Um dein Team effektiv zu verwalten, benötigst du eine vollständige und genaue Übersicht über Arbeits- und Abwesenheitszeiten. Mit der Abwesenheitsverwaltung in Rentman musst du nicht mehr zwischen mehreren Systemen wechseln, Daten manuell übertragen oder mit unvollständigen Verfügbarkeitsangaben arbeiten. Stattdessen bleiben die Zeitpläne deiner Mitarbeiter korrekt, aktuell und an einem zentralen Ort zugänglich.
Mit dieser Funktion können Mitarbeiter Abwesenheitsanträge einreichen, die von Managern direkt in der Plattform geprüft und genehmigt werden. Alle Abwesenheitsarten – wie Urlaub, Krankmeldungen oder Schulungstage – werden strukturiert und nachvollziehbar erfasst. Dadurch entsteht eine zuverlässige und rechtskonforme Dokumentation der Arbeits- und Abwesenheitszeiten, die sich einfach für die Lohnabrechnung und Buchhaltung exportieren lässt.
In diesem Artikel erfährst du, wie du die Abwesenheitsanträge deiner Mitarbeiter in Rentman verwalten kannst. So vermeidest du doppelte Dateneingaben und reduzierst Fehler durch inkonsistente Informationen in verschiedenen Systemen.
Anwendungsbeispiele
Hier sind einige Beispiele, wie du die Abwesenheitsverwaltung in Rentman nutzen kannst:
So legst du mit der Abwesenheitsverwaltung los
Bevor du die Abwesenheitsverwaltung nutzen kannst, gibt es einige wichtige Einstellungen, die du vornehmen musst: die Berechtigungen für Benutzerrollen festlegen und Abwesenheitsarten einrichten.
Berechtigungen für Benutzerrollen
Mitarbeiter sollten die passenden Rechte und den Zugriff auf die für sie relevanten Module erhalten. Zunächst musst du deinen Mitarbeitern im Konfigurationsmodul die Berechtigung für die Abwesenheitsverwaltung erteilen. Weitere Details zu den Berechtigungen findest du in diesem Artikel.
Stundentypen
Der nächste Schritt ist die Einrichtung der Stundentypen. Rentman bietet verschiedene voreingestellte Stundentypen, um unterschiedliche Arbeits- und Abwesenheitszeiten zu erfassen. Hier eine Übersicht:
- Gearbeitete Stunden: Die Stunden, die ein Mitarbeiter gearbeitet hat.
- Urlaub: Freie Tage für Urlaub oder gesetzliche Feiertage.
- Korrektur: Früher wurde diese Stundenart verwendet, um fehlerhafte Stundenerfassungen zu korrigieren oder Überstunden anzupassen, die nicht in Zeitausgleich umgewandelt wurden. Diese Stundenart ist nun überholt. Im Mitarbeitermodul hast du die Möglichkeit, einen bestimmten Urlaubssaldo zu erhöhen oder zu verringern. Wir empfehlen dir, unseren Prozess zur Genehmigung von Stundenerfassungen zu nutzen, um falsche Stundenerfassungen deiner Mitarbeiter anzupassen.
- Krankheitstage: Stunden, in denen ein Mitarbeiter aufgrund einer Erkrankung nicht verfügbar ist.
- Kompensation: Zeit, die durch geleistete Mehrarbeit angesammelt wurde. Wenn jemand z. B. am Montag länger gearbeitet hat, kann er sich den Freitagnachmittag als Ausgleich freinehmen.
Stundentypen bearbeiten
Du kannst die voreingestellten Stundentypen anpassen, um festzulegen, ob sie ein Saldo haben, eine Genehmigung erfordern, die Verfügbarkeit blockieren oder einen Lohnabrechnungscode beinhalten:
- Öffne das Konfigurationsmodul > Stundenerfassung und Abwesenheit > Stundentypen
- Wähle einen Stundentypen aus und klicke auf Bearbeiten.
- Konfiguriere die Optionen.
- Bestätigen
- Speichern
Lohnabrechnungscode: Der Code, der mit der Lohnabrechnung verknüpft ist, um eine genaue Verarbeitung beim Export der Stunden sicherzustellen.
Hat Stundensaldo: Bestimme, ob der Stundentyp ein Saldo hat und ob er vom Abwesenheitssaldo eines Mitarbeiters abgezogen werden muss (z. B. für Urlaub oder Ausgleichsstunden). Wenn Ja, musst du ein Startdatum angeben, ab dem der Saldo verfolgt wird.
Verfügbarkeit blockieren: Bestimme, ob dieser Stundentyp verhindert, dass Mitarbeiter während dieser Zeit eingeplant werden (z. B. für Krankheits- oder Urlaubstage).
Benötigt Genehmigung: Bestimme, ob ein Manager die Stunden genehmigen muss, bevor sie erfasst werden.
Individuelle Abwesenheitsarten hinzufügen
Neben den voreingestellten Stundentypen kannst du zusätzliche Abwesenheitsarten für dein Unternehmen hinzufügen, wie zum Beispiel Schulungstage. So fügst du eigene Abwesenheitsarten hinzu:
- Öffne das Konfigurationsmodul > Stundenerfassung und Abwesenheit > Stundentypen
- Klicke auf + Abwesenheitsart hinzufügen
- Konfiguriere die Optionen.
- Bestätigen
- Speichern
Lohnabrechnungscode: Der Code, der mit der Lohnabrechnung verknüpft ist, um eine genaue Verarbeitung beim Export der Stunden sicherzustellen.
Hat Stundensaldo: Bestimme, ob der Abwesenheitstyp ein Saldo hat und ob er vom Abwesenheitssaldo eines Mitarbeiters abgezogen werden muss (z. B. für Urlaub oder Ausgleichsstunden). Wenn Ja, musst du ein Startdatum angeben, ab dem der Saldo verfolgt wird.
