Ogni prova gratuita di Rentman inizia con un database di esempio contenente membri del personale. Puoi aggiungere i tuoi membri del personale importando un file dedicato oppure inserendoli uno per uno nel modulo people Personale.

In questo articolo ti guidiamo attraverso i passaggi per importare l'elenco dei tuoi membri del personale su Rentman.

Importante: quando importi nuovi membri del personale, questi riceveranno automaticamente un'e-mail di invito. Per evitare che queste e-mail vengano inviate immediatamente, imposta la colonna “Può accedere” su 0 nel file di importazione. In questo modo si interromperanno le notifiche iniziali via e-mail. Dopo aver impostato l'area di lavoro, è possibile aggiornare questa impostazione in blocco e inviare le e-mail di invito.

Importare i file dei membri del personale

1. vai al modulo group Personale; 
   
2. clicca su Altre opzioni more_vert nell'angolo in alto a destra e seleziona Importa;
   
3. seleziona qui il tipo di importazione che desideri effettuare: 
   

   Importa tutte le righe come nuovi elementi	Rentman crea un nuovo membro del personale per ogni riga.
   Aggiorna elementi esistenti con nuovi dati	Se desideri aggiornare i membri del personale nel tuo database, leggi il nostro articolo su come aggiornare i dati.
   Aggiungi nuovi elementi e salta quelli esistenti	Rentman non importa i membri del personale già presenti nel tuo database.

4. carica il file con i membri del personale in conformità con i "Termini" elencati;
   Se non hai ancora un file disponibile con i tuoi membri del personale, puoi scaricare il nostro modello sopra il pulsante di caricamento: "Scarica un file di esempio qui""
5. seleziona se il tuo file contiene un'intestazione o meno. Se selezioni "Sì", la prima riga del file non verrà importata;
6. per ogni colonna, il sistema associa i nomi delle intestazioni del file con quelli delle colonne su Rentman. Controlla che tutte le corrispondenze siano corrette e modifica se necessario;
7. clicca su "Avanti" dopo aver completato il controllo per tutte le colonne;
8. seleziona una cartella principale (Root folder) per la tua importazione. La cartella principale è quella in cima alla struttura delle cartelle. I nuovi membri del personale saranno collocati sotto questa cartella. Se hai definito delle cartelle nel file di importazione, i membri del personale verranno posizionati sotto la cartella principale scelta; Nota: se il file non contiene una colonna dedicata alle cartelle, tutti gli elementi saranno collocati nella stessa cartella principale. Questo potrebbe rendere difficile organizzare e trovare il personale. Ti consigliamo di creare una struttura di cartelle e specificare il percorso corretto nella colonna Cartella del file di importazione.
9. se al passaggio 3 hai selezionato "Aggiungi nuovi elementi e salta i duplicati" o "Aggiorna elementi esistenti con nuovi dati", dovrai selezionare le colonne di corrispondenza per far sapere al sistema quali voci aggiornare. Ad esempio, se stai aggiornando i numeri di telefono, puoi selezionare "Email" come colonna di corrispondenza, poiché è un valore univoco per ogni membro e non verrà aggiornato; Nota: queste colonne non possono contenere valori doppi nel file di importazione, poiché vengono utilizzate durante l'importazione per identificare quale membro del personale deve essere saltato.
10. clicca su "Avanti" e controlla un'anteprima dei tuoi dati;
    Nota: verranno mostrate solo le prime 10 righe nell'anteprima. 
11. clicca su Importa; 
12. una volta completata l'importazione, apparirà una finestra con i risultati. Se l'importazione è andata a buon fine, puoi selezionare Chiudi o scegliere "Visualizza i membri del personale importati". Se l'importazione è fallita (anche solo parzialmente), consulta la sezione Analisi dei risultati dell'importazione per ulteriori dettagli.

Analisi dei risultati dell'importazione

A volte può succedere che l'importazione fallisca (parzialmente o totalmente). Nel caso in cui questo accada, puoi trovare tutte le risposte nel risultato dell'importazione, come ad esempio:

• Quali righe (membri del personale) non sono state importate.
• Perché queste righe (membri del personale) non sono state importate.
• Quali righe (membri del personale) sono state importate con successo.

In fondo al risultato dell'importazione, puoi scaricare un file contenente tutte le righe che non sono state importate, accompagnate dal motivo del fallimento. In questo modo puoi sapere esattamente qual è il motivo dell'errore per ogni riga. 

Alcuni motivi per cui l'importazione può non andare a buon fine:

• Troppi dati: i file di grandi dimensioni potrebbero richiedere troppo tempo per essere elaborati e alcune informazioni potrebbero non essere importate. In questo caso, cancella l'ultima importazione, suddividi l'elenco in file più piccoli e importali separatamente.

• Formattazione errata: tutte le informazioni contenute nel file devono essere inserite come testo e senza marcature (grassetto, corsivo, colori di sfondo, ecc.).

• Fogli multipli: se il file .xslx contiene più fogli, non può essere importato su Rentman.

Cancellare un'importazione

Quando un'importazione va in parte male, la scelta migliore è cancellare le informazioni e rifare tutto da capo. Ogni volta che si importano i membri del personale, Rentman crea un tag con il formato “importazione-data-ora”. È sufficiente selezionare il tag dell'ultimo aggiornamento e cancellare gli elementi.

Aggiornare i membri del personale nel database

Se hai già importato l'elenco dei membri del personale ma hai bisogno di apportare alcune modifiche in blocco, puoi aggiornare gli elementi nel tuo database.

Importazione di campi aggiuntivi

1. imposta il campo aggiuntivo nel modulo settings Configurazione;

2. crea una colonna con il valore del campo aggiuntivo nel file .xlsx;

3. quando importi il file, fai corrispondere la nuova colonna con il campo aggiuntivo (lo troverai nella sezione “Extra” delle colonne).

Domande frequenti

Scarica il nostro esempio di file di importazione