Papierwerk is onvermijdelijk wanneer je bedrijf medewerkers heeft. Bedrijven moeten over de juiste documentatie beschikken om aan regelgeving te voldoen en om de kwalificaties van medewerkers te verifiëren. Dit zijn bijvoorbeeld certificeringen, rijbewijzen of andere vormen van identificatie. Deze informatie is essentieel bij het toewijzen van taken aan het juiste personeel.
Met Medewerkerdocumenten in Rentman uploaden onze gebruikers alle belangrijke personeelsgerelateerde documenten en ordenen en beheren deze op één centrale locatie: het tabblad Documenten. Documenten zijn gegroepeerd in duidelijke categorieën, waardoor je personeelsinformatie gemakkelijk en efficient vindt en beheert.
Daarnaast biedt de functie een nieuwe manier om overeenkomsten te genereren met de optie voor digitale ondertekening, zodat gebruikers voldoen aan de wettelijke vereisten.
In dit artikel lees je hoe je medewerkerdocumenten uploadt, hoe je contracten beheert, hoe je de begin- en einddatums bekijkt en hoe en waar je een nieuwe overeenkomst genereert.
Praktijkvoorbeelden
Dit zijn een aantal voorbeelden hoe je de functie in de praktijk toepast:
Aan de slag met Medewerkerdocumenten
Om Medewerkerdocumenten te kunnen gebruiken, configureer je eerst de gebruikersrolrechten.
Gebruikersrolrechten
Medewerkers die verantwoordelijk zijn voor het beheer van medewerkerdocumenten, moeten hiervoor de juiste toegangsrechten en machtigingen hebben. Om te beginnen schakel je de toegang tot medewerkerdocumenten in, in de settingsConfiguratiemodule. In dit artikel vind je meer informatie over machtigingen voor medewerkerdocumenten.
Het Documenten tabblad
Zodra je de juiste rechten ingesteld hebt, vind je het nieuwe tabblad Documenten wanneer je medewerkersprofiel opent.
Documenttypen
Hier vind je alle medewerkerdocumenten, georganiseerd in mappen gebaseerd op vijf categorieën:
- Contract - Arbeids- of freelance-overeenkomst tussen de medewerker en jouw bedrijf.
- Licentie - Officiële licenties die vereist zijn voor specifieke rollen of taken, zoals het bedienen van apparatuur of voertuigen.
- Certificering - Training- of opleidingscertificaten die de vaardigheden of naleving van het bemanningslid aantonen.
- Verzekering - Bewijs van verzekeringsdekking, zoals een aansprakelijkheids- of ziektekostenverzekering die relevant is voor de taak.
- Identificatiedocument - Wettelijke identiteitsdocumenten waarmee de identiteit van een medewerker wordt geverifieerd, zoals een paspoort of nationale identiteitskaart.
Het overzicht bestaat uit verschillende kolommen die je naar eigen wens kan aanpassen.
Ondertekeningsstatus
Bij het toevoegen van nieuwe documenten worden in de kolom Ondertekeningsstatus verschillende statussen weergegeven:
- Aangevraagd - Deze status verschijnt wanneer een document in Rentman is gegenereerd en digitale ondertekening is ingeschakeld, maar het document nog niet is ondertekend.
- Niet aangevraagd - Elk document dat je handmatig upload, krijgt deze status.
- Ondertekend- Deze status verschijnt wanneer het document is ondertekend met de functie voor digitaal ondertekenen in Rentman.
Een nieuw medewerkerdocument uploaden
Upload de documenten van je medewerkers (externe contracten, ID's, verzekeringen, enz.) in het tabblad Documenten. Zo hebt u ze allemaal op één georganiseerde plek bij elkaar.
Zo upload je een document:
- Gan aar de groupMedewerkersmodule en dubbelklik op een medewerker.
- Ga naar het tabblad Documenten.
- Klik op DOCUMENT UPLOADEN
- Sleep het bestand naar cloud_upload Sleep een bestand of of klik om te uploaden of gebruik te klik-en-upload optie.
Tip: Een medewerkerdocument kan bestaan uit meerdere bestanden, die als één document worden geüpload. Bijvoorbeeld wanneer je aparte afbeeldingen voor de voor- en achterkant van een identiteitskaart hebt. - Vul de opties in.
OptiesDocumentnaam: Geef het document een naam. Dit veld is verplicht om het document te genereren.
