Papierwerk is onvermijdelijk wanneer je bedrijf medewerkers heeft. Bedrijven moeten over de juiste documentatie beschikken om aan regelgeving te voldoen en om de kwalificaties van medewerkers te verifiëren. Dit zijn bijvoorbeeld certificeringen, rijbewijzen of andere vormen van identificatie. Deze informatie is essentieel bij het toewijzen van taken aan het juiste personeel.

Met Medewerkerdocumenten in Rentman uploaden onze gebruikers alle belangrijke personeelsgerelateerde documenten en ordenen en beheren deze op één centrale locatie: het tabblad Documenten. Documenten zijn gegroepeerd in duidelijke categorieën, waardoor je personeelsinformatie gemakkelijk en efficient vindt en beheert.

Daarnaast biedt de functie een nieuwe manier om overeenkomsten te genereren met de optie voor digitale ondertekening, zodat gebruikers voldoen aan de wettelijke vereisten.

In dit artikel lees je hoe je medewerkerdocumenten uploadt, hoe je contracten beheert, hoe je de begin- en einddatums bekijkt en hoe en waar je een nieuwe overeenkomst genereert.

Praktijkvoorbeelden

Dit zijn een aantal voorbeelden hoe je de functie in de praktijk toepast:

Aan de slag met Medewerkerdocumenten

Om Medewerkerdocumenten te kunnen gebruiken, configureer je eerst de gebruikersrolrechten.

Gebruikersrolrechten

Medewerkers die verantwoordelijk zijn voor het beheer van medewerkerdocumenten, moeten hiervoor de juiste toegangsrechten en machtigingen hebben. Om te beginnen schakel je de toegang tot medewerkerdocumenten in, in de settingsConfiguratiemodule. In dit artikel vind je meer informatie over machtigingen voor medewerkerdocumenten.

Het Documenten tabblad

Zodra je de juiste rechten ingesteld hebt, vind je het nieuwe tabblad Documenten wanneer je medewerkersprofiel opent.

Documenttypen

Hier vind je alle medewerkerdocumenten, georganiseerd in mappen gebaseerd op vijf categorieën:

• Contract - Arbeids- of freelance-overeenkomst tussen de medewerker en jouw bedrijf.
• Licentie - Officiële licenties die vereist zijn voor specifieke rollen of taken, zoals het bedienen van apparatuur of voertuigen.
• Certificering - Training- of opleidingscertificaten die de vaardigheden of naleving van het bemanningslid aantonen.
• Verzekering - Bewijs van verzekeringsdekking, zoals een aansprakelijkheids- of ziektekostenverzekering die relevant is voor de taak.
• Identificatiedocument - Wettelijke identiteitsdocumenten waarmee de identiteit van een medewerker wordt geverifieerd, zoals een paspoort of nationale identiteitskaart.

Het overzicht bestaat uit verschillende kolommen die je naar eigen wens kan aanpassen.

Ondertekeningsstatus

Bij het toevoegen van nieuwe documenten worden in de kolom Ondertekeningsstatus verschillende statussen weergegeven:

• Aangevraagd - Deze status verschijnt wanneer een document in Rentman is gegenereerd en digitale ondertekening is ingeschakeld, maar het document nog niet is ondertekend.
• Niet aangevraagd - Elk document dat je handmatig upload, krijgt deze status.
• Ondertekend- Deze status verschijnt wanneer het document is ondertekend met de functie voor digitaal ondertekenen in Rentman.

Een nieuw medewerkerdocument uploaden

Vanuit het tabblad Documenten

Upload medewerkerdocumenten (externe contracten, ID's, verzekeringen, enz.) in het tabblad Documenten. Zo bewaar je ze allemaal op één overzichtelijke plek bij elkaa.

1. Ga naar de groupMedewerkersmodule en dubbelklik op een medewerker.
2. Ga naar het tabblad Documenten . 
3. Klik op UPLOAD DOCUMENT
4. Sleep je bestand naar de cloud_upload   Sleep een bestand of klik om te uploaden knop of klik om het bestand te uploaden.
   Tip: Een medewerkerdocument kan worden onderverdeeld in meerdere bestanden, die als één document worden geüpload. Dit is handig in situaties waarin een document uit meerdere onderdelen bestaat, bijvoorbeeld wanneer aparte afbeeldingen voor de voor- en achterkant van een identiteitskaart.

5. Vul de opties in.

   Opties

   Documentnaam: Geef het document een naam. Dit veld is verplicht om het document te genereren.
   Document type: Kies het document type.
   Startdatum: Startdatum van het document.
   Einddatum: Einddatum van het document
6. Opslaan

Vanuit de Medewerkersmodule

1. Ga naar de groupMedewerkersmodule.
2. Selecteer een medewerker.
3. Klik bovenin het menu op UPLOAD DOCUMENT
4. Sleep je bestand naar de cloud_upload   Sleep een bestand of klik om te uploaden knop of klik om het bestand te uploaden.
   Tip: Een medewerkerdocument kan worden onderverdeeld in meerdere bestanden, die als één document worden geüpload. Dit is handig in situaties waarin een document uit meerdere onderdelen bestaat, bijvoorbeeld wanneer aparte afbeeldingen voor de voor- en achterkant van een identiteitskaart.

