Een functie in Rentman is een taak binnen een project. Bij het instellen van een functie geef je aan wat er moet gebeuren, hoeveel mensen er nodig zijn en wanneer het plaatsvindt. Later wijs je personeelssleden en voertuigen toe aan deze taken.
Wat is een functie?
Een functie is een taak die uitgevoerd moet worden. Een functie kan gekoppeld worden aan tijden in het tijdschema, een specifieke tijd hebben of een tijdsduur hebben wanneer je geen exacte tijd wil benoemen.
Je hebt de mogelijkheid om een eenmalige funcite voor een project te creëen of je maakt een standaardfunctie aan die in ieder toekomstig project gebruikt kan worden.
Zodra je personeels- en transportfuncties hebt aangemaakt, kun je deze functies toevoegen aan verschillende projecten.
Functies kunnen gepland worden in functiegroepen, die weer gekoppeld kunnen worden aan het tijdschema van het project.
Personeel- vs transportfuncties
Rentman heeft twee functietypes: Personeel en Transport. Deze functies zijn in essentie vergelijkbaar, met de prijsberekening als uitzondering. Personeelsfuncties worden per uur berekend, waar prijzen voor transportfuncties gebaseerd worden op afgelegde afstand.
Standaardfuncties vs eenmalige functies
Personeel- en transportfuncties kunnen zowel een standaard of eenmalige functie zijn.
Een standaardfunctie is een vooraf bepaalde functie die gebruikt kan worden in meerdere projecten. Hierdoor verloopt het planningsproces sneller, omdat je niet telkens een functie aan hoeft te maken.
Een eenmalige functie maak je aan om te gebruiken voor een specifiek project en kan niet ingezet worden voor andere projecten.
Standaardfuncties instellen
Het instellen van standaardfuncties versnelt het planningsproces, omdat je deze functies voor ieder project kan gebruiken.
Pas de gebruikersrechten aan van andere power users om te voorkomen dat zij standaardfuncties bewerken, aanmaken of verwijderen.
Een standaardfunctie toevoegen
- Ga naar de submodule Standaardfuncties.
- Klik op Standaardfunctie maken arrow_drop_down
- Kies tussen Personeelsfunctie en Transportfunctie.
- Voer alle functie-opties in.
- Opslaan
- Open een project en ga naar het tabblad Personeel en transport.
- Klik in het linkermenu op het + icoon.
- Kies tussen Standaardfunctie voor personeel toevoegen en Standaardfunctie voor transport toevoegen.
- Voer alle functie-opties in.
- Opslaan
Een Standaardfunctie bewerken
- Open een project en ga naar het tabblad Personeel en transport.
- Klik op het + icoon in het menu links en selcteer Standaardfuncties beheren.
- Klik op edit Bewerken bovenaan de kolom om de functie te bewerken.
- Voer alle wijzigingen door.
- Opslaan
- Open een project en ga naar het tabblad Personeel en transport.
- Selecteer een standaardfunctie.
- Klik op edit bovenaan de kolom om de functie te bewerken.
- Voer alle wijzigingen door.
- Opslaan
Uurtarief en vaste tarieven
Het kan voorkomen dat je voor dezelfde functie de ene keer een vast tarief hanteert en de andere keer werkt met een uurtarief.
In dat geval adviseren we om twee aparte functies aan te maken. Eén met een uurtarief en één met een vast tarief. Deze functies geef je dezelfde externe naam, maar verschillende interne benamingen. Zo zorg je ervoor dat het voor jou duidelijk is welke functie je selecteert, maar de klant ziet geen verschil.
Functie-opties
Functies bevatten allerlei verschillende opties. Hieronder lees je wat alle opties inhouden:
-
- Externe naam - Deze naam wordt getoond in offertes, contracten en facturen.
-
Interne naam - Deze naam wordt getoond in callsheets an in de Personeelsplanner.
- Map - Je kan standaardfuncties organiseren in mappen. In dit artikel vind je meer informatie over de mappenstructuur.
- Toon in planner - Medewerkers kunnen ingepland worden voor deze functie of niet.
-
Gebruiksperiode - Deze periode is van belang voor de klant. Maak je gebruik van de Offertes en facturen add-on, dan wordt deze periode doorberekend aan de klant.
- Planningsperiode - Deze periode is van belang voor de planner en personeelsleden. Dit is de periode dat een personeelslid bezet is.
-
Pauze - Pauzeduur (Alleen voor personeelsfuncties).
.
-
Prijs
Offertes en Facturen- Wat je voor de functie doorberekend aan de klant. Dat kan een uurprijs/km-prijs zijn, een vast tarief of een combinatie van deze twee. Het is ook mogelijk om te kiezen uit de aangepaste personeelstarieven die je instelt in de settings Configuratiemodule.
-
Kosten
Personeelsplanning Pro- Dit zijn de kosten die jij maakt. Dat kan een uurprijs/km-prijs zijn, een vast tarief of een combinatie van deze twee. Het is ook mogelijk om te kiezen uit de aangepaste personeelstarieven die je instelt in de settings Configuratiemodule.
-
BTW-tarief
Offertes en Facturen- Selecteer het btw-tarief dat toegepast moet worden op de functie.
-
Grootboek
Offertes en Facturen- Het standaard grootboek dat toegewezen is aan de functie.
-
Inbegrepen in de prijs
Offertes en Facturen- Deselecteer deze optie om de functie uit te sluiten van prijscalculatie
.
-
De afstand van het magazijn naar de locatie (alleen voor Transportfuncties)
.
-
Reistijd voor / na
Personeelsplanning Pro- De benodigde reistijd om op locatie te komen. Dit is zichtbaar voor de planner en kan gebruikt worden om te selecteren of teamleden een voertuig delen om naar de locatie te reizen of niet.
.
- Voeg labels toe aan functies en personeelsleden, zodat je met behulp van dynamische personeelslijsten snel en efficiënt de juiste persoon voor een functie vindt.
Let op: labels voor functies en personeel moeten hetzelfde zijn, zodat ze getoond worden in het overzicht met overeenkomende labels.
.
Zo voeg je labels toe aan een functie:
- Ga naar detable_chart Projectenmodule, open een project en ga naar het tabblad Personeel en transport.
-
Selecteer een functie in het menu aan de linkerkant en klik op deedit Bewerken knop.
-
Bewerk bestaande of voeg nieuwe labels toe onder het kopje Labels. Je kan meerdere labels toevoegen aan een functie.
-
Selecteer een klant, planner of personeelslid en voeg een opmerking in die gebruikt wordt in de communicatie met deze personen
.