Verfügbarkeit blockieren: Bestimme, ob dieser Abwesenheitstyp verhindert, dass Mitarbeiter während dieser Zeit eingeplant werden (z. B. für Krankheits- oder Urlaubstage).
Benötigt Genehmigung: Bestimme, ob ein Manager die Abwesenheitsstunden genehmigen muss, bevor sie erfasst werden.
Urlaubssaldo
Der Urlaubssaldo zeigt, wie viel von jeder Abwesenheitsart einem Mitarbeiter noch zur Verfügung steht und beantragt werden kann. Dies hilft, Urlaubstage, Krankheitszeiten und andere Abwesenheiten zu verfolgen.
Urlaubssaldo anzeigen
Mitarbeitermodul
- Öffne das Mitarbeitermodul und doppelklicke auf einen Mitarbeiter.
- Öffne den Reiter Administrativ > Urlaubssaldo
Außerdem kannst du auch die Spalte Urlaubssaldo gesamt zur Übersicht der Mitarbeiter hinzufügen oder das Detailfenster für jeden Mitarbeiter öffnen, um ihren Urlaubssaldo zu überprüfen.
Submodul Abwesenheitsanträge
Du kannst deinen eigenen Urlaubssaldo im Submodul Abwesenheitsanträge einsehen:
- Öffne das Submodul Abwesenheitsanträge.
- Klicke auf Mein Urlaubssaldo
- Klicke auf jeden Abwesenheitstyp, um die Details anzuzeigen.
Du kannst auch den Urlaubssaldo eines Mitarbeiters in seinen Abwesenheitsanträgen einsehen:
- Öffne das Submodul Abwesenheitsanträge.
- Wähle einen Abwesenheitsantrag aus.
- Klicke auf Details, um weitere Details zu sehen.
Du kannst den Urlaubssaldo auch beim Erstellen eines neuen Abwesenheitsantrags sehen:
- Starte einen neuen Abwesenheitsantrag.
- Klicke auf Urlaubssaldo anzeigen
Urlaubssaldo von Mitarbeitern aktualisieren
Mit den entsprechenden Berechtigungen kannst du Urlaubssalden entweder für einzelne Mitarbeiter anpassen oder sie massenweise importieren.
Urlaubssaldo eines einzelnen Mitarbeiters aktualisieren
- Öffne das Mitarbeitermodul und doppelklicke auf einen Mitarbeiter.
- Öffne den Reiter Administrativ > Urlaubssaldo
- Klicke auf + Abwesenheit hinzufügen
- Wähle eine Abwesenheitsart aus
- Füge Stunden hinzu. Du kannst auch negative Stunden eingeben, um den Urlaubssaldo zu reduzieren.
- Wähle das Gültigkeitsdatum (das Datum, an dem die Änderung des Urlaubssaldos in Kraft tritt).
- Speichern
Urlaubssaldo mehrerer Mitarbeiter per Massenimport aktualisieren
Du kannst die Urlaubssalden deiner Mitarbeiter in Massen über die Importfunktion in Rentman aktualisieren. Deine Importdatei sollte mindestens folgende Spalten enthalten:
- Name des Mitarbeiters
- Abwesenheitsart
- Aktueller Urlaubssaldo
In Rentman kannst du eine Beispieldatei herunterladen:
- Öffne das Mitarbeitermodul.
- Klicke auf den Pfeil neben Importieren und wähle Urlaubssalden der Mitarbeiter importieren.
- Klicke im angezeigten Popup-Fenster auf Beispieldatei herunterladen.
- Wenn du Urlaubssalden für mehrere Urlaubsarten importierst (z. B. Urlaub und Elternzeit), solltest du für jede Urlaubsart eine eigene Zeile pro Mitarbeiter einfügen. Jede Zeile sollte den Saldo für eine bestimmte Abwesenheitsart enthalten.
Sobald deine Importdatei fertig ist, kannst du mit dem Importieren beginnen:
- Öffne das Mitarbeitermodul.
- Klicke auf den Pfeil neben Importieren und wähle Urlaubssalden der Mitarbeiter importieren.
- Stimme die Spalten ab und klicke auf Nächster Schritt.
- Überprüfe die Daten in der Vorschau
- Klicke auf Importieren.
Weitere Informationen zum Massen-Update von Datenbanken findest du in diesem Artikel. Nach Abschluss des Updates werden die alten Urlaubssalden durch die neuen Werte aus deiner Importdatei ersetzt.
Einen Abwesenheitsantrag stellen
Sobald du die Abwesenheitsarten eingerichtet, Urlaubssalden hinzugefügt und den Mitarbeitern die entsprechenden Berechtigungen gegeben hast, können sie Abwesenheitsanträge stellen. Lies diesen Artikel, um zu erfahren, wie du einen Abwesenheitsantrag stellst.
Abwesenheitsantrag bearbeiten
Du kannst einen Abwesenheitsantrag nach dem Absenden bearbeiten, um die Angaben zu ändern. In diesem Artikel erfährst du, wie das geht.
Abwesenheitsanträge verwalten
Sobald ein Abwesenheitsantrag eingereicht wurde, kannst du sie genehmigen, ablehnen oder stornieren. Wie das funktioniert, erfährst du in diesem Artikel.
Submodul Abwesenheitsanträge
Im Submodul Abwesenheitsanträge kannst du alle Abwesenheitsanträge deiner Mitarbeiter nachverfolgen. Hier kannst du die Daten für die Lohnabrechnung exportieren, nach Stundentyp oder Mitarbeiter filtern und andere allgemeine Filter in Rentman nutzen. Außerdem kannst du direkt in diesem Submodul Abwesenheitsanträge erstellen und verwalten.