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Leggi: Configura termini e condizioni
Leggi: Gestisci i libri mastri
Per configurare le date di fatturazione, vai su settings Configurazione > Contabilità > Date di fatturazione
Per impostare le condizioni di pagamento, vai su settings Configurazione > Contabilità > Condizioni di pagamento
Scopri come configurare i tuoi preventivi online.
Quando generi un preventivo o un contratto, Rentman copia automaticamente le informazioni finanziarie dalla pianificazione del progetto. Per mostrare queste informazioni sui tuoi documenti, devi prima pianificare il materiale e le attività del personale e trasporto.
Non c'è differenza pratica tra l'utilizzare preventivi o contratti. Puoi usare gli uni, gli altri, o entrambi, a seconda delle tue preferenze.
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Crea un preventivo o un contratto
- vai alla scheda Contabilità del tuo progetto;
- nella sezione in alto a sinistra, scegli tra Preventivo o Contratto;
- clicca su Aggiungi preventivo o Aggiungi contratto;
- (facoltativo) Controlla i dettagli del documento, scegli quali sottoprogetti includere, e aggiungi un testo personalizzato;
- (facoltativo) Cambia il modello di documento predefinito, la carta intestata, e le impostazioni avanzate; Il modello dei preventivi può essere modificato per visualizzare le informazioni che vuoi che appaiano sul tuo documento. Leggi i seguenti articoli per sapere come Personalizzare i modelli di documento e aggiungere la carta intestata.
- clicca su Generare.
Il documento verrà salvato sulla scheda Contabilità del tuo progetto, nella sezione in alto a sinistra.
Una volta creato il tuo preventivo, puoi trasformarlo in un preventivo online pubblicandolo.
Scopri di più sui preventivi online qui.
Apportare cambiamenti a un preventivo o a un contratto
Se cambi qualcosa nel progetto o nel documento, per vedere i cambiamenti devi scegliere tra sovrascrivere il documento, creare un nuovo numero, o generare una nuova versione.
Ecco come scegliere tra le diverse opzioni:
- Sovrascrivi per aggiornare il preventivo senza cambiare versione nè numero. Usa questa opzione finchè il tuo preventivo non è pronto.
- Crea una nuova versione se vuoi inviare una versione aggiornata di un preventivo. La vecchia versione viene salvata come file nel progetto e il numero della versione viene aggiornato ma non il numero del preventivo (es. "preventivo n200" diventa "preventivo n200 v2" e non "preventivo n201").
- Crea un nuovo numero (come spiegato nella sezione precedente) se vuoi offrire un nuovo preventivo e tenere quello vecchio come paragone. Questo nuovo preventivo avrà un nuovo numero rispetto a quello vecchio. Se vuoi che un cliente firmi digitalmente per confermare dei cambiamenti, questa è l'opzione da scegliere.
Se non scegli nessuna di queste tre opzioni, i cambiamenti apportati non verranno mostrati nel documento.
Per apportare cambiamenti a un preventivo o a un contratto:
- apri il documento;
- clicca su edit Modifica in alto a destra;
- clicca su Generare;
- scegli tra Sovrascrivi e Nuova versione;
Ogni documento che crei ha una data di scadenza. Dopo questo periodo, il documento non sarà più valido. Rentman pone la data di scadenza di default a 14 giorni dalla data di creazione del documento, ma puoi modificare questa impostazione alla durata che preferisci.
Puoi sempre cambiare manualmente la data di scadenza di un documento. Questo sovrascriverà le impostazioni predefinite.
- Vai al modulo settings Configurazione > Contabilità > Contabilità.
- Trova l'opzione Data di scadenza di preventivo/contratto predefinita e inserisci il numero di giorni desiderato.
La data di scadenza di un documento è mostrata sul documento stesso.
Nel modulo Configurazione puoi anche scegliere di dare ai tuoi clienti la capacità di firmare documenti dopo la data di scadenza.
Nel modulo Progetti puoi filtrare i progetti in base ai Progetti con preventivi scaduti.
Scarica il tuo documento
Puoi scaricare il tuo preventivo o contratto come file .PDF o Word (.docx). Clicca l'icona 'Scarica' in alto a destra e scegli tra 'Scarica come PDF' e 'Scarica come file Word' durante la creazione del documento.
Non dimenticare di (ri)generare il tuo documento per applicare una qualsiasi modifica non salvata prima di scaricare il tuo file.
Invia il tuo preventivo o contratto via email
Puoi inviare il tuo preventivo o contratto via email direttamente da Rentman. Puoi anche lasciare che i tuoi clienti firmino i tuoi preventivi o contratti digitalmente.
Impostazioni del documento
Scegli la numerazione del tuo documento.
Il numero del documento può essere utilizzato come riferimento interno e per il destinatario.
Nel modulo settings Configurazione, puoi impostare la numerazione dei tuoi documenti per scegliere da quale numero debba partire ogni documento.
Clicca su "Nuovo numero" in cima alla schermata del documento per creare un ulteriore preventivo o contratto per il tuo cliente. Questo è utile per fornire a un cliente più di un'opzione tra cui scegliere. Tutti i preventivi saranno mostrati nella scheda Contabilità.
Scegli la data di scadenza del documento.
Modello: Scegli un modello di documento. Il tipo di progetto che scegli determina quale modello sarà selezionato per default, ma puoi sempre scegliere un modello diverso da quello predefinito.
Carta intestata: La carta intestata è lo sfondo di un documento e può contenere immagini, intestazioni, e piè di pagina. Il tipo di progetto determina l'intestazione per default, ma puoi sempre scegliere un'intestazione diversa da quella predefinita.
Scegli se mostrare il contenuto dei tuoi kit flessibili o fissi.: Puoi scegliere quale opzione usare come predefinita nel modulo Materiale.