Même si Rentman n'est pas un système CRM, nous pouvons déjà vous offrir quelques fonctionnalités pour gérer vos contacts. Dans cet article, nous allons vous montrer quelles fonctionnalités du logiciel peuvent vous aider et servir de CRM.

Gardez un aperçu de tous vos contacts

Dans le module Contacts, vous trouverez une vue d'ensemble de tous vos contacts, lieux de prestations et fournisseurs. Ajoutez ou éditez des colonnes afin de garder un œil sur toutes les informations dont vous avez besoin. Vous pouvez également filtrer et grouper vos contacts pour obtenir un aperçu assez flexible.

Enfin, utilisez des étiquettes et créer une structure de dossiers qui vous permettra de catégoriser vos clients comme vous le souhaitez (par lieux, par importance, par type d'évènements, etc.).

Exemple d'utilisation : vous rendez visite à un client dans une région ou une ville en particulier. Vous pouvez filtrer vos contacts et voir qui se trouve dans le coin afin de leur rendre visite et entretenir la relation que vous avez avec eux.

Astuce : lorsque vous ajoutez ou éditez un contact, vous pouvez leur ajouter des conditions de paiement particulières. Cela vous permettra de toujours respecter les remises que vous leur avez promises ou bien d'appliquer des moments de facturations définis.

Ajoutez des notes et avertissements 

Vous pouvez noter certaines informations afin d'être sûr de ne jamais rien oublier. Ajoutez une note à un projet ou bien directement à un contact et rendez ces notes visibles de tous ou bien seulement de quelques intéressés comme les managers par exemple.

Exemple d'utilisation : vous venez d'avoir une réunion avec un client qui vous a donné quelques retours sur vos collaborations les plus récentes. Ajoutez une note dans Rentman qui vous permettra de ne rien oublier lorsque vous planifierez les projets futurs.

Les avertissements sont particulièrement pratiques pour que certaines informations importantes ressortent bien. Lorsque vous ajoutez ou éditez un contact, rendez-vous dans l'onglet Données et ajoutez un petit message dans le champ Avertissement. Lorsque vous ajoutez un contact à un projet, un message apparaitra automatiquement avec l'avertissement correspondant.

Définissez un rappel pour vous (ou vos équipes)

Ajouter une tâche est un bon moyen de définir un rappel, que ce soit pour vous ou vos collègues. Cela peut être, par exemple, "assurer le suivi après l'événement" ou bien "rappeler M. X ou Mme. Y en mars". Dans le assignment_turned_in module Tâches, vous pouvez garder un œil sur les tâches faites et celles qui restent à faire. Vous pouvez également gérer les priorités en ajoutant des étiquettes et des filtres pour les clients les plus importants.

Utilisez mes Statistiques pour mieux connaître vos clients

Les données deviennent vos meilleures amies quand il s'agit de gérer vos contacts. Une analyse des  résultats statistiques vous permettra d'identifier vos clients les plus fidèles ou bien ceux avec qui vous faites le plus d'affaires. De plus, vous pourrez par exemple savoir quels types de projets vous rapportent le plus.

Exemple d'utilisation : 1) vérifiez le nombre total de fois où vous avez sous-loué un équipement auprès d'un fournisseur. Demandez-vous s'il ne serait pas plus intéressant d'acheter l'article en question plutôt que de le louer à chaque fois ou bien si vous pourriez vous permettre de négocier une remise avec votre fournisseur.
2) Repérez vos clients les plus importants pour savoir quel soin leur apporter.

Envoyez des documents par e-mail à vos clients

Vous pouvez envoyer vos documents par email (devis, factures, contrats, etc.) directement à vos clients depuis Rentman. Dans l'onglet Messages, vous pouvez garder un œil sur tous les messages envoyés à vos clients, mais également à votre personnel.