Im Modul watch_later Stundenerfassung kannst du alle Arbeitsstunden deiner Mitarbeiter nachverfolgen. Du kannst ihre Arbeitszeiten entweder mit Personalfunktionen in einem Projekt verknüpfen oder ihre Arbeitszeiten separat registrieren. Den Mitarbeitern kann das Recht eingeräumt werden, ihre eigenen Arbeitszeiten und die Arbeitszeiten anderer Personen zu registrieren. Dies geschieht, indem ihnen eine andere Benutzerrolle in Rentman zugewiesen wird.

Die Summe aller registrierten Stunden erscheint in der Spalte Nachkalkulationskosten in der Registerkarte Finanzen im Projekt. Dies gibt einen besseren Anhaltspunkt für die tatsächlichen Personalkosten eines Projekts. Du kannst auch Daten aus dem Modul watch_later Stundenerfassung in eine .xlsx-Datei exportieren, so dass du die Arbeitsstunden deiner Mitarbeiter in deiner bevorzugten Buchhaltungssoftware verarbeiten kannst.

Rentman unterstützt die Gehaltsabrechnung nicht. Wir empfehlen dir, deine Daten aus dem Modul  watch_later Stundenerfassung zu exportieren und zur weiteren Verarbeitung eine Buchhaltungssoftware zu verwenden.

Available for: Lite Classic Pro

Erfasse gearbeitete Stunden in Rentman

Du kannst deine Stunden in der Webversion von Rentman und in der App Rentman Mobile (iOS & Android) erfassen. Unten findest du Anweisungen.

Webversion

  1. Gehe zum Modul watch_later Stundenerfassung.
  2. Klicke auf  + Stundenerfassung hinzufügen
  3. Wähle den/die Mitarbeiter aus, für den/die diese Registrierung gilt..
  4. Wähle die Zeiten Von/Bis und die Pausenlänge
  5. Fülle die restlichen Felder aus. 
  6. Gib eine (oder mehrere) Aktivität(en) ein, die die in diesem Zeitraum ausgeführten Aufgaben beschreibt. 
  7. Speichern

Rentman App (iOS & Android)

Mit Rentman Mobile kannst du deine eigenen Stunden registrieren, während du unterwegs bist. In der App kannst du dies manuell oder durch Ein- und Auschecken tun.

Du musst über ausreichende Rechte verfügen, um deine eigenen Stunden zu registrieren

Manuell

  1. Gehe zum Menü Optionen options.png.
  2. Wähle Stundenerfassung.
  3. Klicke unten rechts auf das orangefarbene Plus, um Stunden zu erfassen.
  4. Wähle die Zeiten Von/Bis und die Pausenlänge
  5. Fülle die restlichen Felder aus. 
  6. Gib eine (oder mehrere) Aktivität(en) ein, die die in diesem Zeitraum ausgeführten Aufgaben beschreibt. 
  7. Speichern.

Ein-und Auschecken

  1. Gehe zum Menü Optionen options.png.
  2. Wähle Stundenerfassung.
  3. Wähle Einchecken (das Uhrsymbol).
  4. Auf diesem Bildschirm siehst du deinen Timer laufen. Hinweis: Der Timer läuft im Hintergrund weiter, wenn du die Anwendung schließt.
  5. Um den Timer zu beenden, klicke auf Stopp.
  6. Fülle die restlichen Felder aus. 
  7. Gib eine (oder mehrere) Aktivität(en) ein, die die in diesem Zeitraum ausgeführten Aufgaben beschreibt. 
  8. Speichern.

Verfügbare Felder

Wenn du eine neue Zeitregistrierung erstellst, musst du die folgenden Informationen anpassen:

  • Mitarbeiter - Die Mitarbeiter, für die diese Zeiterfassung gilt.
  • Von/Bis (Datum und Uhrzeit) - Gib den Zeitraum für diese Registrierung ein.
  • Pause - Wird von der Gesamtzahl der Arbeitsstunden abgezogen.
  • (Optional) Stundentyp - Lies diesen Abschnitt. 
  • (Optional) Fahrzeit - wird von der Gesamtzahl der Arbeitsstunden abgezogen. 
  • (Optional) Entfernung - Die Reisedistanz, die in diesem Zeitraum zurückgelegt wurde. 
  • (Optional) Mittagessen - Markiere die Box, wenn das Mittagessen in diesem Zeitraum enthalten sein soll.
  • (Optional) Aktivität - Beschreibung der Aufgabe, die in diesem Zeitraum ausgeführt wurde. Du kannst entweder:

Aktivität mit einer Personalfunktion verknüpfen - Wenn deine erfassten Stunden einer geplanten Personalfunktion entsprechen, kannst du diese Aktivität mit ihr verknüpfen, indem du die Funktion aus der Liste auswählst.

