Im Stundenerfassungsmodul kannst du alle gearbeiteten Stunden deiner Mitarbeiter verfolgen. Du kannst entweder ihre Arbeitsstunden mit Personalfunktionen in einem Projekt und Schichten verknüpfen oder ihre Arbeitszeiten separat erfassen. Mitarbeiter können berechtigt werden, ihre eigenen Stunden und die Stunden anderer Personen zu erfassen. Dies erfolgt durch Zuweisen einer anderen Benutzerrolle in Rentman.

Die Summe aller erfassten Stunden erscheint in der Spalte Tatsächliche Kosten im Reiter Finanzen deines Projekts. Dies bietet eine bessere Anzeige der tatsächlichen Personalkosten eines Projekts. Du kannst auch Daten aus dem watch_later Stundenerfassungsmodul in eine .xlsx-Datei exportieren, um die gearbeiteten Stunden deines Personals in deiner bevorzugten Buchhaltungssoftware zu verarbeiten.

Du kannst auch Daten aus dem Submodul Aktivitäten exportieren, welches die geplanten Stunden für jede Aktivität anzeigt und es dir ermöglicht, Überstunden zu sehen.

Zusätzlich zu den geleisteten Arbeitsstunden kannst du die Abwesenheitsanträge deiner Mitarbeiter im Submodul Abwesenheitsanträge verfolgen. Weitere Informationen zur Abwesenheitsverwaltung findest du hier.

Rentman unterstützt keine Lohnabrechnung. Wir empfehlen, deine Daten aus dem Stundenerfassungsmodul zu exportieren und zur weiteren Verarbeitung Buchhaltungssoftware zu verwenden.

Du kannst deine Stunden in der Webversion von Rentman und in der mobilen Rentman App (iOS & Android) erfassen. Unten findest du wie das geht.

Neue Stundenerfassung hinzufügen (Rentman Web)

Du musst über ausreichend Rechte verfügen, um deine eigenen Stunden zu erfassen.

Von der Stundenerfassung Von Aktivitäten

Öffne das watch_later Stundenerfassungsmodul.
Klicke auf + Stundenerfassung hinzufügen
Wähle die Art der Stundenerfassung.

Manuelle Stundenerfassung vs. Geplante Aktivität

Manuelle Stundenerfassung - Mit dieser Option kannst du manuell die Zeiten von und bis auswählen. Später kannst du Aktivitäten mit der Stundenerfassung verknüpfen.
Geplante Aktivitäten - Diese Option zeigt eine Liste aller Aktivitäten der letzten 24 Stunden, für die du eingeplant warst. Wenn du diese Option auswählst, werden die Zeiten von und bis automatisch mit den von dir ausgewählten Aktivitäten ausgefüllt.
Wähle die Zeiten von/bis, wenn du die manuelle Stundenerfassung gewählt hast, oder wähle die Aktivitäten, wenn du die geplanten Aktivitäten gewählt hast.
Klicke auf Weiter
Wähle den/die Mitarbeiter aus, für den/die diese Eintragung gilt.
Wähle die Pausenlänge oder die Von/Bis-Zeiten für die Pause aus.
Fülle den Rest der verfügbaren Optionen aus.
Gib eine (oder mehrere) Aktivität(en) ein, die die in diesem Zeitraum durchgeführten Aufgaben beschreibt (beschreiben), indem du die Schaltfläche HINZUFÜGEN neben den Aktivitäten benutzt.
Hinweis: Alle Funktionen/Schichten, die an dem/den ausgewählten Tag(en) stattfinden, werden hier angezeigt, und du kannst die Stunden leicht mit diesen Aktivitäten verbinden.
Speichern oder (optional) Speichern und neu

