In Rentman voeg je extra kosten, zoals hotelovernachtigingen, transport, maaltijden en andere projectgerelateerde uitgaven, toe aan je projecten. Deze kosten worden weergegeven op offertes en facturen, net als materiaal of personeel. Je kan extra kosten ook gebruiken om rechtstreeks vanuit het tabblad Overige kosten inkooporders voor externe leveranciers te genereren.
Wat zijn overige kosten?
Overige kosten helpen je bij het beheren en volgen van projectgerelateerde kosten die buiten materiaal- en personeelskosten vallen, zoals reis-, verblijfs- en andere logistieke kosten. Deze kosten kunnen worden opgenomen in offertes en facturen, waardoor je ze gemakkelijk aan je klant doorberekent.
Maak eenmalige overige kosten aan voor een specifiek project of stel een standaard overige kostenpost in voor alle toekomstige projecten. Je deelt overige kosten in kostengroepen in, die in je financiële documenten worden weergegeven.
In dit artikel lees je hoe je deze functie gebruikt.
Overige kosten toevoegen
Overige kosten toevoegen Overige kosten bewerken
- Ga naar de table_chartProjectenmodule en open een project.
- Ga naar het tabblad Overige kosten van dat project.
- Selecteer + Kosten toevoegen.
- Voer onderstaande gegevens in:
- Naam van de kostenpost (bijv.: "1 hotelovernachting")
- Inkoopprijs per stuk
- Korting
- Aantal
- Verkoopprijs
- Inkoopprijs
- BTW-klasse
- Grootboek
- Details - Opslaan.
- Ga naar de table_chartProjectenmodule en open een project.
- Ga naar het tabblad Overige kosten van dat project.
- Selecteer een overige kostenpost.
- Klik op edit Bewerken bovenaan de kolom om de kostenpost te bewerken.
- Voer de wijzigingen door.
- Opslaan.
Standaard overige kosten instellen
Door het instellen van standaardfuncties versnel je het planningsproces, omdat je ze voor elk project opnieuw gebruikt.
Standaard overige kosten toevoegen Standaard overige kosten bewerken
- Open een project en ga naar het tabblad Overige kosten.
- Klik op het + icoon in het menu links.
- Voer onderstaande informatie in:
- Naam van de kostenpost (bijv. "1 hotelovernachting")
- Inkoopprijs per stuk
- Verkoopprijs
- Korting
- Aantal
- Inkoopprijs
- BTW-klasse
- Grootboek
- Details - Opslaan.
- Ga naar de table_chartProjectenmodule en open een project.
- Ga naar het tabblad Overige kosten van het project.
- Selecteer een standaard overige kostenpost.
- Klik op editbovenaan de kolom om de standaard kostenpost te bewerken.
- Voer de wijziginen door.
- Osplaan.
Hierdoor voeg je eenvoudig terugkerende kosten toe, zoals accommodatie, vluchten, parkeren en dagvergoedingen, zonder dat je telkens dezelfde gegevens hoeft in te voeren.
Overige kosten groeperen
Groepeer overige kosten op een gestructureerde manier, zodat je tijd bespaart, het overzicht verbetert en je jouw financiële documenten overzichtelijk houdt. Zo werkt het:
- Deel overige kosten in kostengroepen in zoals "Eten", "Hotels" of "Vervoer", om alles overzichtelijk en gestructureerd te houden.
- Sleep individuele kosten naar de juiste kostengroep.
- Elke groep toont een subtotaal.
- De volgorde in het tabblad geeft de volgorde op de factuur weer.
- Er wordt, net als bij materiaal, automatisch een standaardgroep gemaakt wanneer je een nieuwe kostenpost toevoegt en er nog geen groepen bestaan. Zijn er wel bestaande groepen? Selecteer dan in welke groep de nieuwe kostenpost moet worden geplaatst.
Hiermee bundel je gerelateerde items, wat zorgt voor structuur en overzichtelijke en duidelijke offertes en facturen.
Verloren of defect materiaal
Materiaaltracking
Wanneer je materiaal terugboekt vanuit een project in de warehouse Magazijnmodule, kun je een item of exemplaar markeren als 'Verloren' of 'Defect'. Deze kosten worden vervolgens toegevoegd aan het tabblad Overige kosten van het project, zodat je deze kosten aan de klant in rekening kan brengen.