Met Online Offertes stuur je jouw klanten een digitale offerte in plaats van een pdf. Dit biedt jou de mogelijkheid om de betrokkenheid bij jouw offertes te volgen en voor je klanten is makkelijker om offertes te bekijken, delen en accepteren - allemaal vanuit één plek.
Waarom Online offertes gebruiken?
Offertes opstellen is een belangrijk onderdeel van het verkoopproces in Rentman. Tot nu toe werden offertes meestal gedeeld als pdf-bijlage, wat vaak tot uitdagingen leidde zoals:
- Beperkt inzicht in of jouw klant de offerte geopend en beoordeelt heeft
- De juiste versie is moeilijker te herkennen wanneer er meerdere wijzigingen hebben plaatsgevonden
- Klanten moeten pdf-bestanden handmatig downloaden, doorsturen en beheren
Online Offertes lost deze uitdagingen op door over te stappen van statische bestanden naar een actieve online pagina die eenvoudig te gebruiken is voor zowel jou als je klanten.
De voordelen
| Voordelen voor Rentmangebruikers (jij) |
|
| Voordelen voor je klanten |
|
Zo maak en publiceer je een Online offerte
- Ga naar het tabblad Financieel van je project.
- Selecteer Offertes links bovenin.
- Klik op Offerte toevoegen
- (Optioneel) Bekijk de documentdetails, selecteer de subprojecten die je wil opnemen en voeg een persoonlijke notitie toe.
- (Optioneel) Wijzig het standaard document template of configureer de geavanceerde instellingen.
De template van je offertes kan worden aangepast om de gewenste informatie weer te geven in het document. Lees hoe je document templates aanpast en briefpapier toevoegt in dit artikel. - Klik op Genereren
- Zodra de offerte gegenereerd is, kun je deze Publiceren om een link te maken die je kan delen.
- Personaliseer je online offerte in het pop-up scherm door:
- De titel en welkomstbericht aan te passen (stel een standaard tekst in, in de Configuratiemodule > Communicatie > Online offerte. Bekijk hier hoe dat werkt.)
- Voeg eigen media toe (bijv. afbeeldingen)
- Controleer of de pagina beschermd wordt met een wachtwoord. Je stelt dit in, in de Configuratiemodule > Communicatie > Online offerte. Bekijk hier hoe dat werkt.) - Publiceren en bekijken
- Je online offerte is nu gepubliceerd.
- Stuur de offerte direct per e-mail (bekijk hier hoe) of deel de link en het wachtwoord met je klant.
Een offerte opnieuw genereren
Wanneer je een offerte op verzoek van een klant bijwerkt, breng je de wijzigingen aan in Rentman en bekijk je een voorbeeld van de nieuwe versie voordat je deze publiceert.
Publiceer de bijgewerkte offerte via dezelfde link die je oorspronkelijk hebt gedeeld, zodra de offerte gewijzigd is. Je klant ziet automatisch de laatste versie - je hoeft geen nieuwe Pdf te sturen of je zorgen te maken over de juiste versie.
Vorige versies blijven toegankelijk als referentie, zodat zowel jij als je klant de wijzigingen in de loop van de tijd kunnen volgen.
Als je een offerte opnieuw genereert zonder 'Nieuwe versie synchroniseren' te selecteren, is de nieuwe versie alleen voor jou zichtbaar.
Je moet de offerte opnieuw synchroniseren, zodat je klant ook de nieuwste versie kan zien door te klikken op Online offerte synchroniseren.
| Overschrijven | Overschrijf de huidige versie van de offerte. De wijzigingen zijn direct zichtbaar op de pagina voor je klant. |
| Nieuwe versie synchroniseren | Genereer een nieuwe versie van de offerte, verhoog het versienummer en synchroniseer optioneel naar de online omgeving. Zo kun jij de wijzigingen eerst previewen, zonder ze met de klant te delen. |
| Nieuwe versie | Genereer een nieuwe versie van de offerte, verhoog het versienummer en synchroniseer optioneel naar de online omgeving. Wijzigingen zijn direct zichtbaar voor de klant. |
Elk document dat je genereert, heeft een vervaltermijn. Na deze termijn is de offerte niet meer geldig. Rentman hanteert standaard een vervaltermijn van 14 dagen. Je kan deze standaardinstelling naar wens wijzigen.
Je kan de vervaldatum van een document altijd handmatig wijzigen. Dit overschrijft de standaardinstelling..
- Ga naar de settings Configuratiemodule > Financieel > Financieel.
- Zoek Standaard vervaldatum offerte/contract en vul het gewenste aantal dagen in.
Een Online offerte offline halen
Klik op de drie puntjesnaast Instellingen en selecteer Offerte offline halen.
Je kan op elk moment de laatste versie weer publiceren.
Zo werken Online offertes voor je klant
- De klant voert het wachtwoord in om toegang te krijgen tot de online offerte Offerte bekijken.
-
De klant kan:
Offerte ondertekenenOfferte downloadenWijzigingen aanvragenAlle aangevraagde wijzigingen worden weergegeven in je Rentman workspace, waar jij ze bekijkt en als opgelost markeert.
Documentinstellingen
Selecteer de nummerreeks van het document.
Het nummer van het document. Dit wordt zowel gebruikt als interne referentie als voor de ontvanger.
colour-pink120"In de settings Configuratiemodule stel je nummerreeksen in om te bepalen met welk nummer elk document moet beginnen.
Klik bovenaan het documentscherm op 'Nieuw nummer' om een extra offerte of contract voor je klant aan te maken. Dit is handig wanneer je een klant meerdere opties wil bieden om uit te kiezen. Alle offertes worden dan weergegeven op het tabblad 'Financieel'.
Bepaal op welke datum het document vervalt.
Template: Kies een document template voor dit document. Het projecttype bepaalt welke template standaard wordt geselecteerd. Je kan altijd een andere template kiezen dan dit standaard template.
Briefpapier: Briefpapier is de achtergrond van het document en kan afbeeldingen, headers en footers bevatten. Het projecttype bepaalt welk briefpapier standaard wordt geselecteerd. Je kan altijd een ander briefpapier kiezen dan dit standaard briefpapier.
Open fysieke en virtuele combinaties: Kies of de inhoud van fysieke of virtuele combinatie getoond wordt of verborgen moet blijven. Je stelt de standaard hiervoor in, in de Materialenmodule.