Öffne das Submodul Aktivitäten.
Wähle die Mitarbeiter, für die du Stunden registrieren möchtest, in der oberen rechten Ecke aus.
Wähle eine oder mehrere Aktivitäten, für die du Stunden registrieren möchtest, und klicke auf STUNDENERFASSUNG ÖFFNEN
Wähle die Länge der Pause oder die Zeiten von/bis für die Pause aus.
Fülle den Rest der verfügbaren Optionen aus.
Füge die Dauer der Aktivität hinzu.
Hinweis: Alle Funktionen/Schichten, die an dem/den ausgewählten Tag(en) stattfinden, werden hier angezeigt, und du kannst die Stunden leicht mit diesen Aktivitäten verbinden.
Speichern oder (optional) Speichern und neu

Wenn die Funktion oder Schicht, für die du die Stunden erfasst, eine Standard-Pausenzeit hat, wird die Pause im Formular zur Stundenerfassung vorausgefüllt.

Neue Stundenerfassung hinzufügen (Rentman App)

Im watch_later Stundenerfassungsmodul gibt es zwei Reiter:

Zur Registrierung: Die Aktivitäten, für die du noch Stunden erfassen musst.
Registriert: Die Aktivitäten, für die du bereits Stunden erfasst hast.

Du musst über ausreichend Rechte verfügen, um deine eigenen Stunden zu erfassen.

Hinweis: Die Anzahl der vergangenen Tage, für die du Stunden für Aktivitäten einsehen und erfassen kannst, hängt von deiner Benutzerrolle ab. Wenn deine Rolle nur 7 Tage vergangene Aktivitäten erlaubt, werden Aktivitäten, die älter als 7 Tage sind, hier nicht angezeigt.

Stunden für Funktionen verknüpfen

register hours linked to a function in the app.gif

Hinweis: Aktivitäten ohne erfasste Stunden sind mit einem gestrichelten blauen Uhr-Symbol markiert, während solche mit erfassten Stunden ein grünes Uhr-Symbol anzeigen.

Hinweis: Wenn du die Start- oder Endzeit änderst, musst du entweder die Dauer der Aktivität an die aktualisierte Zeit und Pause anpassen oder eine zweite Aktivität hinzufügen.

Stunden manuell erfassen

time registration in the app without a function.gif

Stunden mit Ein- und Ausstempeln erfassen

time registration clock in clock out.gif

Verfügbare Optionen

Beim Erstellen einer neuen Stundenerfassung musst du die folgenden Informationen konfigurieren:

Optionen

Pause: Gib die Gesamtlänge der Pausen oder den Start/Ende der Pausenperioden ein. Die Pause wird von der Dauer der Funktion abgezogen.
Reisezeit (Optional): Wird von der Dauer der Funktion abgezogen. Sie wird in einer separaten Spalte im Stundenerfassungsraster angezeigt. Das Unternehmen kann wählen, ob der Mitarbeiter dafür entschädigt werden soll oder nicht.
Hinweis: Pausen und Reisezeit sind nicht in der Gesamtanzahl der gearbeiteten Stunden enthalten.
Stundenerfassungstyp (Optional): Lies diesen Abschnitt.
Entfernung (Optional): Die zurückgelegte Reisedistanz in diesem Zeitraum.
Mittagessen (Optional): Wähle das Kästchen aus, wenn das Mittagessen in diesen Zeitraum einbezogen werden soll.
Aktivität (Optional): Beschreibung der Aufgabe, die in diesem Zeitraum durchgeführt wurde. Du kannst entweder:

Aktivität mit einer Personalfunktion/Schicht verknüpfen - Wenn deine erfassten Stunden einer geplanten Personalfunktion/Schicht entsprechen, kannst du diese Aktivität auswählen, um sie damit zu verknüpfen.

Als Freitext hinzufügen - Wenn diese Erfassung nicht einer geplanten Personalfunktion/Schicht entspricht, kannst du einfach eine Aktivität in dieses Feld eingeben. Du kannst jederzeit mehrere Aktivitäten zu einer Erfassung hinzufügen.

Stundenerfassungstypen

Du kannst den Stunden, die du erfasst, einen Typ zuweisen. Der von dir gewählte Typ bestimmt, ob die erfassten Zeiten zur Gesamtanzahl der gearbeiteten Stunden hinzugefügt oder abgezogen werden sollen.

