Configurer et éditer la base de données des équipements

Vous pouvez ajouter et éditer vos équipements dans le module Équipements. Voici les trois types d'équipements que vous pouvez ajouter: article, case, et kit

Lisez notre article sur les articles, kits, cases et accessoires pour en savoir plus.

Les équipements ont différents onglets qui contiennent des informations importantes à configurer. Dans l'onglet Données vous devez renseigner les informations de bases de vos équipements, avec leur QR-code. Dans les autres onglets, vous pouvez configurer les numéros de série,  le contenu, les accessoires, les alternatives, les fournisseurs, les inspections périodiques, le webshop.

Dans cet article, nous expliquons comment ajouter ou modifier vos équipements, et nous expliquons tous les onglets du module category Équipements.

Si vous souhaitez ajouter tous vos équipements en même temps, vous pouvez importer vos équipments. Cela vous permet de télécharger un fichier (.xlsx) ou .csv qui contient une liste de tous vos équipements. Vous pouvez créer ce fichier vous-même, ou vous pouvez utiliser notre modèle de fichier d'importation.

Disponible pour : Lite Classic Pro

Ajouter vos équipements

    1. Allez dans le module category Équipements et cliquez sur + Ajouter un équipement
    2. Remplissez ou configurez les données essentielles de l'équipement sur cet aperçu. Ces données sont traitées plus bas dans cet article.
    3.   Sauvegardez  
    4. Le cas échéant, remplissez les données avancées sur vos équipements.

Vous pouvez facilement ajouter des équipements via la fenêtre pop-up, dans laquelle vous n'avez qu'à insérer les "données essentielles" de votre article. Si vous souhaitez être directement redirigé vers la vue complète des détails de l'équipement, vous pouvez le faire en sélectionnant "Ignorer cette fenêtre contextuelle la prochaine fois" au bas de la fenêtre.

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Données essentielles de l'équipement

Général : 

  • Nom - nom de l'équipement dans la base de données.
  • Location / Vente - sélectionnez s'il s'agit d'un article de location ou de vente.
  • Type - sélectionnez si cet élément est un "article", un "kit" ou un.e "case".
    Type_d_e_quipement.jpg

Finance - Article de location :

  • Prix de location - le prix de votre article de location hors T.V.A.
  • Prix catalogue - le prix de l'article de location au moment où il a été initialement acheté. Ce prix, ainsi que l'amortissement par mois est utilisé pour calculer la valeur comptable actuelle de vos biens de location.

Finance - Article de vente :  

  • Prix de vente - le prix de votre article de vente hors T.V.A.
  • Prix d'achat - le prix de l'article en vente au moment initial de l'achat.

Stock - Article de location : 

  • Méthode de calcul du stock - sélectionnez si vous souhaitez calculer le stock en fonction du volume ou du nombre de numéros de série actifs.
  • Quantité - la quantité d'articles non sérialisés.
  • Référence interne + numéro de série - ici vous pouvez ajouter vos numéros de série. Vous pourrez ajouter ou importer plus de numéros de série par la suite.

Stock - Article de vente : 

  • Gestion des stocks - configurez si vous souhaitez garder une trace des stocks ou non.
  • (Si oui) Quantité - la quantité d'articles.

Données additionnelles de l'équipement

Équipements 

  • Dossier - choisissez le dossier dans lequel cet élément doit être stocké.
    Si vous souhaitez créer un nouveau dossier, lisez notre article sur la création de votre structure de dossiers.
  • Code - si vous laissez ce champ vide, Rentman générera automatiquement un code d'équipement. Celui-ci sera indiqué sur les bons de livraison.
  • Emplacement dans l'entrepôt - ces emplacements peuvent être affichés dans votre base de données, entrepôt et sur les bons de livraison
  • Afficher dans le planning - choisissez si vous souhaitez afficher ou non cet élément lors de la planification de l'équipement.

Note : les équipements avec "Afficher dans planificateur" défini sur "Non" peuvent toujours être réservés dans le module Entrepôt en tant qu'équipements supplémentaires

Finance 

  • Prix de location - le prix de votre équipement de location hors T.V.A.
  • Coût de sous-location - le prix qu'il en coûterait pour sous-louer cet article.
  • Groupe de remise - choisissez le groupe de remise applicable à cet article.
  • Groupe de facteurs - choisissez le groupe de facteurs applicable à cet élément.
  • Prix de la marge - vous pouvez utiliser ces données en interne pour voir la marge que vous souhaitez obtenir d'un équipement. Ces données ne sont utilisées dans aucun calcul dans le logiciel.
  • Classe de TVA - choisissez la classe de TVA applicable à cet article.
  • Compte du grand livre - Le grand livre des factures par défaut attribué à cet élément.

Propriétés

  • Longueur / Hauteur / Largeur - dimensions de l'équipement en cm.
  • Volume de transport - ce volume peut être calculé automatiquement en fonction des dimensions de votre équipement.
  • Préparé par - ces données sont utilisées pour calculer correctement le volume de transport des articles qui sont préparés et transportés ensemble. Voir exemple ci-dessous :
    Exemple : vous louez des coupes de champagne à la pièce. Cependant, ces verres sont toujours préparés et transportés par 10 dans une caisse, donc la valeur "Préparé par" serait de 10 dans cet exemple. Le volume de transport indiqué doit être basé sur ces 10 verres. Si vous prévoyez 11 coupes de champagne sur votre projet, le volume de transport de ces éléments particuliers sera automatiquement doublé, car vous devrez transporter 2 caisses de 10 coupes de champagne. Même si vous ne prévoyez de louer que 11 verres.
  • Article en surface - cochez cette case si le prix doit être calculé en fonction de la surface de l'article (largeur x hauteur). Des dimensions peuvent être saisies pour chaque projet.
  • Unité de mesure - quantité standard utilisée pour exprimer la quantité de l'article. Exemples : unités, pièces, kg, gallons, etc.

