Grâce aux Devis en ligne, vous pouvez envoyer à vos clients une version numérique de vos devis, plutôt qu'un fichier PDF. Vous pouvez ainsi plus facilement voir les actions de vos clients, qui, eux, peuvent consulter, partager et accepter vos devis depuis un seul et même endroit.
Pourquoi utiliser les devis en ligne ?
Le devis est une étape essentielle des processus commerciaux dans Rentman. Jusqu'à lors, les devis étaient généralement partagés sous forme de fichier PDF en pièce jointe, ce qui impliquait certaines limites :
- Une transparence limitée en ce qui concerne l'ouverture ou la consultation du devis par votre client
- Un contrôle de version strict lorsque plusieurs révisions sont effectuées
- Le téléchargement, transfert et traitement manuels des fichiers PDF
Les devis en ligne aident à répondre à ces défis en passant de PDF basiques à des pages évolutives en ligne, plus faciles à utiliser pour vos clients comme pour vous.
Avantages
| Avantages pour les utilisateurs de Rentman (vous) |
|
| Avantages pour vos clients |
|
Comment créer et publier un Devis en ligne
- Accédez à l'onglet Finance de votre projet.
- Dans la section qui se trouve dans le coin supérieur gauche, sélectionnez Devis.
- Cliquez sur Ajouter un devis
- (Facultatif) Vérifiez les détails du document, sélectionnez les sous-projets à inclure et ajoutez une note personnelle.
- (Facultatif) Modifiez le modèle de document par défaut ou configurez les paramètres avancés.
Le modèle de vos devis peut être modifié afin d'afficher les informations que vous souhaitez voir apparaître sur votre document. Voici comment personnaliser les modèles de document et ajouter un en-tête. - Cliquez sur Générer
- Une fois que votre devis a été généré, vous pouvez le Publier pour créer un lien à partager.
- Dans la fenêtre pop-up, vous pouvez ajuster votre devis en ligne en :
- Personnalisant le titre et le message d'ouverture (le message par défaut peut être paramétré dans le Module Configuration > Communication > Devis en ligne. Découvrez comment ici.)
- Ajoutant vos propres fichiers multimédias (des images par exemple)
- Vérifiant si la page est protégée par un mot de passe. Vous pouvez mettre à jour ce paramètre dans le Module Configuration > Communication > Devis en ligne. (Découvrez comment ici.) - Publiez et affichez
- Votre devis en ligne a été publié avec succès.
- Vous pouvez l'envoyer directement par e-mail à votre client (découvrez comment ici) ou partager le lien et le mot de passe.
Regénérer un devis
Lors de la mise à jour d’un devis suite à la demande d’un client, effectuez vos modifications dans Rentman et prévisualisez la nouvelle version avant de la publier.
Une fois prêt, publiez la version mise à jour du devis en utilisant le même lien que celui précédemment partagé. Votre client verra automatiquement la dernière version — inutile d’envoyer un nouveau PDF ou de vous soucier d’une confusion entre les versions.
Les versions précédentes restent accessibles à titre de référence, permettant à vous et à votre client de suivre l’évolution des modifications au fil du temps.
Si vous régénérez un devis sans sélectionner Synchroniser la nouvelle version, la nouvelle version ne sera visible que par vous. Vous devez resynchroniser le devis pour que votre client voie la dernière version en cliquant sur Synchroniser le devis en ligne.
| Écraser | Remplace la version actuelle du devis. Les modifications sont immédiatement visibles sur la page du devis en ligne pour votre client. |
| Synchroniser la nouvelle version | Génère une nouvelle version du devis, augmente le numéro de version et permet de la synchroniser (ou non) avec l’environnement en ligne. Idéal si vous souhaitez prévisualiser les changements avant de les partager avec le client. |
| Nouvelle version | Génère une nouvelle version du devis, augmente le numéro de version et la synchronise (facultativement) avec l’environnement en ligne — les modifications deviennent alors directement visibles par le client. |
Chaque document que vous générez possède une période d’expiration. Une fois ce délai écoulé, le devis n’est plus valide. Par défaut, Rentman applique une durée de 14 jours, mais vous pouvez modifier cette durée selon vos besoins.
Vous pouvez toujours modifier manuellement la période d’expiration d’un document, ce qui remplace le paramètre par défaut.
- Allez dans le settings module Configuration > Finances > Finances.
- Trouvez l’option Période d’expiration par défaut des devis/contrats, et indiquez le nombre de jours souhaité.
Comment mettre un devis en ligne hors ligne
Vous pouvez facilement mettre votre devis en ligne hors ligne en cliquant sur les trois points à côté de Paramètres et en sélectionnant Mettre le devis hors ligne.
Si vous changez d’avis, vous pouvez toujours republier la dernière version en ligne à tout moment.
Fonctionnement du devis en ligne du point de vue du client
- Le client saisit le mot de passe pour accéder au devis en ligne, puis clique sur Afficher le devis.
-
Il peut ensuite :
Signer le devisTélécharger le devisDemander des modificationsToute demande de modification apparaîtra dans votre espace Rentman, où elle pourra être examinée et marquée comme résolue.
Paramètres de document
Sélectionnez les séries de numéros de ce document.
Le numéro du document. Vous pouvez utiliser ce numéro comme référence interne et pour son destinataire.
Dans le module Configuration, vous pouvez configurer les séries de numéros afin de définir à partir de quel numéro chaque document doit commencer.
Cliquez sur "Nouveau numéro" en haut de la fenêtre de document pour créer un devis ou un contrat supplémentaire pour votre client. Cela permet d'offrir au client plusieurs alternatives parmi lesquelles choisir, et tous les devis seront affichés dans l'onglet Finance.
Choisissez la date à laquelle le document expirera.
Modèle : choisissez un modèle pour ce document. Le type de projet détermine le modèle sélectionné par défaut. Vous pouvez toutefois toujours choisir un modèle différent de celui proposé par défaut. Choisissez un modèle de document pour ce document.
Le type de projet de votre projet détermine le modèle sélectionné par défaut. Vous pouvez cependant toujours choisir un modèle différent de celui proposé.
En-tête : un en-tête correspond à l’arrière-plan d’un document et peut contenir des images, en-têtes et pieds de page. Le type de projet détermine l’en-tête sélectionné par défaut, mais vous pouvez en choisir un autre si vous le souhaitez.
Afficher les combinaisons physiques et virtuelles : choisissez si le contenu de vos combinaisons physiques ou virtuelles doit être affiché ou masqué. Vous pouvez configurer ce paramètre par défaut dans le module Équipements.