Als freien Text hinzufügen - Wenn diese Registrierung nicht einer geplanten Personalfunktion entspricht, kannst du einfach eine Aktivität in dieses Feld eingeben. Du kannst immer mehrere Aktivitäten zu einer Registrierung hinzufügen.

Stundentyp

Du kannst den Stunden, die du erfasst, einen Typ zuordnen. Der von dir gewählte Typ bestimmt, ob die registrierten Zeiten zur Gesamtzahl der geleisteten Arbeitsstunden addiert oder von ihr subtrahiert werden sollen.

  • Arbeit - Die Standardoption. Wird zur Gesamtzahl der geleisteten Arbeitsstunden addiert.
  • Urlaub - Wird zur Gesamtzahl der geleisteten Arbeitsstunden addiert und separat in Stunden Urlaub ausgewiesen.
  • Korrektur - Ermöglicht es dir, Zeit von der Gesamtzahl der geleisteten Arbeitsstunden zu addieren oder abzuziehen.
  • Krankmeldung - Wird zur Gesamtzahl der geleisteten Arbeitsstunden addiert und separat in Stunden Krankmeldung ausgewiesen.
  • Kompensation - Wird nicht zu den insgesamt geleisteten Arbeitsstunden addiert.
    Zum Beispiel: Dein Mitarbeiter John hat bereits Überstunden geleistet und wird deshalb am Freitag nicht arbeiten. John wird den Freitag als Ausgleichstag freinehmen. Dieser Typ liefert einen Grund dafür, warum der Mitarbeiter am Freitag nicht da war.

Konfiguriere die Übersicht

Im Modul watch_later Stundenerfassung siehst du alle deine registrierten Stunden in dem von dir gewählten Zeitraum.

Du kannst die registrierten Stunden filtern, verschiedene Spalten hinzufügen und die Stunden nach Spalten gruppieren, um einen gezielteren Überblick zu erhalten.

Konfiguriere die Berechtigungen deiner Mitarbeiter

Mitarbeiter können das Recht erhalten, ihre eigenen Stunden und die Stunden anderer Personen zu registrieren, indem ihnen eine andere Benutzerrolle zugewiesen wird.

Exportiere die erfassten Stunden

Du kannst die erfassten Stunden in eine .xlsx-Datei exportieren, so dass du die Arbeitsstunden deiner Mitarbeiter in deiner bevorzugten Buchhaltungssoftware verarbeiten kannst..

Der Unterordner Aktivitäten

Die Angabe von Aktivitäten ist optional, wird aber dringend empfohlen. Du kannst eine Aktivität entweder mit einer Projektfunktion verknüpfen oder sie als freien Text hinzufügen.

Im Unterordner Aktivitäten des Moduls findest du eine Übersicht über alle registrierten Aktivitäten. Hier kannst du leicht jede Projektfunktion und die entsprechenden registrierten Stunden für diese Funktion vergleichen.

Du kannst die Aktivitäten filtern, verschiedene Spalten hinzufügen und die Aktivitäten nach Spalten gruppieren, um einen gezielteren Überblick zu erhalten.

Als Freiberufler findest du im Unterordner "Aktivitäten" auch den Gesamtbetrag, den du mit deinem Kunden für diesen bestimmten Job vereinbart hast. Dies ist nützlich, da du ihn als Referenz beim Erstellen von Rechnungen verwenden kannst. Du findest diesen Tarif unter "Geplante Kosten", die nur angezeigt werden, wenn du die richtigen Rechte für deine bestimmte Benutzerrolle hast. 

Gib die Rechnungsreferenz ein

Markiere eine oder mehrere Aktivitäten und klicke auf post_add Rechnungsreferenz eingeben, um ihnen eine Rechnungsreferenz zuzuordnen. Auf diese Weise behältst du den Überblick über die Aktivitäten, die deine Mitarbeiter und Freiberufler dir bereits in Rechnung gestellt haben, und stellst sicher, dass du für dieselbe Aktivität keine doppelte Rechnung bekommst.

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