Arbeitszeit: Die Standardoption. Diese wird zur Gesamtanzahl der gearbeiteten Stunden hinzugefügt.
Urlaub: Wird zur Gesamtanzahl der gearbeiteten Stunden hinzugefügt und separat in Urlaubsstunden angezeigt.
Korrektur: Ermöglicht es dir, Zeit von der Gesamtanzahl der gearbeiteten Stunden hinzuzufügen oder abzuziehen.
Krankenstand: Wird zur Gesamtanzahl der gearbeiteten Stunden hinzugefügt und separat in Krankenstandsstunden angezeigt.
Kompensation: Wird nicht zur Gesamtanzahl der gearbeiteten Stunden hinzugefügt.
Zum Beispiel: Dein Mitarbeiter John hat bereits Überstunden geleistet und wird deshalb am Freitag nicht arbeiten. John nimmt sich am Freitag frei, als Ausgleichstag. Diese Art gibt einen Grund dafür an, warum der Mitarbeiter am Freitag nicht da war.

Genehmigung der Stundenerfassung

Um das Risiko von Übersehen und Fehlern bei der Gehaltsabrechnung zu minimieren, kannst du eine Genehmigung für die von den Mitarbeitern erfassten Stunden aktivieren.

Übersicht konfigurieren

Im watch_later Stundenerfassungsmodul siehst du alle deine erfassten Stunden im von dir ausgewählten Zeitraum.

Für mehr Übersicht über deine erfassten Stunden, inklusive der genehmigten und noch ausstehenden, füge die Spalte Status zur Übersicht hinzu.

Du kannst die erfassten Stunden filtern, verschiedene Spalten hinzufügen und die Stunden nach Spalte gruppieren, um einen fokussierteren Überblick zu erhalten.

Berechtigungen für Mitarbeiter konfigurieren

Mitarbeiter können Rechte zur Erfassung ihrer eigenen Stunden und der Stunden anderer Personen erteilt werden, indem ihnen eine andere Benutzerrolle zugewiesen wird.

Exportiere deine Stundenerfassung

Du kannst die erfassten Zeiten in eine .xlsx-Datei exportieren, um die gearbeiteten Stunden deiner Mitarbeiter in deiner bevorzugten Buchhaltungssoftware zu verarbeiten.

Das Submodul "Aktivitäten"

Das Berichten von Aktivitäten ist optional, aber sehr empfehlenswert. Du kannst eine Aktivität entweder mit einer Projektfunktion oder Schicht verknüpfen oder sie als Freitext hinzufügen.

Im Submodul "Aktivitäten" des Moduls findest du eine Übersicht über alle registrierten Aktivitäten. Hier kannst du jede Projektfunktion und die entsprechenden registrierten Stunden für diese Funktion oder Schicht leicht vergleichen.

Du kannst die Aktivitäten filtern, verschiedene Spalten hinzufügen und die Aktivitäten nach Spalte gruppieren, um einen fokussierteren Überblick zu erhalten.

Als Freelancer ist der Reiter Aktivitäten auch der Tab, auf dem du den Gesamttarif findest, auf den du dich mit deinem Kunden für diesen bestimmten Job geeinigt hast. Dies ist nützlich, da du ihn als Referenz für die Rechnungserstellung verwenden kannst. Du findest diesen Tarif unter geplanten Kosten, der nur angezeigt wird, wenn du die entsprechenden Berechtigungen für deine spezielle Benutzerrolle erhalten hast.

Rechnungsreferenz eingeben

Wähle eine oder mehrere Aktivitäten aus und klicke auf post_add Rechnungsreferenz eingeben, um ihnen eine Rechnungsreferenz zuzuweisen. Auf diese Weise kannst du die Aktivitäten verfolgen, die dein Personal und Freelancer dir bereits in Rechnung gestellt haben, und sicherstellen, dass du nicht zweimal für dieselbe Aktivität in Rechnung gestellt wirst.

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Das Stundenerfassungsmodul