Wat kun je met Uitnodigingen doen?
Met Uitnodigingen vraag je medewerkers om hun beschikbaarheid in te vullen of je nodigt ze direct uit voor een specifieke functie. In dit artikel lees je hoe je een uitnodiging stuurt voor een bepaalde periode en welke verschillende soorten uitnodigingen je kan gebruiken om naar teamleden te verzenden.
Medewerkers ontvangen de uitnodigingen per e-mail en in de Mobiele Rentman app. Rentman registreert de antwoorden direct in de Personeelsplanner.
Uitnodigingen worden in Rentman verstuurd vanuit:
- De account_circlePersoneelsplannermodule.
- Het tabblad Personeelsplanning in een project
Uitnodigen voor een functie
- Selecteer
een of meerdere personeelsfuncties en selecteer
- Klik op "Uitnodigen".
- Stel de volgende instellingen in:
- soort uitnodiging
- vervaldatum
- voeg of verwijder medewerkers
- voeg een bericht toe (optioneel: een template maken/toepassen)
- Klik op Uitnodigen.
Medewerkers uitnodigen voor een functie met uitnodigen-met-één-klik
Uitnodigen-met-één-klik is een snelle manier van uitnodigen. Met Uitnodigen-met-één-klik verstuur je uitnodigingen in minder klikken en krijg je snel een overzicht van de beschikbaarheid van teamleden. Het is ook mogelijk om een medewerker voor meerdere functies tegelijk uit te nodigen.
- Open de account_circle Personeelsplannermodule.
- Klik op het vergrootglas in de beschikbaarheidstijdlijn en selecteer de medewerkers die je uit wil nodigen.
- Selecteer de juiste tijdsperiode bovenaan de pagina en zoek (en open) je project.
- Selecteer een functie.
- Selecteer het enveloppesymbool in de beschikbaarheidstijdlijn om medewerkers uit te nodigen.
- Klik op het gemarkeerde gedeelte in de beschikbaarheidstijdlijn en nodig de medewerker uit voor de functie.
Je kan als alternatief een medewerker ook uitnodigen zonder Uitnodigen-met-één-klik.
- Selecteer de functie(s).
- From the list of crew members and vehicles on the left, Selecteer
de medewerker(s) in het overzicht met medewerkers en voertuigen aan de linkerkant. Is de lijst niet zichtbaar? Op de lijst door deze naar rechts te slepen.
- Klik op 'Uitnodigen'
- Selecteer het type uitnodiging.
- (Optioneel) Stel een vervaldatum en herinnering in, voeg een bericht of gepersonaliseerde aanhef en begroeting toe. Voor berichten, aanhef en begroetingen kun je ook een template aanmaken/toepassen.
- (Optioneel) Klik op E-mail aanpassen om de informatie in de uitnodiging te personaliseren. Het is ook mogelijk om het standaard uitnodigingstemplate te wijzigen in de settings Configuratiemodule.
- Uitnodigen.
- Selecteer
- Klik op 'Uitnodigen'
- Selecteer het type uitnodiging.
- (Optioneel) Stel een vervaldatum en herinnering in, voeg een bericht of gepersonaliseerde aanhef en begroeting toe. Voor berichten, aanhef en begroetingen kun je ook een template aanmaken/toepassen.
- (Optioneel) Klik op E-mail aanpassen om de informatie in de uitnodiging te personaliseren. Het is ook mogelijk om het standaard uitnodigingstemplate te wijzigen in de settings Configuratiemodule.
- Uitnodigen.
Medewerkers voor een bepaalde periode uitnodigen
Soms wil je medewerkers uitnodigen voor een specifieke tijdsperiode, maar niet voor een specifieke functie. Dit doe je met behulp van de beschikbaarheidstijdlijn.
- Open de account_circle Personeelsplannermodule.
-
Klik op het vergrootglas in de beschikbaarheidstijdlijn en selecteer de medewerkers die je uit wil nodigen.
Is de beschikbaarheidstijdlijn niet zichtbaar?Sleep deze open: - Sleep de tijdsperiode waarvoor je wil uitnodigen in de beschikbaarheidstijdlijn.
- Selecteer Uitnodiging in het pop-up scherm.
- Selecteer het type uitnodiging: Beschikbaarheid of Reservering.
- (Optioneel) Stel een vervaldatum en herinnering in, voeg een bericht of gepersonaliseerde aanhef en begroeting toe. Voor berichten, aanhef en begroetingen kun je ook een template aanmaken/toepassen.
- (Optioneel) Klik op E-mail aanpassen om de informatie in de uitnodiging te personaliseren. Het is ook mogelijk om het standaard uitnodigingstemplate te wijzigen in de settings Configuratiemodule.
- Uitnodigen.
Soorten uitnodigingen
Op deze drie manieren kun je medewerkers uitnodigen voor een functie:
De medewerker ontvangt een e-mail met de standaard tekst "Ben je beschikbaar in deze periode?" Wanneer de medewerker antwoord met "Ja", wordt deze als beschikbaar getoond. Kiest de medewerker "Nee", dan wordt deze als niet beschikbaar weergegeven. Project- of functiedetails zijn niet zichtbaar voor de medewerker. Je past de standaardtekst aan in de settings Configuratiemodule.
De medewerker ontvangt een e-mail met de standaard tekst "Ben je beschikbaar voor deze functie?" Kiest de medewerker voor "Ja", dan wordt deze direct ingepland op de functie (definitieve planning). Zodra er voldoende medewerkers (zoveel als ingepland) met "Ja" hebben gereageerd, verloopt de uitnodiging. Wanneer een medewerker hierna met "Ja" reageert, ontvangen ze het bericht "Je kan niet langer reageren op deze uitnodiging. De functie is reeds vervuld." Je past de standaardtekst aan in de settings Configuratiemodule.
De medewerker ontvangt een e-mail met de standaard tekst "Ben je beschikbaar voor deze functie?" Kiest de medewerker voor "Ja", dan wordt deze onzichtbaar gepland op de functie (concept planning). Wanneer er meer medewerkers dan nodig reageren met "Ja", kan de personeelsplanner kiezen uit de beschikbare medewerkers. Je past de standaardtekst aan in de settings Configuratiemodule.
De medewerker ontvangt een e-mail met de standaard tekst "Je bent uitgenodigd om je beschikbaarheid op te geven voor de volgende datums. Als je de uitnodiging accepteert, word je ingepland op deze datums." Kiest de medewerker "Ja", wordt deze gereserveerd voor de functietijden of een specifieke periode. Er worden geen functie- of projectdetails gedeeld. Je past de standaardtekst aan in de settings Configuratiemodule.
Veelgestelde vragen
De uitnodiging wordt binnen 15 minuten verstuurd. Wanneer er meerdere uitnodigingen binnen 15 minuten gemaakt en verstuurd worden, worden deze gebundeld in één e-mail met daarin meerdere opties.
Je kan uitnodiginen zien en er op reageren in de Rentman Mobile app. Klik op "Uitnodigingen" in de app voor een overzicht van alle openstaande uitnodigingen.
Het is mogelijke om pushberichten voor nieuwe uitnodigingen naar de app te versturen. Zorg ervoor dat Rentman Mobiel het recht heeft om pushberichten te sturen in de app-instellingen en dat de notificiaties in Rentman Web correct zijn ingesteld.