Je bulkmaterialen nauwkeurig importeren in je database is een belangrijke en cruciale stap. Volg onderstaande instructies voor een soepele import van je bulkitems zonder fouten of duplicatie.
Tip: Download het Rentman importbestand onderaan dit artikel!
Beige kolommen vs Blauwe kolommen
Let goed op de gekleurde kolomkoppen in het importbestand. De kleuren geven aan of de ingevoerde gegevens van toepassing zijn op algemeen materiaal of geserialiseerde materialen.
- Beige kolomkop: dit zijn gegevens voor materiaal in bulk.
- Blauwe kolomkop: dit zijn de gegevens voor geserialiseerde materialen.
Tip: We richten ons in dit artikel op het invoeren van gegevens in de beige kolommen. De blauwe kolommen negeren we, omdat we geen geserialiseerd materiaal importeren. Je kan de blauwe kolommen verwijderen.
Houd het simpel
Importeer je voor het eerst bulkmateriaal? Vul dan alleen de kolommen in die absoluut noodzakelijk zijn. De andere kolommen kun je op een later moment eenvoudig in bulk bijwerken in je database.
Onderstaande kolommen beveelt Rentman aan om in te vullen bij het importeren van bulkmateriaal:
| Kolom | Omschrijving |
|
Naam (In Database) |
Naam van het materiaal of combinatie |
| Type Materiaal |
Item, Fysieke Combinatie of Virtuele Combinatie. |
| Verhuur/Verkoop | Is het materiaal te huur of te koop? Rentman behandelt deze op verschillende manieren |
| Voorraadberekeningsmethode | Bulk of geserialiseerd? |
| Verhuur-/Verkoopprijs | Verhuur- of verkoopprijs van het materiaal. Kan later worden ingevuld |
| Aantal | Totale hoeveelheid bulkmateriaal. Geef alleen de hoeveelheid op voor bulkmateriaal. Geserialiseerd materiaal wordt individueel geteld |
Opmerking: Rentman genereert automatisch een QR-code wanneer je die kolommen leeg laat. Je kan je eigen bar- of QR-codes invoeren als je die hebt.
Tip: In ons voorbeeld importbestand vind je de omschrijvingen van alle kolommen. Download het hieronder.
3 Regels voor een soepele Bulk import
1. Voer alleen de gegevens onder de beige kolommen in
Beige kolommen bevatten gegevens voor bulkmateriaal. Vul de gegevens in de beige kolommen dus in. Het invoeren van gegevens in de blauwe kolommen leidt tot een foutmelding.
2. Bulkmateriaal heeft ieder een eigen rij
Elk bulkitem heeft zijn eigen rij in het importbestand. Hierdoor wordt bulkmateriaal gegroepeerd en voorkom je duplicatie.
3. Voer een hoeveelheid in voor bulkmateriaal
Voer de hoeveelheid in de kolom 'Aantal' in. Alleen voor bulkmateriaal voer je de aantallen in. Geserialiseerd materiaal wordt altijd individueel geteld.
Tip: Een praktijkvoorbeeld van deze regels vind je in het voorbeeldimportbestand hieronder voor het materiaal Shure SM58 Microfoon.
Vervolgstappen
Wil je geserialiseerd materiaal importeren? Bekijk dit artikel over het indelen van je importbestand voor geserialiseerd materiaal.
Is de indeling van je importbestand klaar? Lees dan dit artikel over het importeren van het bestand zelf!
Heb je zowel je bulk- als geserialiseerd materiaal geïmporteerd? Zo importeer je standaardinhoud rechtstreeks in je combinaties.
Extra tips
- Gebruik een constante lettertypestijl en -grootte in het hele bestand. Een inconsistente opmaak kan onverwachte resultaten veroorzaken.
-
Verwijder lege kolommen. Dit minimaliseert de gegevens die Rentman moet verwerken en verkleint de foutmarge.
- Maak meerdere keren een leeg importblad aan. Blijf niet hetzelfde blad hergebruiken.
- Als je veel materiaal importeert, probeer ze dan te scheiden in verschillende bladen op basis van een categorie of merk. Probeer niet honderden items in één blad te proppen. Houd het simpel!
- Na het importeren vallen alle items onder een import-tag. Je krijgt eenvoudig toegang en maakt aanpassingen maken aan alle items van die specifieke import.