Remarques 

Champs de saisie supplémentaires

Images de l'équipement

Il est possible d'ajouter des images aux équipements de votre base de données. Il existe deux manières d'ajouter des images :

Première option : télécharger dans la section fichier

  1. Allez dans le module category Équipements 
  2. Faites défiler jusqu'à la section Fichier 
  3. Cliquez sur  + Ajouter 
  4. mceclip2.png Téléchargez l'image

Deuxième option : télécharger dans la section Image

  1. Allez dans le module category Équipements 
  2. Cliquez sur "Choisir une nouvelle image" ou sélectionnez une image par défaut existante.
  3. mceclip1.pngTéléchargez l'image

La première image (non confidentielle) importée sera utilisée comme image par défaut.

Ajouter des équipements de vente

  1. Allez dans le module category Equipements et choisissez + Ajouter un équipement.
  2. Sous le champ "Location / Vente", sélectionnez "Vente".
    Deux nouveaux champs (Gestion des stocks et Stock critique) ainsi qu'un nouvel onglet (Stock) vont apparaître.
  3. Dans le champ Gestion des stocks, choisissez entre deux options :

    - Exclure du suivi des stocks - Rentman ne gardera pas la disponibilité de cet article. Cette option est utile pour les consommables de faible valeur pour lesquels vous disposez toujours d'un approvisionnement suffisant (par exemple du ruban gaffa).

    - Suivi des stocks - Rentman garde une trace de la disponibilité de cet article. Le calendrier de disponibilité des articles en vente est expliqué plus bas dans l'article.
  4. Si vous choisissez de suivre le stock d'un article, vous pouvez définir un stock critique.
  5. Remplissez le reste des informations, puis cliquez sur Enregistrer.

Modifier vos équipements

  1. Dans le module Equipements,  double-cliquez sur un article existant, case ou kit pour l'éditer.

Remarque : vous ne pouvez pas changer le type de l'équipement lorsque celui-ci est déjà planifié sur un projet. Cela modifierait également le type de l'article dans vos projets, modèles de projet et sous-projets existants, ce qui entraînerait des projets avec un équipement incorrect.

Numéros de série

Lisez notre article sur les numéros de série pour apprendre à ajouter un numéro de série.

Contenu

Lisez notre article sur les articles, kits, cases et accessoires pour apprendre à ajouter du contenu aux cases et kits.

Accessoires

Lisez notre article sur les articles, kits, cases et accessoires pour apprendre à ajouter des accessoires aux articles, kits et cases.

Alternatives

Vous pouvez ajouter des équipements que vous pouvez planifier sur des projets comme alternatives à des articles/kits/cases. C'est utile pour résoudre rapidement les pénuries.

Trouvez simplement les équipements dans la liste, et double-cliquez dessus pour les ajouter comme alternative.

Appliquer une alternative

  1. Dans l'onglet Équipement de votre projet, passez votre curseur sur un article en pénurie.
  2. Cliquez sur le mceclip1.png buton pour ouvrir la barre de droite.
  3. En bas de la barre de droite, vous trouverez Alternatives.
  4. Cliquez sur + pour ajouter une alternative au projet.
  5. N'oubliez pas de choisir la quantité désirée de cet article.

Fournisseurs

Cliquez sur + Ajouter un fournisseur pour ajouter une liste de fournisseurs pour un article/kit/case. Pour chaque fournisseur,  vous pouvez entrer le montant de l'équipement à la sous-location.

  1. Dans l'onglet Données de votre équipement, allez dans la section Finance et renseigner le prix de sous-location.
  2. Dans le module Contacts, double-cliquez sur le fournisseur et allez dans l'onglet Paiement.
  3. Renseignez dans Remise sous-location (fournisseur)..

Inspections périodiques

Vous pouvez voir une liste d'inspections pour votre article/kit/case. Vous pouvez toujours activer ou désactiver une inspection.

Vous pouvez créer vos inspections périodiques par défaut dans le module de configuration. Par exemple une inspection des rigging ou un nettoyage annuel.

Vous choisissez les inspections sur lesquelles votre équipement doit être planifié dans le module de Maintenance. Dans l'onglet Inspections du module, vous verrez un récapitulatif de toutes les inspections pour tous les équipements. Double-cliquez sur un article/kit/case pour choisir l'inspection que l'équipement devrait recevoir.

Modifier les inspections périodiques vous amène au module de configuration, où vous pouvez ajouter ou modifier vos inspections par défaut. Ici, vous décidez de l'intervalle de temps d'une inspection et d'une description/checklist pour le réparateur.

Une nouvelle inspection pour cet équipement vous amène au module de maintenance, où vous pouvez choisir à quelle(s) inspection(s) cet article/ kit/case doit être assigné. Une fois fait, cela sera  listé dans l'onglet Inspections périodiques de votre article/kit/case.

Webshop

Si vous utilisez le plugin du magasin en ligne (webshop), vous pouvez choisir les options suivantes pour votre article :

  • Choisissez si cet article/kit/case devrait être affiché sur votre boutique en ligne
  • Short description
  • Long description

Lire notre article à propos du Plugin Webshop pour plus d'informations.

QR-code

Lisez notre article sur la configuration des QR-codes et des codes-barres pour plus d'informations.

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