Projekte sind das Herzstück von Rentman. Sie bilden das Element, um das sich alle anderen Informationen und Module der Software drehen.
In diesem Artikel erklären wir die verschiedenen Komponenten des am häufigsten verwendeten Projekttyps in Rentman, dem regulären Projekt. Du erfährst, welchen Zweck jeder Reiter erfüllt und welche Informationen dort eingegeben werden sollten.
Was ist ein Projekt in Rentman?
Ein Projekt steht für eine Veranstaltung, die von deinem Unternehmen organisiert wird – z. B. ein Konzert, ein Festival, eine Hochzeit, eine Materialvermietung oder ein Verkauf.
Für eine Veranstaltung benötigt ein Kunde Material an einem bestimmten Ort und zu bestimmten Terminen. Um das Material dorthin zu bringen, werden eventuell ein oder mehrere Fahrzeuge benötigt. Um Fahrzeuge zu fahren, Material oder Strukturen aufzubauen usw., brauchst du auch Personal.
Wenn du nicht über alles benötigte Material für die Veranstaltung verfügst, musst du es möglicherweise von einem anderen Unternehmen zumieten und dafür einen Bestellauftrag erstellen oder es aus einem deiner anderen Lagerstandorte holen.
Bevor du und dein Kunde alle Details der Veranstaltung festlegen, müssen möglicherweise mehrere Angebote verschickt werden, gefolgt von einer Rechnung.
All diese Elemente werden in den verschiedenen Reitern organisiert, aus denen dein Projekt besteht.
Hinweis: Die verfügbaren Reiter können je nach deiner Lizenz variieren.
Projekttypen
-
Reguläres Projekt:
Es wird verwendet, wenn
das Projekt Materialvermietung und Personalplanung beinhaltet.
Dies kann eine
Veranstaltung nur mit Material
sein, ohne dass Personal eingesetzt wird. Es kann auch eine
Veranstaltung nur mit Personal
sein, ohne Material. Wenn du eine Veranstaltung mit Mietmaterial und
Verbrauchsmaterialien
hast, kannst du ebenfalls diesen Projekttyp verwenden.
-
Ohne-Zeiten (Verkauf) Projekt:
Es wird für den Verkauf von Material verwendet. Sobald das Material dein
Lager verlässt, kehrt es nicht zurück, daher hat oder benötigt dieser
Projekttyp
theoretisch keine Zeiträume.
- Transfer-Projekt: Wird verwendet, wenn du dein Material von einem Lagerort zu einem anderen transferieren möchtest.
-
Aufbau eines regulären Projekts
Sobald du ein Projekt erstellt hast, kannst du beginnen, die Informationen im Reiter Allgemein auszufüllen.
Bevor du dein Projekt speichern kannst, musst du die Zeiträume (Planungs- und Nutzungszeitraum) im Reiter Zeitplan eintragen.
Reiter Allgemein
Hier findest du die wichtigsten Details wie Name, Kunde, Standort, Projekttyp und Zeitplan.
Der Reiter ist in Abschnitte unterteilt.
Projektabschnitt
-Name: Der Name deines Projekts. Dieser wird in der Projektübersicht und auf den generierten Dokumenten angezeigt.
-Projekttyp: Jeder Projekttyp enthält voreingestellte Optionen für ein Projekt, z. B. Rechnungszeitpunkt, Briefkopf, Farbe und Vorlagen für Angebote, Verträge, Rechnungen. Projekttypen helfen, Projekte in der Übersicht und im Statistikmodul zu unterscheiden. Mehr dazu im Artikel über Projekttypen.
-Status: Standardmäßig haben alle neuen Projekte den Status Konzept. Der Status ändert sich automatisch basierend auf deinen oder den Aktionen deines Kunden. Du kannst ihn hier auch manuell festlegen. Mehr zu Projektstatus hier.
-Nummer: Wird das Feld leer gelassen, generiert Rentman automatisch eine Projektnummer. In den settingsKonfiguration-Modul kannst du die Nummernkreise bearbeiten. Alternativ kannst du hier auch eine eigene Nummer eintragen.
-Account Manager: Wähle einen Poweruser deines Accounts als Account Manager für dieses Projekt. Farbe: Eine eindeutige Farbe hilft, Projekte im eventMeine Planung-Modul und in der Übersicht zu unterscheiden. Du kannst auch eine Standardfarbe für jeden Projekttyp festlegen.
-Externe Referenz: Optional kannst du hier z. B. eine Bestellnummer eintragen. Standardmäßig wird diese nicht auf Dokumenten angezeigt und muss als separate Variable hinzugefügt werden.
