In de tabbladen Personeelsplanning en Transportplanning van een project plan je medewerkers en voertuigen op personeels- en transportfuncties. Deze tabbladen geven een overzicht van de functies die ingepland moeten worden, welke medewerker of voertuig beschikbaar is en welke er al ingepland zijn.
Ook kun je vanuit de Personeelsplanning en Transportplanning tabbladen medewerkers uitnodigen voor functies en de planning direct versturen.

.

Overzicht

Geplande functies

Het tabblad Personeelsplanning van een project biedt een overzicht van alle personeelsfuncties. Het tabblad Transportplanning doet hetzelfde, maar dan voor alle transportfuncties. Deze functies plan je op een project vanuit het tabblad Personeel en transport.

Een functie is alleen zichtbaar in de tabbladen Personeelsplanning en Transportplanning als er tijden zijn verbonden aan de functie. Vervolgens worden alle geplande functies op chronologische volgorde weergegeven.

Functiegroepen kiezen

Alle personeels- en transportfuncties die gepland zijn op een project zijn standaard zichtbaar. In het tabblad Personeel en transport plan je functies in functiegroepen.

In zowel het tabblad Personeelsplanning als Transportplanning filter je op deze functiegroepen, zodat je alleen de functies ziet die behoren tot die functiegroep.

Via het drop-down menu waarin 'Alle functiegroepen' standaard geselecteerd is, selecteer je de gewenste functiegroep.

Voorbeeld:

Functies zonder gekoppelde periode

Wanneer er geen periode gekoppeld is aan een functie in het tabblad Personeel en transport wordt de functie niet getoond in de tabbladen Personeelsplanning en Transportplanning. Om een functie zichtbaar te maken in deze tabbladen, dien je dus eerst een periode te koppelen. Functies zonder tijd kunnen wel gepland worden in de uitgebreide account_circle Personeelsplannermodule.

Medewerkers en voertuigen

In het tabblad Personeelsplanning vind je de medewerkers die gepland kunnen worden op functies.

In het tabblad Transportplanning zie je de voertuigen die gepland kunnen worden op functies.

Beschikbaarheid van medewerkers

Bij het inplannen van medewerkers is het belangrijk om inzicht te hebben in wie er beschikbaar is en wie niet. Zodra je een functie selecteert wordt door middel van kleuren de beschikbaarheid van de medewerkers getoond:

In de tijdlijn vind je diepgaandere informatie. Deze tijdlijn open je door op een functiegroep of geplande medewerker/voertuig te klikken, gevolgd door watch_later Open tijdlijn.

Een enkele medewerker of voertuig plannen op een functie

1. Ga naar het tabblad Personeelsplanning of Transportplanning.
2. Klik op de functie waarop je een medewerker of voertuig wil plannen.
3. Dubbelklik op de medewerker die je wil inplannen op de functie.
4. De medewerker is nu ingepland op de functie en wordt als compleet weergegeven.

Je kan ook medewerkers inplannen door gebruik te maken van uitnodigingen.

Zichtbare en onzichtbare planning

Het is mogelijk om personeels- en transportfuncties zichtbaar of onzichtbaar te maken voor medewerkers. Dit is handig wanneer de planning nog niet definitief is en je niet wil dat medewerkers er al inzicht in hebben.

• Wanneer een functie zichtbaar gepland is, wordt deze weergegeven in de persoonlijke agenda van de medewerker.
• Wanneer een functie onzichtbaar gepland is, wordt deze niet weergegeven in de persoonlijke agenda van de medewerker.

De planning communiceren

Via het tabblad Personeelsplanning communiceer je de planning met je medewerkers. De ingeplande medewerkers ontvangen een persoonlijke e-mail met specificaties over de functies waarop ze gepland zijn.

De planning wijzigen zonder prijsveranderingen

Nadat je een tijdschema voor de offerte hebt ingevoerd, ga je aan de slag met het plannen van medewerkers. Bijvoorbeeld inplannen dat het team een half uur voor de functie aanwezig is. Maar je wil niet dat de prijs voor de klant hierdoor verandert. Dit kun je doen voor een medewerker, een functie of een hele functiegroep.

Let op: Het instellen van een andere planningsperiode heeft invloed op de totale kosten (het salaris van de medewerkers), maar niet op de totale prijs (wat je offreert aan de klant).

Medewerker

1. Ga naar het tabblad Personeelsplanning.
2. Dubbelklik op de naam van de geplande medewerker.
3. Pas de Planningsperiode aan.
4. Klik op  Opslaan

Voorbeeld:

In onderstaand voorbeeld zijn de tijden van de functie hetzelfde gebleven (de klant ziet dus geen wijzigingen), maar de geluidstechnicus wordt nu een half uur voor en na de functie ingepland.

Enkele functie

1. Ga naar het tabblad Personeel en transport van het project.
2. Klik op een functie en selecteer edit Bewerken.
3. Ga naar de sectie Tijdschema en pas de tijden aan.
4. Opslaan

Functiegroep

1. Ga naar het tabblad Personeel en transport van het project.
2. Dubbelklik op de functiegroep die je wil bewerken.
3. Wijzig de planningsperiode.
4. Klik op  Opslaan

De planning bewerken en de prijs wijzigen

Het is ook mogelijk om de planning aan te passen en de prijs voor de klant mee te laten wijzigen. Dit kan alleen bij een functiegroep, niet voor een enkele functie.

1. Ga naar het tabblad Personeel en transport van het project.
2. Dubbelklik op de functiegroep die je wil bewerken.
3. Bewerk de gebruiksperiode.
4. Bewerk de tijden, klik op  Toepassen  en vervolgens op  Opslaan

Kostentarieven

Een tarief toepassen

Wanneer je een medewerker toevoegt, stel je een standaard kostentarief in.

Wanneer je een medewerker voor een functie inplant, kun je een ander tarief dan het standaard tarief toepassen:

1. Dubbelklik op de medewerker in het tabblad Personeelsplanning.
2. Selecteer het tarief dat je wil toepassen bij Kostentarief.