In de watch_later Tijdregistratie module kan je de gewerkte uren van al je medewerkers bijhouden. Je kan een registratie koppelen aan een medewerkersfunctie van een project, of een aparte registratie aanmaken. Medewerkers kunnen rechten ontvangen om hun eigen uren (en die van anderen) te registreren. Dit kan door deze medewerker een andere gebruikersrol toe te wijzen in Rentman. 

Het totaal aantal ingevoerde uren verschijnt in de kolom Werkelijke kosten in het tabblad Financieel van je project. Dit biedt een meer nauwkeurige schatting van de medewerkerskosten van een project. Je kan ook informatie uit de watch_later Tijdregistratie module exporteren naar een .xlsx bestand, zodat je de gewerkte uren in jouw eigen accounting software verder kan verwerken.

Rentman biedt geen ondersteuning voor payrolling. Wij raden aan om je data te exporteren uit de watch_later Tijdregistratie module, en accounting software te gebruiken om je gegevens verder te verwerken.

Beschikbaar voor: Lite Classic Pro

-

Nieuwe registratie toevoegen

Je kan je uren registreren in de webversie van Rentman, en in de Rentman App (iOS & Android).

Webversie

  1. Ga naar de watch_later Tijdregistratie module.
  2. Klik  + Tijdregistratie toevoegen
  3. Selecteer de medewerkers op wie deze registratie van toepassing is.
  4. Selecteer de Van / Tot tijden en kies de Pauze lengte.
  5. Vul de overige opties in. 
  6. Vul één of meer werkzaamheden toe die de taken beschrijving die uitgevoerd werden. 
  7. Opslaan

Rentman App (iOS & Android)

Met de Rentman App registreer je je uren terwijl je onderweg bent. Je kan je uren handmatig invoeren, of door in- en uit te klokken. 

Je moet voldoende rechten hebben om je eigen uren te kunnen registreren.

Handmatig invoeren

  1. Ga naar de Opties menu options.png.
  2. Kies Tijdregistratie.
  3. Klik rechtsonderin op de blauwe plus om een tijdregistratie toe te voegen.
  4. Selecteer de Van / tot tijden en kies de Pauze lengte.
  5. Vul de overige opties in.
  6. Vul één of meer werkzaamheden toe die de taken beschrijving die uitgevoerd werden. 
  7. Sla je veranderingen op.

In- en uitklokken

  1. Ga naar het Opties menu options.png.
  2. Kies Tijdregistratie.
  3. Kies Inklokken (het klok icoon).
  4. Je ziet nu een timer lopen op het scherm.
    Deze timer loopt door op de achtergrond wanneer je de Rentman App afsluit.
  5. Om de timer te stoppen, klik Uitklokken
  6. Vul de overige opties in.
  7. Vul één of meer werkzaamheden toe die de taken beschrijving die uitgevoerd werden.
  8. Sla je veranderingen op.

Beschikbare opties

Wanneer je een nieuwe registratie invoert, kan je de volgende informatie invullen:

  • Medewerker(s) -De medewerkers voor wie deze registratie geldt.
  • Van / tot (datum en tijd) - Voer de periode in voor deze registratie.
  • Pauze - Wordt afgetrokken van de duur van de functie.
  • (optioneel) Urentype - Lees dit onderdeel.
  • (optioneel) Reistijd - Wordt niet afgetrokken van de duur van de functie (d.w.z. de medewerker wordt betaald voor de reistijd), maar zal wel worden weergegeven in het 'Details' menu aan de zijkant. 
  • (optioneel) Afstand - De reisafstand die werd afgelegd in deze periode. 
  • (optioneel) Lunch - Selecteer dit vakje wanneer de lunch inbegrepen is in deze tijdsperiode.
  • (optioneel) Werkzaamheid - Beschrijving van de taak die in deze periode werd uitgevoerd. Je kan dit op twee manieren toevoegen:

Activiteit koppelen aan een medewerkersfunctie
Als jouw periode overeenkomt met een geplande medewerkersfunctie, kan je deze activiteit hieraan koppelen door het te kiezen uit de lijst.

Toevoegen als vrije tekst
Als deze registratie niet overeenkomt met een geplande functie, kan je hier zelf ook een activiteit invullen. Je kan altijd meerdere activiteiten toevoegen aan één registratie.

Urentype

Je kan een type toewijzen aan de uren die je registreert. Het type dat je kiest bepaalt of de geregistreerde uren moeten worden opgeteld of afgetrokken van het totaal aantal gewerkte uren.

  • Gewerkt - Het standaard type. Dit wordt opgeteld bij het totaal aantal gewerkte uren.
  • Verlof - Wordt opgeteld bij het totaal aantal gewerkte uren, en wordt ook apart weergegeven als verlofuren.
  • Correctie - Vul zelf een tijdsduur in, en bepaal of deze moet worden opgeteld of afgetrokken van het totaal aantal gewerkte uren.
  • Ziekmelding - Wordt opgeteld bij het totaal aantal gewerkte uren, en wordt ook apart weergegeven als ziekuren.
  • Compensatie - Wordt niet opgeteld bij het totaal aantal gewerkte uren.

Bijvoorbeeld: Je medewerker John heeft al een extra dag gewerkt deze week. Dit type biedt een reden waarom John er op een bepaalde dag/tijd niet was.

Overzicht instellen

In de watch_later Tijdregistratie module zie je alle geregistreerde uren voor de periode die je hebt geselecteerd.

Je kan filteren op de geregistreerde uren, verschillende kolommen toevoegen en de uren groeperen op een kolom voor een beter overzicht.

Rechten voor medewerkers instellen

Medewerkers kunnen rechten krijgen om hun eigen uren (en die van anderen) te registreren. Dit doe je door hun gebruikersrol te bewerken.

Lees ons artikel over Gebruikersrollen voor meer informatie.

Exporteer je tijdregistraties

Je kan je tijdregistraties exporteren als een .xlsx bestand, zodat je de uren bijvoorbeeld verder kan verwerken in je accounting software.

Lees ons artikel over Data exporteren voor meer informatie.

Activiteiten submap

Werkzaamheden registreren is optioneel, maar erg aangeraden. Je kan een activiteit linken aan een project, of een activiteit gewoon als tekst toevoegen.

In het Activiteiten submap van de watch_later Tijdregistratie module vind je een overzicht van alle geregistreerde werkzaamheden. Hier kan je eenvoudig elke projectfunctie vergelijken met de bijbehorende geregistreerde uren voor die functie.

Je kan de werkzaamheden filteren, verschillende kolommen toevoegen en de werkzaamheden per kolom groeperen om een beter overzicht te krijgen.

Als freelancer kan je op het tabblad activiteiten ook het totale tarief vinden dat je met de klant bent overeengekomen voor deze specifieke opdracht. Dit is handig omdat je het kan gebruiken als referentie bij het maken van facturen. Je kan dit tarief vinden onder geplande kosten, die alleen worden weergegeven wanneer je de juiste rechten hebt voor jouw specifieke gebruikersrol.

Voeg de factuurreferentie toe

Selecteer een of meerdere werkzaamheden en klik op post_add Factuurreferentie ingeven om deze werkzaamheden een factuurreferentie te geven. Op deze manier kan je bijhouden voor welke werkzaamheden je medewerkers en freelancers je al gefactureerd hebben en zorg je ervoor dat je niet twee keer voor dezelfde activiteit gefactureerd wordt.

Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 0 van 0

Opmerkingen

0 opmerkingen

U moet u aanmelden om een opmerking te plaatsen.