Das Aktualisieren deiner Datenbank kann sinnvoll sein, wenn du Massenbearbeitungen vornehmen möchtest. Zum Beispiel, wenn du den Preis aller Materialien erhöhen oder die Telefonnummern deiner Kontakte anpassen willst.

Du kannst diese Funktionen auch nutzen, um deine Datenbank vollständiger zu machen und beispielsweise Maßeinheiten oder Seriennummern zu all deinen Artikeln hinzuzufügen

Hinweis: Falls deine Datenbank leer ist (oder du zum ersten Mal Daten importierst), lies bitte unsere Artikel über das Importieren von Materialien, Kontakten, Mitarbeitern oder Fahrzeugen. 

Nachdem du die angepasste .XLSX Datei hochgeladen hast, wird Rentman die existierenden Einträge in deiner Datenbank mit den neuen Werten anlegen.

Rentman benötigt auch Spalten, die bei der Aktualisierung deiner Artikel übereinstimmen müssen. Die Spalten, die du auswählst, sind eindeutig und bestimmen, welche Elemente aktualisiert werden sollen, wenn doppelte Werte in deiner Datei gefunden werden.

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Schritt 1: Exportiere deine aktuelle Datenbank

Das Exportieren deiner aktuellen Datenbank als eine .XLSX Datei (Excel, Google Sheets) vereinfacht das Anpassen der Einträge. Durch diesen Schritt kannst du auch sicherstellen, dass du die korrekten, einzigartigen Spalten später auswählen kannst. 

• Du solltest sicher sein, dass du bereits vor dem Export weißt welchen Teil deiner Datenbank du anpassen möchtest. Falls du beispielsweise den Preis anpassen möchtest, sollte die Spalte Preis im Export enthalten sein. 
• Welche einzigartigen Spalten wird Rentman in späteren Schritten brauchen? Stelle sicher, dass diese Spalten im Export bereits enthalten sind. 

Wenn du deine Materialdatenbank exportierst, ist es notwendig, sowohl die ID- als auch die ID-Spalte (serialisiert) zu exportieren. Wenn du deine Artikel mit deiner aktualisierten Excel-Datei erneut importierst, wird Rentman diese ID-Spalte verwenden, um die Zeilen automatisch für dich abzugleichen. Die Probleme mit dem Abgleich der Zeilen gehören damit der Vergangenheit an!  

Schritt 2: Passe die Informationen deiner Einträge an.

1. Öffne die exportierte Datei mit einem Tabelleneditor (beispielsweise Excel oder Google Sheets).
2. Passe deine Einträge an.
3. Speichere die Datei als .XLSX Datei.

Schritt 3: Importiere deine angepasste Datei

1. Klicke im entsprechenden Modul von Rentman, auf den Weitere Aktionen more_vert Button und wähle "Importieren".
2. Wähle für die Art des Imports "Vorhandene Elemente mit neuen Daten aktualisieren" aus.
3. Klicke auf "Nächster Schritt".
4. Lade deine Datei hoch und klicke auf "Nächster Schritt".
5. Passe die Überschriften deiner Spalten an die Überschriften in Rentman an. Dieser Schritt ist notwendig, da die Überschriften deiner Spalten einen (leicht) anderen Namen haben können. 
6. Klicke auf "Nächster Schritt".
7. Wähle deine einzigartigen Spalten aus (siehe nächster Abschnitt).
8. Klicke auf "Nächster Schritt".
9. Überprüfe deine Daten und klicke auf Importieren.

Wähle die einzigartigen Spalten aus

Um zu bestimmen, welche Einträge bereits in deiner Datenbank vorkommen und welche eine Anpassung brauchen, nutzen wir einzigartige Spalten. Wenn Rentman einen Eintrag in deiner Datenbank findet und eine Reihe in deiner .XLSX Datei, die die gleichen Werte haben in den ausgewählten einzigartigen Spalten (wie beispielsweise Name oder Code), wird dieser Eintrag als Duplikat erkannt. Die Werte, die abweichen und nicht in den einzigartigen Spalten sind, werden angepasst. Wir empfehlen, die Spalte „ID“ als Abgleichsspalte zu verwenden, da sie von Natur aus eindeutig ist. 

Mögliche Probleme und Lösungen 

Falls sich Probleme ergeben beim Anpassen deiner Datenbank, kann der Fehler aufgrund einer falsch angelegten Importdatei auftreten. Der häufigste Fehler in diesem Fall sind Duplikate in den einzigartigen Spalten: falls in den Spalten, die du als einzigartig ausgewählt hast, Duplikate enthalten sind (zum Beispiel, zwei Einträge mit dem gleichen Namen oder dem gleichen Code) kann dies zu einem Fehler führen in einem der Duplikate. 

Um zu überprüfen, ob sich Duplikate in deiner Datenbank befinden, kannst du die Spalten gruppieren, die du als einzigartige Spalten nutzen möchtest. Falls es Einträge gibt, die gruppiert sind (2), kannst du dies schnell korrigieren. Sind die Einträge einzigartig, zeigen sie nur (1) an. 

Wenn dies nicht die Ursache des Fehlers ist, überprüfe diese Auflistung möglicher Fehler.