Con la funzionalità Preventivi online, puoi inviare ai tuoi clienti una versione digitale del tuo preventivo, senza dover usare un PDF. Questo ti permette di monitorare facilmente l’interazione del cliente e offre a quest’ultimo un modo semplice per visualizzare, condividere e accettare i preventivi, tutto in un unico posto.
Perché usare i preventivi online?
La creazione dei preventivi è una fase fondamentale del processo di vendita su Rentman. Finora, i preventivi venivano principalmente inviati come allegati PDF, il che spesso comportava alcune difficoltà, tra cui:
- Visibilità limitata: non sempre è possibile sapere se il cliente ha aperto o visualizzato il preventivo.
- Controllo delle versioni più difficile: inviare più revisioni può creare confusione.
- Gestione manuale dei PDF: i clienti devono scaricare, inoltrare e organizzare manualmente i file.
I preventivi online risolvono questi problemi, spostando il documento da un file statico a una pagina online interattiva, più semplice da usare sia per te che per i tuoi clienti.
Vantaggi
| Per gli utenti Rentman (tu): |
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| Per i clienti: |
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Come creare e pubblicare un preventivo online
- Vai nella scheda Contabilità del tuo progetto;
- nella sezione in alto a sinistra, seleziona Preventivi;
- clicca su Aggiungi preventivo
- (facoltativo) controlla i dettagli del documento, seleziona i sottoprogetti da includere e aggiungi un messaggio personale;
- (facoltativo) modifica il modello predefinito o configura impostazioni avanzate. Puoi personalizzare il modello per mostrare le informazioni che vuoi far apparire nel documento. Qui puoi imparare a personalizzare i modelli e aggiungere una carta intestata;
- clicca su Genera
- una volta generato, clicca su Pubblica per ottenere un link condivisibile;
-
nella finestra pop-up puoi personalizzare il preventivo online:
- Modifica il titolo e il messaggio di benvenuto (il messaggio predefinito si imposta nel modulo Configurazione > Comunicazione > Preventivi online).- aggiungi immagini o altri media.
- controlla se la pagina è protetta da password (modificabile nel modulo Configurazione > Comunicazione > Preventivi online).
- Pubblica e visualizza
- il tuo preventivo online è stato pubblicato con successo;
- puoi inviarlo direttamente via e-mail al cliente oppure condividere il link e la password. Leggi questo articolo per saperne di più.
Rigenerare un preventivo
Quando aggiorni un preventivo su richiesta del cliente, effettua le modifiche in Rentman e visualizza l’anteprima della nuova versione prima di pubblicarla.
Una volta pronta, pubblica il preventivo aggiornato utilizzando lo stesso link che avevi condiviso in precedenza. Il cliente vedrà automaticamente l’ultima versione — senza bisogno di inviare un nuovo PDF o preoccuparti di eventuali confusioni tra le versioni.
Le versioni precedenti restano accessibili come riferimento, consentendo a te e al cliente di tenere traccia delle modifiche nel tempo.
Se rigeneri un preventivo senza selezionare Sincronizza nuova versione, la nuova versione sarà visibile solo a te.
Per permettere al cliente di visualizzare l’ultima versione, devi sincronizzare nuovamente il preventivo cliccando su Sincronizza preventivo online.
| Sovrascrivi | Sovrascrivi la versione attuale del preventivo. Le modifiche saranno immediatamente visibili al cliente nella pagina del preventivo online. |
| Sincronizza la nuova versione | Crea una nuova versione del preventivo, incrementa il numero di versione e, se desideri, sincronizzala con l’ambiente online. Questa opzione è utile se vuoi visualizzare in anteprima le modifiche senza renderle ancora visibili al cliente. |
| Nuova versione | Crea una nuova versione, aggiorna il numero di versione e, se lo desideri, sincronizzala con l’ambiente online, in questo caso, le modifiche saranno subito visibili al cliente. |
Ogni preventivo ha un periodo di validità. Per impostazione predefinita, Rentman utilizza 14 giorni, ma puoi modificarlo manualmente.
Puoi sempre modificare manualmente il periodo di validità di un documento. In questo modo verrà sovrascritta l’impostazione predefinita.
- Vai al modulo settings Configurazione > Contabilità > Contabilità;
- trova l’opzione Data di scadenza predefinita per preventivi/contratti e inserisci il numero di giorni desiderato.
Come disattivare i preventivi online
Puoi disattivare un preventivo online cliccando suvicino a Impostazioni e selezionando Disattiva preventivo online.
Se cambi idea, puoi sempre pubblicare di nuovo l’ultima versione online.
Come funziona il preventivo online dal punto di vista del cliente
- Il cliente inserisce la password per accedere al preventivo online Visualizza preventivo
-
può quindi:
Firmare il preventivoScaricare il preventivoRichiedere delle modificheLe richieste di modifica appariranno nel tuo spazio di lavoro Rentman, dove potrai revisionarle e segnare come risolte.
Impostazioni del documento
Scegli la numerazione del documento.
Numero
Lo puoi usare come riferimento interno o per il destinatario. Puoi configurare la numerazione predefinita nel modulo Configurazione, per decidere con quale numero ciascun documento deve iniziare.
Fai clic su “Nuovo numero” nella parte superiore della schermata del documento per creare un preventivo o un contratto aggiuntivo per il tuo cliente. Questa funzionalità è utile quando vuoi offrire al cliente più opzioni tra cui scegliere; tutti i preventivi saranno visibili nella scheda Contabilità.
Seleziona la data in cui questo documento scadrà..
Modello: scegli un modello di documento per questo file. Il tipo di progetto determina quale modello viene selezionato automaticamente, ma puoi sempre sceglierne uno diverso da quello predefinito.
Carta intestata: la carta intestata è lo sfondo del documento e può includere immagini, intestazioni e piè di pagina. Anche in questo caso, il tipo di progetto determina quale carta intestata viene selezionata per impostazione predefinita, ma puoi sempre sceglierne un’altra.
Combinazioni fisiche e virtuali: scegli se mostrare o nascondere il contenuto delle tue combinazioni fisiche o virtuali. Puoi leggere qui come gestire questa impostazione durante la generazione di un documento. È inoltre possibile configurare questa preferenza in modo predefinito nel modulo Materiale.