Documentsoort: Kies het type document.
Startdatum: Startdatum van het document.
Einddatum: Einddatum van het document - Opslaan
Let op: Rentman verwijdert geüploade crewdocumenten niet automatisch. Om te voldoen aan de lokale wetgeving en de toepasselijke AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming), raden we aan deze documenten indien nodig handmatig te beheren en te verwijderen.
Raamovereenkomst
Het is belangrijk voor zowel werkgevers als freelancers om de rechten en plichten van freelancers/werknemers duidelijk vast te leggen bij indiensttreding. Daarom kun je raamovereenkomsten aanmaken in Rentman. De raamovereenkomst in Rentman is een contractvorm die een bepaalde periode bestrijkt en niet specifiek aan een project is gekoppeld. We hebben een nieuw documenttemplate ontwikkeld voor het aanmaken van raamovereenkomsten.
Let op: Het documenttemplate voor raamovereenkomsten is momenteel alleen beschikbaar in Nederlandse workspaces. Ze worden binnenkort ook beschikbaar in andere talen.
Het raamovereenkomstmodel is generiek en bevat lege velden die de werkgever zelf invult om aan te geven voor welk soort werkzaamheden de freelancer/werknemer wordt ingehuurd en wat de overeengekomen vergoeding is.
Tip: Het is mogelijk om raamovereenkomsten digitaal te versturen en ondertekenen. Lees dit artikel voor meer informatie over digitaal ondertekenen.
Je vindt de template in de templatebibliotheek en voegt deze vanuit daar toe aan je workspace. Zodra je de template aan je bibliotheek hebt toegevoegd en gedupliceerd hebt, kun je deze personaliseren door blokken, modules en variabelen toe te voegen. Genereer een document als test om een goede preview te bekijken in de template-editor. De editor gebruikt de inhoud als live voorbeeld tijdens de aanpassing.
Tip: Lees dit artikel voor geavanceerde aanpassing van documenttemplates.
Een raamovereenkomst maken vanuit het tabblad Documenten
Zo maak je een raamwerkovereenkomst voor een medewerker:
- Ga naar de groupMedewerkersmodule en dubbeklik op een medewerker.
- Ga naar het tabblad Documenten.
- Klik opprintDocument maken
- Voer de overige opties in.
OptiesLayout Template: Kies welk template je voor het document wil gebruiken.
Documentnaam: Kies een naam voor het document. Dit veld is verplicht om het document te generenen.
Documentsoort: Kies het type document.
Startdatum: Startdatum van het document.
Einddatum: Einddatum van het document
Geselecteerde medewerkers: De medewerkers waarvoor je het document wil genereren.
Tekst Voeg een persoonlijke tekst toe of gebruik een gepersonaliseerde teksttemplate.
Geavanceerd Bestandsnaam: Voeg een bestandsnaam toe.
Achtergrond briefpapier weergeven: Bepaal of je de achtergrond van je briefpapier wil tonen.
Onderwerp: Voeg een onderwerp toe. - Genereren
- (Optioneel) Klik op saveOpslaan bij item om het document aan het medewerkersprofiel toe te voegen.
Een raamovereenkomst maken vanuit de Medewerkersmodule
- Ga naar de groupMedewerkersmodule en selecteer een of meerdere medewerkers.
- Klik opprintMEDEWERKERDOCUMENT MAKEN
- Vul de opties in.
OptiesLayout Template: Kies welk template je voor het document wil gebruiken.
Documentnaam: Kies een naam voor het document. Dit veld is verplicht om het document te generenen.
Documentsoort: Kies het type document.
Startdatum: Startdatum van het document.
Einddatum: Einddatum van het document
Geselecteerde medewerkers: De medewerkers waarvoor je het document wil genereren.
Tekst Voeg een persoonlijke tekst toe of gebruik een gepersonaliseerde teksttemplate.
Geavanceerd Bestandsnaam: Voeg een bestandsnaam toe.
Achtergrond briefpapier weergeven: Bepaal of je de achtergrond van je briefpapier wil tonen.
Onderwerp: Voeg een onderwerp toe. - Genereren
- (Optioneel) Klik op saveOpslaan bij item om het document aan het medewerkersprofiel toe te voegen.
Veelgestelde vragen
2. Klik op de knop Meer optiesmore_vert
3. Selecteer descriptionKopieer naar medewerkers documenten.
4. Vul de opties in.
5. Opslaan