Collegare Xero a Rentman

Connettendo i tuoi account di Rentman e Xero, puoi esportare automaticamente le tue fatture. Questo rende il processo più vacile e veloce rispetto all'esportazione delle fatture tramite file Excel.

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Quali informazioni vengono esportate?

Xero_image.png

  • Libri mastri - In Rentman, i totali delle fatture sono divisi in righe che rappresentano varie categorie di introito, chiamate libri mastri. Per saperne di più, leggi il nostro articolo su come gestire i libri mastri
    Vengono esportati solamente i libri mastri. Quindi nella fatture esportate in Xero non troverai i singoli articoli o attività pianificate, ma solo i libri mastri a cui sono assegnate.
  • informazioni finanziarie - Le fatture conterranno tutte le informazioni finanziare che hai aggiunto in Rentman e che servono ad avere una panoramica completa e un funzionamento ottimale per il tuo programma di software. Ad esempio le percentuali dell'IVA, le condizioni di pagamento, la data di fatturazione e il numero della fattura.
  • Il file in PDF della fattura
  • il campo "Oggetto" della fattura - Il campo 'Oggetto' viene esportato nel campo 'Ref' di Xero
  • Informazioni dei contatti - Ad esempio nome del cliente, nome dell'azienda, indirizzo, numero di telefono etc.
    Xero fa combaciare i tuoi contatti di Rentman in base al nome del contatto. Per non creare doppioni, assicurati che i nomi dei tuoi contatti sia uguale sia in Rentman che in Xero.

Quali informazioni non vengono esportate?

  • Il nome e il numero del progetto - Non ci sono campi corrispondenti a queste informazioni in Xero, ma puoi aggiungerle nel campo 'Oggetto' usando delle variabili.
  • Lo stato di pagamento della fattura - Trovi più informazioni al riguardo nelle domande frequenti alla fine di questo articolo.
  • I singoli articoli e attività pianificati - Vengono esportati solo i libri mastri
  • I dati del contatto di riferimento - Vengono esportate solo le informazioni presenti nella scheda Dati di un contatto, non quelle nella scheda Contatti di riferimento.

Connettiti a Xero

Per connettere Rentman a Xero:

  1. Vai al modulo Configurazione settings Account > Integrazioni.
  2. Alla voce Integrazioni esterene, fai clic sul pulsante 'Connetti' di Xero.
    Assicurati che il tuo browser consenta i pop-up.
  3. Effettua l'accesso con i tuoi dati nel pop-up.
  4. Una volta effettuato l'accesso, procedi con l'impostare l'esportazione automatica.

Impostazioni

  1. Vai al modulo Configurazione settings Account > Integrazioni.
  2. Alla voce Esporta automaticamente, scegli una delle due opzioni:

    Export_start.png
    - Se scegli "Start manually" devi fare clic su "Start export" per cominciare l'esportazione. Quando non ci sono nuove fatture, questo pulsante non è disponibile.

    - Se scegli "On the following day(s)", Rentman esporterà automaticamente le nuove fatture verso Xero. Puoi scegliere in quali giorni avviene l'esportazione. Le nuove fatture vengono esportate sempre alle 2 del mattino nei giorni scelti.
  3. Fa combaciare i tuoi libri mastri, le percentuali IVA e gli altri dati tra Rentman e Xero. Questo passaggio è necessario perchè potrebbero avere nomi differenti nei due programmi.
    Per impostare i tuoi libri mastri su Xero vai su Accounting > Chart of accounts.
  4. Salva.
    Se non puoi fare clic su  Salva  , probabilmente i campi non sono stati accoppiati correttamente. Riprova questo passaggio.

Puoi vedere lo stato delle tue fatture nella sezione Fatture del modulo Contabilità monetization_on (prossimo paragrafo).

Controlla lo stato delle fatture

Per controllare se le tue fatture sono state esportate correttamente da Rentman a Xero:

  1. Vai alla sezione Fatture del modulo Contabilità monetization_on.
  2. Aggiungi la colonna "Stato dell'esportazione" nella panoramica.Add the column "Export status" to the overview.
  3. Qui puoi vedere se l'esportazione è avvenuta correttamente.

Risolvere i problemi

La mia fattura è stata esportata, ma non la trovo in Xero

A volte l'esportazione non avviene correttamente. Se ti dovesse succedere:

  1. Vai alla sezione Fatture del modulo Contabilità monetization_on.
  2. Aggiungi la colonna "Commento sull'esportazione" alla panoramica.
  3. Questa colonna dà informazioni che potrebbero aiutarti a capire le cause dell'errore.

Purtroppo, non riusciamo sempre a scoprire la causa dell'errore. Una delle cause più comuni però è la mancanza di un cliente nella fattura generata; assicurati quindi di aver inserito un cliente.

Domande frequenti

Come disconnetto il mio account Xero?
Per disconnettere il tuo account vai sul modulo configurazione settings > Account > Integrazioni e fai clic su "Disconnetti" alla voce Xero. Puoi anche farlo all'interno di Xero, andando su Settings > Connected apps.
Quali informazioni di Xero saranno visibili in Rentman?
Il piano contabile e le infomazioni base delle organizzazioni saranno disponibili in Rentman
Quando vengono esportate le mie fatture?
Puoi scegliere se effettuare l'esportazione manualmente oppure in maniera automatica, alle 2 del mattino nei giorni che scegli.
Posso ri-esportare una fattura?
Sì. Vai alla sezione Fatture del modulo Contabilità monetization_on , seleziona la fattura che vuoi esportare di nuovo, fai clic su Più azioni more_vert e scegli  "Esporta nuovamente al software di contabilità".
Lo stato di pagamento viene esportato da Rentman?
No, Rentman non esporta lo stato di pagamento di una fattura verso nessun software di contabilità. Questo perchè il segnare una fattura come "pagata" è un processo complesso che cambia da software a software. Per essere sicuro di non perderti dei passaggi importanti nella contabilità consigliamo di creare le fatture su Rentman, esportarle, e poi svolgere tutte le altre azioni di contabilità su Xero.
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