5. Vul de opties in.

   Opties

   Documentnaam: Geef het document een naam. Dit veld is verplicht om het document te genereren.
   Document type: Kies het document type.
   Startdatum: Startdatum van het document.
   Einddatum: Einddatum van het document
6. Opslaan

Let op: Rentman verwijdert geüploade crewdocumenten niet automatisch. Om te voldoen aan de lokale wetgeving en de toepasselijke AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming), raden we aan deze documenten indien nodig handmatig te beheren en te verwijderen.

Raamovereenkomst en Opdrachtbevestiging

Het is zowel voor bedrijven als freelancers belangrijk om rechten en plichten duidelijk vast te leggen wanneer ze worden ingehuurd voor een opdracht. In Nederland betekent dit dat bij het opstellen van contracten en bij doorlopende werkzaamheden met freelancers rekening moet worden gehouden met de richtlijnen van de Wet DBA.

In samenwerking met de juridisch adviseurs van BVDV geven we je meer informatie over de Wet DBA en de door Rentman aanbevolen werkwijze voor het managen van jouw freelancers.

• Lees hier de richtlijnen over het werken met een raamovereenkomst in combinatie met een aparte opdrachtbevestiging, aangeleverd door juridisch adviseurs BVDV.
• Hier vind je meer informatie over de Deliveroo-criteria van de Hoge Raad, die ook van belang zijn voor de kwalificatie van opdrachtovereenkomsten.

Let op: Het document template Raamovereenkomst is momenteel alleen beschikbaar in Nederlandse workspaces.

De door Rentman aanbevolen manier van werken voor freelancermanagement

Wat zijn Raamovereenkomsten en opdrachtbevestigingen?

Stap 1 - Pas de templates voor raamovereenkomst en opdrachtbevestiging aan de behoeften van je bedrijf aan

De templates voor raamovereenkomsten en opdrachtbevestigingen zijn algemene documenten die je als basis gebruikt voor je eigen overeenkomsten. Deze templates bevatten lege velden die felgeel gemarkeerd zijn. Vul deze gemarkeerde velden in voordat je raamovereenkomsten en opdrachtbevestigingen genereert, zodat beide documenten aansluiten bij de specifieke vereisten van jouw bedrijf. De details omvatten:

Raamovereenkomst

• Rechtsvorm van het bedrijf
• KVK-nummer
• Wat het bedrijf levert
• Annuleringsvoorwaarden
• Personeelstarieven: je kan hier ook aangeven dat dit in de opdrachtovereenkomst wordt vastgelegd. Deze tarieven worden vervolgens berekend op basis van de in Rentman vastgelegde personeelstarieven.
• Onkostenvergoeding
• Reiskosten
• Specificering verzekeringen
• Boete vertrouwensbreuk
• Boete schending intellectueel eigendom

Opdrachtbevestiging

• Rechtsvorm van het bedrijf
• KVK-nummer
• Functie van de persoon die het document verzend

Om het template aan te passen, moet je deze eerst dupliceren. Vervolgens pas je het template aan door je bedrijfsgegevens in te voeren en voeg je blokken, modules en variabelen toe. 

Stap 2 - Bespreek en bevestig de raamwerkovereenkomst met je freelancers.

In dit contract wordt beschreven waarom je iemands expertise inschakelt en worden zijn of haar verantwoordelijkheden tijdens de werkzaamheden vastgelegd. Bij het opstellen van het document vul je deze gegevens in, in het daarvoor bestemde tekstveld. Deze informatie is terug te vinden in artikel 13. Vul je niks in? Dan wordt er automatisch een gemarkeerde tekst weergegeven met het verzoek om iemands expertise in te vullen.

Tip: Raamovereenkomsten kunnen digitaal worden verzonden en ondertekend. Raadpleeg dit artikel voor meer informatie over digitale handtekeningen. 

Maak een raamovereenkomst vanuit het tabblad Documenten

1. Ga naar de groupMedewerkersmodule en dubbelklik op een medewerker.
2. Ga naar het tabblad Documenten. 
3. Klik opprintDocument maken
4. Vul alle opties in.
   
   Opties

   Layout Template: Kies het template dat je wil gebruiken voor je document.
   Documentnaam: Kies een naam voor het document. Dit veld is verplicht voor het genereren van het document.
   Document type: Kies het document type.
   Startdatum: Start datum van het document.
   Einddatum: Einddatum van het document.
   Geselecteerde medewerkers: De medewerkers die je geselecteerd hebt om dit document voor aan te maken.
   
