri, le percentuali IVA e gli altri dati tra Rentman e Xero. Questo passaggio è necessario perchè potrebbero avere nomi differenti nei due programmi;
Per impostare i tuoi libri mastri su Xero vai su Accounting > Chart of accounts. -
salva.
Se non puoi fare clic su, probabilmente i campi non sono stati accoppiati correttamente. Riprova questo passaggio.
Puoi vedere lo stato delle tue fatture nella sezione Fatture del modulo Contabilità monetization_on (prossimo paragrafo).
Controlla lo stato delle fatture
Per controllare se le tue fatture sono state esportate correttamente da Rentman a Xero:
- Vai alla sezione Fatture del modulo Contabilità monetization_on;
- aggiungi la colonna "Stato dell'esportazione" nella panoramica;
- qui puoi vedere se l'esportazione è avvenuta correttamente.
Risolvere i problemi
La mia fattura è stata esportata, ma non la trovo su Xero
A volte l'esportazione non avviene correttamente. Se ti dovesse succedere:
- Vai alla sezione Fatture del modulo Contabilità monetization_on;
- aggiungi la colonna "Commento sull'esportazione" alla panoramica;
- questa colonna dà informazioni che potrebbero aiutarti a capire le cause dell'errore.
Purtroppo, non riusciamo sempre a scoprire la causa dell'errore. Una delle cause più comuni però è la mancanza di un cliente nella fattura generata; assicurati quindi di aver inserito un cliente.