Was genau machen Einladungen?
Du hast die Möglichkeit, Mitarbeiter dazu aufzufordern, ihre Verfügbarkeit anzugeben, oder sie direkt zu einer bestimmten Veranstaltung einzuladen. In diesem Artikel erklären wir dir, wie du eine Einladung für einen bestimmten Zeitraum verschickst und welche verschiedenen Arten von Einladungen du an deine Mitarbeiter verschicken kannst.
Mitarbeiter erhalten Einladungen per E-Mail und über Rentman’s mobile App. Rentman übernimmt die Antworten direkt in den Personalplaner.
Du hast die Möglichkeit, Einladungen in Rentman zu verschicken, über:
- den account_circle Personalplaner
-
den Reiter Personalplanung in einem Projekt
Einladen von Mitarbeitern zu einer Veranstaltung per Click-to-invite
Click-to-invite ist ein schnellerer Weg, Mitarbeiter einzuladen. Mit Click-to-invite kannst du Mitarbeiter mit weniger Klicks einladen und bekommst einen schnelleren Überblick über ihre Verfügbarkeit. Außerdem kannst du Mitarbeiter für mehrere Funktionen auf einmal einladen.
- Öffne den account_circle Personalplaner.
- Klicke in der Verfügbarkeitszeitleiste auf die Lupe und wähle die Mitarbeiter aus, die du einladen möchtest.
- Wähle oben auf der Seite den entsprechenden Zeitraum aus und suche dein Projekt (und klappe es auf).
- Wähle eine Funktion.
- Klicke auf das Umschlagsymbol in der Verfügbarkeitsübersicht, um Mitarbeiter einzuladen
- Klicke auf den hervorgehobenen Bereich in der Verfügbarkeitsübersicht und lade einen Mitarbeiter zu der Veranstaltung ein.
Alternativ dazu kannst du einen Mitarbeiter auch zu einer Veranstaltung einladen, ohne Click-to-Invite zu verwenden.
- Wähle
aus der Liste der Mitarbeiter und Fahrzeuge auf der linken Seite
- Wähle eine Funktion.
- Klicke auf 'Einladen'
- Konfiguriere die folgenden Einstellungen:
- Art der Einladung
- Fälligkeitsdatum
- Füge Mitarbeiter hinzu oder lösche sie
- Füge eine Nachricht hinzu (optional: erstelle/verwende eine Vorlage).
- Klicke auf Einladen
- Wähle
einen oder mehrere Personalfunktionen aus und wähle
- Klicke auf "Einladen".
- Konfiguriere die folgenden Einstellungen:
- Art der Einladung
- Fälligkeitsdatum
- Füge Mitarbeiter hinzu oder lösche sie
- Füge eine Nachricht hinzu (optional: erstelle/verwende eine Vorlage).
- Klicke auf Einladen
- Einladungen versenden.
Mitarbeiter für einen bestimmten Zeitraum einladen
Manchmal möchtest du Mitarbeiter nicht für eine bestimmte Funktion, sondern für einen bestimmten Zeitraum einladen. Dies kannst du über die Verfügbarkeitszeitleiste tun.
- Öffne den account_circle Personalplaner.
- Klicke in der Verfügbarkeitszeitleiste auf die Lupe und wähle die Mitarbeiter aus, die du einladen möchtest.
- Wähle den Zeitraum, für den du sie einladen möchtest, durch ziehen in der Verfügbarkeitszeitleiste.
- Wähle in dem erscheinenden Pop-up 'Einladung'
- (Optional) Füge bei Bedarf weitere Mitarbeiter und Zeiträume hinzu, lege ein Fälligkeitsdatum fest oder hinterlasse eine Nachricht.
- Klicke auf Einladen
Arten von Einladungen
Einladungen für Veranstaltungen können auf drei Arten verschickt werden:
Der Mitarbeiter erhält eine E-Mail mit der Frage “Stehst du während dieses Zeitraums zur Verfügung?". Wenn der Mitarbeiter "Ja" wählt, wird der Mitarbeiter als verfügbar angezeigt. Wird "Nein" gewählt, wird der Mitarbeiter als nicht verfügbar angezeigt. Es werden keine Projekt- oder Funktionsdetails angezeigt.
Der Mitarbeiter erhält eine E-Mail mit der Frage "Stehst du für diese Funktion zur Verfügung?". Wenn der Mitarbeiter "Ja" wählt, wird der Mitarbeiter sofort für die Position eingeplant (Endgültige Planung). Sobald genügend Personen (so viele, wie zunächst für die Funktion geplant waren) auf die Einladung mit "Ja" antworten, läuft die Einladung ab, und wenn ein Mitarbeiter danach mit "Ja" antwortet, erhält er die Meldung "Du kannst diese Einladung nicht mehr annehmen. Diese Funktion ist bereits vollständig geplant."
Der Mitarbeiter erhält eine E-Mail mit der Frage "Stehst du für diese Funktion zur Verfügung?". Wenn der Mitarbeiter mit "Ja" antwortet, wird der Mitarbeiter unsichtbar (Entwurfsplanung) für die Funktion eingeplant. Wenn mehr Mitarbeiter als benötigt die Einladung annehmen, kann der Personalplaner zwischen den Mitarbeitern wählen, die auf die Einladung mit "Ja" geantwortet haben.
Häufig gestellte Fragen
Die Einladung wird innerhalb von 15 Minuten verschickt. Mehrere Einladungen innerhalb von 15 Minuten werden in einer E-Mail mit mehreren Optionen zusammengefasst.
Einladungen können auch in Rentman’s mobiler App empfangen und beantwortet werden. Klicke in der App auf "Einladungen", und es erscheint eine Übersicht über alle ausstehenden Einladungen.
Für neue Einladungen können Push-Benachrichtigungen an die App gesendet werden. Vergewissere dich, dass die mobile Rentman App in den App-Einstellungen das Recht hat, Push-Benachrichtigungen zu senden, und dass die Benachrichtigungen in Rentman Web korrekt eingerichtet sind.