   Tekst Omschrijf hier waarom je iemands expertise inschakelt en definieer de verantwoordelijkheden tijdens de werkzaamheden. Deze informatie is terug te vinden in artikel 13. Vul je niets in? Dan wordt er automatisch een gemarkeerde tekst weergegeven met de vraag om iemands expertise in te vullen.
   
   Geavanceerd Bestandsnaam: Voeg een bestandsnaam toe.
   Toon achtergrond briefpapier: Bepaal of je het briefpapier als achtergrond wil tonen.
   Onderwerp: Voeg een onderwerp toe. 
5. Genereren
6. (Optioneel) Klik op saveOpslaan bij item om het document aan het medewerkersprofiel toe te voegen.

Stap 3 - Maak en bevestig een opdrachtbevestiging voor elke opdracht

Bij het toewijzen van een freelancer aan een functie moet jij als opdrachtgever voor elke individuele opdracht een opdrachtbevestiging aanmaken. Deze moet door de freelancer zelf worden bevestigd. Opdrachtbevestigingen maak je aan vanuit de account_circlePersoneelsplannermodule en de groupMedewerkersmodule.
Vul de opdrachtspecifieke details in het daarvoor bestemde tekstveld in. De freelancer moet schriftelijk (bijvoorbeeld per e-mail) reageren om de opdracht te bevestigen.

Opdrachtbevestigingen maak je vanuit twee plekken in Rentman:

Maak een opdrachtbevestiging vanuit de Personeelsplannermodule

1. Ga naar de account_circlePersoneelsplannermodule.

2. Klik op het vergrootglas in de beschikbaarheidstijdlijn en selecteer de medewerker(s) waarvoor je een opdrachtbevestiging wil maken.

   Is de beschikbaarheidstijdlijn niet zichtbaar?

   Sleep deze dan open:
   
3. Klik op print in de tijdlijn.
4. Selecteer de template Opdrachtbevestiging.
5. Belangrijk - Voer informatie over de expertise van de freelancer en de functie waarvoor deze ingehuurd wordt in het tekstveld in. Deze tekst wordt opgenomen in het document, dat de freelancer later kan bekijken en bevestigen.

6. Vul de overige opties in.

   Opties

   Briefhoofd: Kies het briefhoofd voor dit document.
   Van/Tot: Bepaal de periode die je in het document op wil nemen.
   Toon achtergrond briefpapier: Bepaal of je het briefpapier als achtergrond wil tonen.
7. Genereren
8. Stuur het document naar de freelancer(s) voor bevestiging.

Maak een opdrachtbevestiging vanuit de Medewerkersmodule

1. Ga naar de groupMedewerkersmodule en selecteer een of meerdere medewerkers.
2. Klik op Meer opties more_vert en selecteer Medewerkerplanning maken.
3. Selecteer de template Opdrachtbevestiging.
4. Belangrijk - Voer informatie over de expertise van de freelancer en de functie waarvoor deze ingehuurd wordt in het tekstveld in. Deze tekst wordt opgenomen in het document, dat de freelancer later kan bekijken en bevestigen.

5. Vul de overige opties in.

   Opties

   Briefhoofd: Kies het briefhoofd voor dit document.
   Van/Tot: Bepaal de periode die je in het document op wil nemen.
   Toon achtergrond briefpapier: Bepaal of je het briefpapier als achtergrond wil tonen.
6. Genereren
7. Stuur het document naar de freelancer(s) voor bevestiging.

Disclaimer: Hoewel deze content is opgesteld in overleg met juridische adviseurs, is deze slechts bedoeld als algemene richtlijn en vormt deze geen juridisch advies. Je bent zelf verantwoordelijk voor het naleven van de wet. Rentman aanvaardt geen aansprakelijkheid voor niet-naleving. Raadpleeg voor juridisch advies op maat je juridische adviseur of neem rechtstreeks contact op met BVDV.

Veelgestelde vragen

Ik heb al een aantal bestanden voor medewerkers geüpload. Moet ik ze opnieuw uploaden zodat ze in het tabblad 'Documenten' verschijnen?

Nee, je kan reed geuploade documenten verplaatsen naar het tabblad Documenten. Dat doe je zo:

1. Ga naar de sectie met bestanden van de medewerker.
2. Klik op de knop Meer optiesmore_vert
3. Selecteer descriptionKopieer naar medewerkers documenten.
4. Vul de opties in.
5. Opslaan

Kan ik inzien of mijn medewerkers actieve contracten hebben?

Ja. Voeg daarvoor de kolommen "Actief contract" en "Einddatum huidig contract" toe aan je group Medewerkers overzicht. Hier lees je hoe je kolommen toevoegt.