Mit der Aktualisierung deiner Datenbankeinträge kannst du mehrere Einträge in Rentman gleichzeitig ändern. So kannst du zum Beispiel die Preise aller Artikel erhöhen oder die Telefonnummern aller Kontakte aktualisieren.

Du kannst diese Funktionen auch nutzen, um deine Datenbank zu vervollständigen und beispielsweise Maßeinheiten oder Seriennummern zu all deinen Artikeln hinzuzufügen.

Nachdem du die angepasste .XLSX Datei hochgeladen hast, wird Rentman die existierenden Einträge in deiner Datenbank mit den neuen Werten anlegen.

Rentman benötigt auch Spalten, die bei der Aktualisierung deiner Artikel übereinstimmen müssen. Die Spalten, die du auswählst, sind eindeutig und bestimmen, welche Elemente aktualisiert werden sollen, wenn doppelte Werte in deiner Datei gefunden werden.

1. Schritt: aktuelle Datenbank exportieren

Das Exportieren deiner aktuellen Datenbank als eine .XLSX Datei (Excel, Google Sheets) vereinfacht das Anpassen der Einträge. Durch diesen Schritt kannst du auch sicherstellen, dass du die korrekten, einzigartigen Spalten später auswählen kannst. 

• Du solltest sicher sein, dass du bereits vor dem Export weißt welchen Teil deiner Datenbank du anpassen möchtest. Falls du beispielsweise den Preis anpassen möchtest, sollte die Spalte Preis im Export enthalten sein. 
• Welche einzigartigen Spalten wird Rentman in späteren Schritten brauchen? Stelle sicher, dass diese Spalten im Export bereits enthalten sind. 

2. Schritt: Informationen deiner Einträge anpassen.

1. Öffne die exportierte Datei mit einem Tabelleneditor (beispielsweise Excel oder Google Sheets).
2. Passe deine Einträge an.
3. Speichere die Datei als .XLSX Datei.

3. Schritt: Angepasste Datei importieren

1. Klicke im entsprechenden Modul von Rentman auf den Weitere Aktionen more_vert Button und wähle „Importieren“.
2. Wähle für die Art des Imports „Vorhandene Elemente mit neuen Daten aktualisieren“ aus.
3. Klicke auf „Nächster Schritt".
4. Lade deine Datei hoch und klicke auf „Nächster Schritt“.
5. Passe die Überschriften deiner Spalten an die Überschriften in Rentman an. Dieser Schritt ist notwendig, da die Überschriften deiner Spalten einen (leicht) anderen Namen haben können. 
6. Klicke auf „Nächster Schritt“.
7. Wähle deine einzigartigen Spalten aus (siehe nächster Abschnitt).
8. Klicke auf „Nächster Schritt“.
9. Überprüfe deine Daten und klicke auf „Importieren“.

Um zu bestimmen, welche Einträge bereits in deiner Datenbank vorkommen und welche angepasst werden müssen, wird eine Abgleichspalte verwendet. Wenn Rentman einen Eintrag in deiner Datenbank findet, der in den ausgewählten Spalten dieselben Werte wie eine Zeile deiner XLSX-Datei hat, wird dieser als Duplikat erkannt. Abweichende Werte, die sich nicht in der Abgleichspalte befinden, werden angepasst. Wir empfehlen, die Spalte „ID“ als Abgleichsspalte zu verwenden, da sie immer eindeutig ist. 

Mögliche Probleme und Lösungen 

Wenn beim Aktualisieren deiner Datenbank Probleme auftreten, liegt das möglicherweise an einer fehlerhaft erstellten Importdatei. Der häufigste Fehler in diesem Fall sind Duplikate in der Abgleichspalte: Falls es darin Duplikate gibt (zum Beispiel zwei Einträge mit dem gleichen Namen oder dem gleichen Code), kann dies zu einem Fehler in einem der Duplikate führen. 

Um zu überprüfen, ob sich Duplikate in deiner Datenbank befinden, kannst du die Spalten gruppieren, die du als Abgleichspalten nutzen möchtest. Falls es Einträge gibt, die gruppiert sind (2), kannst du dies schnell korrigieren. Sind die Einträge einzigartig, zeigen sie nur (1) an. 

Wenn dies nicht die Ursache des Fehlers ist, überprüfe diese Liste mit möglichen Fehlern.