-Lagerort: Wenn du mehrere Lagerorte hast, kannst du den Lagerort für dieses Projekt auswählen. Lagerorte erscheinen hier nicht, da von ihnen kein Projekt geplant werden kann. Mehr dazu hier.
-Zeitzone: Bei aktivierter Unterstützung mehrerer Zeitzonen kannst du die Zeitzone für das Projekt auswählen. Jedes Unterprojekt kann eine eigene Zeitzone haben. Mehr zu Zeitzonen.
Kundenabschnitt
Wähle einen Kunden (und Ansprechpartner) für dein Projekt. Kunde und Ansprechpartner müssen zuerst im contact_phone Kontakte-Modul hinterlegt sein. Wenn die Adresse des Kunden gespeichert ist, erscheint sie hier, sobald du ihn auswählst.
Ist der Kunde noch nicht im contact_phone Kontakte-Modul, kannst du ihn direkt aus dem Abschnitt Kunde über more_vert hinzufügen.
Standortabschnitt
Wähle einen Standort für dein Projekt. Der Standort muss zuerst im contact_phone Kontakte-Modul hinterlegt sein. Der Standort wird auf einer Karte angezeigt, inklusive Entfernung und Reisezeit vom Lager zum Standort. Ist der Standort noch nicht im contact_phone Kontakte-Modul, kannst du ihn direkt aus dem Abschnitt Standort über more_vert hinzufügen.
Projektfortschritt
Die Symbole im Projektfortschritt zeigen, was bereits erledigt ist und was noch erledigt werden muss.
Weitere Informationen zu den Projektfortschritt-Symbolen findest du hier.
Aufgaben/Notizen/Dateien
Lies unseren Artikel über Aufgaben, Notizen und Dateien für mehr Informationen.
Zeitplanabschnitt
Der Abschnitt Zeitplan enthält alle Zeiträume deines Projekts. Standardmäßig sind der Planungszeitraum und der Nutzungszeitraum des Materials enthalten.
Weitere Informationen zur Nutzung des Zeitplans findest du in diesem Artikel.
Packliste oder Callsheet erstellen
Lies unseren Artikel über Erstellung einer Packliste oder eines Callsheets für mehr Informationen.
Reiter Zeitplan
Der Reiter Zeitplan listet alle Zeiträume auf, die im Zusammenhang mit deinem Projekt stehen. Standardmäßig umfasst dies sowohl den Planungszeitraum als auch den Zeitraum der Material-Nutzung. Ein Projekt kann erst gespeichert werden, wenn der Zeitplan definiert wurde. Wenn du dein Projekt in ein komplexeres Projekt mit Subprojekten (z. B. im Falle einer Tournee) umwandeln möchtest, kannst du die verschiedenen Zeiträume jedes Subprojekts in diesem Reiter einsehen.
Rentman-Tipp:⧏/STRONG⧐ Wir empfehlen dir, dein Projekt in detaillierte Zeiträume zu unterteilen. Die von dir definierten Zeiträume hängen von deinem Arbeitsablauf, der Veranstaltung und den Anforderungen deines Unternehmens ab und werden später mit Material-, Funktions- und Transportgruppen verknüpft.
Reiter Material
Im Material-Reiter planst du das Material für dein Projekt. Du musst das Material in Materialgruppen einteilen, die bestimmten Zeiträumen zugeordnet sind.
Materialgruppen helfen dir, das Material für das Event zu organisieren – z. B. nach Typ (Ton, Licht etc.), nach Standort (Tor A, Bereich 5 etc.) oder nach Tag (Tag 1, Tag 2 etc.).
Durch die Verknüpfung einer Materialgruppe mit einem Zeitraum kann Rentman die Verfügbarkeit des Materials prüfen. Bei Materialengpässen kannst du diese lösen und eine Bestellung erstellen.
Eine Material-Zeitleiste zeigt dir Verfügbarkeit, Mengen und weitere Projekte, für die das Material eingeplant ist.
Reiter Personal & Transport
Im Personal & Transport-Reiter definierst du die Anforderungen an Personal und Fahrzeuge für dein Projekt – inklusive Rollen (z. B. Beleuchter, Fahrer, Tontechniker), Anzahl der Personen und Fahrzeugtypen (Größe, Kapazität etc.).
