Alle typen uitnodigingen voor het uitnodigen van werknemers

Wat kun je met Uitnodigingen doen? 

Met Uitnodigingen vraag je medewerkers om hun beschikbaarheid in te vullen of je nodigt ze direct uit voor een specifieke functie. In dit artikel lees je hoe je een uitnodiging stuurt voor een bepaalde periode en welke verschillende soorten uitnodigingen je kan gebruiken om naar teamleden te verzenden.

Medewerkers ontvangen de uitnodigingen per e-mail en in de Mobiele Rentman app. Rentman registreert de antwoorden direct in de Personeelsplanner.

Uitnodigingen worden in Rentman verstuurd vanuit:

  • De account_circle Personeelsplannermodule
  • Het tabblad Personeelsplanning in een project

Uitnodigen voor een functie

  1. Selecteer blauw_vinkje.png een of meerdere personeelsfuncties en selecteer blauw_vinkje.png een of meerdere medewerkers.
  2. Klik op "Uitnodigen".
  3. Stel de volgende instellingen in:
    1. soort uitnodiging
    2. vervaldatum
    3. voeg of verwijder medewerkers
    4. voeg een bericht toe (optioneel: een template maken/toepassen)
  4. Klik op  Uitnodigen

Medewerkers uitnodigen voor een functie met uitnodigen-met-één-klik

Uitnodigen-met-één-klik is een snelle manier van uitnodigen. Met Uitnodigen-met-één-klik verstuur je uitnodigingen in minder klikken en krijg je snel een overzicht van de beschikbaarheid van teamleden. Het is ook mogelijk om een medewerker voor meerdere functies tegelijk uit te nodigen. 

click to invite.gif

  1. Open de account_circle Personeelsplannermodule.
  2. Klik op het vergrootglas in de beschikbaarheidstijdlijn en selecteer de medewerkers die je uit wil nodigen.
  3. Selecteer de juiste tijdsperiode bovenaan de pagina en zoek (en open) je project.
  4. Selecteer een functie.
  5. Selecteer het enveloppesymbool in de beschikbaarheidstijdlijn om medewerkers uit te nodigen. Screenshot 2023-09-26 at 08.58.10.png
  6. Klik op het gemarkeerde gedeelte in de beschikbaarheidstijdlijn en nodig de medewerker uit voor de functie.

Je kan als alternatief een medewerker ook uitnodigen zonder Uitnodigen-met-één-klik.

Medewerkers uitnodigen zonder uitnodigen-in-één-klik
  1. Selecteer checky_marky.png een of meerdere personeelsfuncties en selecteer checky_marky.png een of meerdere medewerkers in de lijst met medewerkers en voertuigen aan de linkerkant. Zie je deze lijst niet? Sleep deze dan naar rechts om te openen.  drag the list open.gif
  2. Kies een functie.
  3. Klik op 'Uitnodigen'
  4. Stel de volgende instellingen in:
    1. soort uitnodiging
    2. vervaldatum
    3. voeg of verwijder medewerkers
    4. voeg een bericht toe (optioneel: een template maken/toepassen)
  5. Klik op  Uitnodigen
invite old way.gif
Medewerkers uitnodigen via het tabblad Personeelsplanning
  1. Selecteer blauw_vinkje.png een of meerdere personeelsfuncties en selecteer blauw_vinkje.png een of meerdere personeelsleden.
  2. Klik op "Uitnodigen".
  3. Stel de volgende instellingen in:
    1. soort uitnodiging
    2. vervaldatum
    3. voeg of verwijder medewerkers
    4. voeg een bericht toe (optioneel: een template maken/toepassen)
  4. Klik op  Uitnodigen
  5. Verstuur uitnodigingen

Medewerkers voor een bepaalde periode uitnodigen

Het kan voorkomen dat je een medewerker niet voor een specifieke functie uit wil nodigen, maar voor een bepaalde periode. Dit doe je met behulp van de beschikbaarheidstijdlijn.

invite timeline.gif

  1. Open de account_circle Personeelsplannermodule.
  2. Klik op het vergrootglas in de beschikbaarheidstijdlijn en selecteer de medewerkers die je uit wil nodigen.
  3. Sleep de tijdsperiode waarvoor je de medewerker uit wil nodigen in de beschikbaarheidstijdlijn.
  4. Selecteer 'Uitnodigen' in het pop-upscherm dat verschijnt.
  5. (Optioneel) Voeg meer medewerkers toe als dat nodig is. 
  6. Klik op  Selecteren

Soorten uitnodigingen 

Functie-uitnodigingen kunnen op drie manieren verstuurd worden:

Beschikbaarheid voor de periode van de functie opvragen

de medewerker ontvangt een e-mail met de vraag "Ben je deze periode beschikbaar?". Kiest de ontvanger "Ja", dan wordt deze als beschikbaar getoond. Wordt er voor "Nee" gekozen", dan wordt de medewerker als niet beschikbaar getoond. Er worden geen details over het project of de functie gedeeld. 

Direct zichtbaar en ingepland op de functie na bevestiging

de medewerker ontvangt een e-mail met de vraag "Ben je beschikbaar voor deze functie?". Kiest de ontvanger "Ja", dan wordt deze direct ingepland voor deze functie (Definitieve planning). Zodra voldoende mensen met "Ja" gereageerd hebben (zoveel als nodig zijn voor de functie), komt de uitnodiging te vervallen. Antwoord een medewerker daarna met "Ja", dan wordt "Je kan niet langer reageren op deze uitnodiging. De functie is al gepland." getoond. 

Onzichtbaar gepland op de functie na bevestiging

de medewerker ontvangt een e-mail met de vraag "Ben je beschikbaar voor deze functie?". Kiest de medewerker "Ja", dan wordt deze onzichtbaar gepland (Conceptplanning) voor de functie. Wanneer er meer dan het benodigde aantal medewerkers bevestigd, kan de personeelsplanner kiezen uit alle teamleden die met "Ja" geantwoorde hebben. 

01.03.2024_13.02.00_REC.png

Veelgestelde vragen

Hoe kan ik het proces van uitnodigen versnellen? 
Wanneer je veel medewerkers uit wil nodigen voor functies, dan is er een efficiënte manier om dit te doen. In de account_circle Personeelsplannermodule kun je medewerkers uitnodigen met uitnodigen-in-één-klik om zo alle uitnodigen in één keer te versturen.
Wanneer worden mijn uitnodigingen verstuurd?

De uitnodiging wordt binnen 15 minuten verstuurd. Wanneer er meerdere uitnodigingen binnen 15 minuten gemaakt en verstuurd worden, worden deze gebundeld in één e-mail met daarin meerdere opties. 

Kan ik uitnodigingen zien in de Rentman app?

Je kan uitnodiginen zien en er op reageren in de Rentman Mobile app. Klik op "Uitnodigingen" in de app voor een overzicht van alle openstaande uitnodigingen. 

Ontvange ik een pushbericht op mijn telefoon?

Het is mogelijke om pushberichten voor nieuwe uitnodigingen naar de app te versturen. Zorg ervoor dat Rentman Mobiel het recht heeft om pushberichten te sturen in de app-instellingen en dat de notificiaties in Rentman Web correct zijn ingesteld. 

 

Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 0 van 0