Diese Anforderungen werden über Funktionen verwaltet:
- Personal-Funktionen für das Personal
- Transport-Funktionen für Fahrzeuge
Vor der Planung musst du die benötigten Funktionen erstellen (falls noch nicht geschehen). Funktionen werden in Funktionsgruppen zusammengefasst, die jeweils bestimmten Zeiträumen zugeordnet sind.
Die Funktionsgruppen helfen dir, die Aufgaben für das Event zu ordnen – z. B. nach Projektphase (Aufbau, Abbau etc.), nach Standort (Tor A, Bereich 5 etc.), nach Tag (Tag 1, Tag 2 etc.) oder nach Arbeitszeiten (Frühschicht, Spätschicht etc.). Die Verknüpfung einer Funktionsgruppe mit einem Zeitraum ermöglicht es Rentman, die Verfügbarkeit von Personal und Fahrzeugen für diesen Zeitraum zu prüfen.
Reiter Zusatzkosten
Zusatzkosten ermöglichen es dir, projektbezogene Kosten über Material und Personal hinaus zu erfassen – z. B. Reise-, Unterbringungs- oder Verpflegungskosten. Diese Kosten können auf Angeboten und Rechnungen erscheinen, genau wie Material- oder Personalpositionen. Du kannst auch Bestellungen für externe Lieferanten direkt im Reiter Zusatzkosten erstellen.
Reiter Finanzen
Der Reiter Finanzen bietet einen vollständigen Überblick über Einnahmen, Kosten und Rentabilität deines Projekts. Er enthält eine detaillierte Aufschlüsselung von geschätzten, geplanten und tatsächlichen Kosten sowie eine Übersicht über den Gesamtgewinn und bereits fakturierte Beträge.
Falls du das Add-on Angebote und Rechnungen hast, kannst du:
- Gesamtsummen und Margen pro Kostenkategorie einsehen
- Rabatte anwenden
- Umsatzsteuerdetails anpassen
Von diesem Reiter aus kannst du auch direkt Angebote, Verträge und Rechnungen erstellen und versenden.
Reiter Zumietungen
Der Reiter Zumietung gibt dir einen Überblick über alle Zumietungen – sowohl interne als auch externe – die mit deinem Projekt verbunden sind. So kannst du Materialengpässe gezielt adressieren.
- Interne Zumietungen: Wenn du Material aus einem deiner eigenen Lagerorte für ein bestimmtes Projekt ausleihst.
- Externe Zumietungen: Wenn das benötigte Material in keinem deiner Lager verfügbar ist und von einem externen Anbieter bezogen wird.
Aus diesem Reiter kannst du auch eine Bestellung für eine bestimmte Zumietung erstellen. Dieser Reiter bietet nur eine Übersicht der Zumietungen; die Erstellung erfolgt nicht direkt hier. Mehr zum Hinzufügen einer Zumietung in diesem Artikel.
Reiter Bestellungen
Eine Bestellung (PO) ist ein Dokument, das du erstellen kannst, um zusätzliche Projektkosten oder Zumietungen zu erfassen. Der Bestellungen-Reiter zeigt eine Übersicht aller mit dem Projekt verbundenen Bestellungen.
Hinweis: Dieser Reiter bietet nur eine Übersicht der Bestellungen; die Erstellung erfolgt nicht direkt hier. Eine Bestellung kannst du über den Reiter Zusatzkosten oder Zumietung deines Projekts erstellen.
Reiter Personalplanung
Im Reiter Personalplanung kannst du Personalfunktionen im Projekt zuweisen. Du erhältst eine Übersicht über:
- Funktionen, die noch zu besetzen sind
- Welche Mitarbeitenden verfügbar sind
- Wer bereits einer Funktion zugewiesen ist
Von diesem Reiter aus kannst du auch Mitarbeitende zu Funktionen einladen und ihnen direkt ihre Einsatzpläne senden.
Reiter Transportplanung
Im Reiter Transportplanung kannst du Fahrzeuge Funktionen im Projekt zuweisen. Du erhältst eine Übersicht über:
- Funktionen, die noch zu besetzen sind
- Welche Fahrzeuge verfügbar sind
- Welche Fahrzeuge bereits einer Funktion zugewiesen sind
Reiter History-Log
DerReiter History-Log ist ein Tracking-Tool, das jede Änderung im Projekt aufzeichnet und zeigt, was geändert wurde, wer die Änderung vorgenommen hat und wann sie stattgefunden hat.
Einträge im History-Log werden nach Speicheraktionen organisiert. Innerhalb jeder Speicheraktion werden Änderungen nach dem Projektbereich gruppiert, in dem sie aufgetreten sind.