Wanneer je een offerte of contract genereert neemt Rentman automatisch de prijsinformatie over van de projectplanning. Om deze informatie in je documenten weer te geven, zul je materialen en personeels- en transportfuncties moeten plannen.

Binnen Rentman is er geen verschil in hoe offertes of contracten werken. Afhankelijk van de voorkeuren van het bedrijf kun je ervoor kiezen om de één, de ander, of beide te gebruiken.

Een offerte of contract maken

1. Ga naar het tabblad Financieel van je project.
2. In de sectie aan de linker bovenkant kun je kiezen voor contract of offerte. 
3. Klik op  Offerte toevoegen  of  Factuur toevoegen
4. (Optioneel:) Check je document details, kies of er subprojecten moeten worden toegevoegd, en voeg een persoonlijke tekst toe. 
5. Klik op  Genereren  wanneer je het document correct geconfigureerd hebt.
   Wanneer je verdere wijzigingen aan je project, of documentinstellingen doorvoert moeten de documenten opnieuw gegenereerd worden.

Het gegenereerde document is beschikbaar in het rechter kolom van het tabblad Financieel. Je kunt hier alle versies van je financiële documenten terugvinden.

Overschrijven of Nieuwe versie

Als je iets wijzigt in je project, moet je om deze verandering weer te geven een nieuwe versie van je document maken of het document overschrijven.

Hoe kies je tussen deze twee verschillende opties:

• Overschrijven als je de offerte wilt updaten zonder de versie of het nummer aan te passen. Gebruik dit tot je offerte er goed uitziet.
• Nieuwe versie maken gebruik je als je een geüpdatete versie van je offerte de deur uitstuurt. Het bestaande document is opgeslagen als bestand bij het project en het versienummer zal zich verhogen.
  Als je niet een van deze twee opties kiest, zullen jouw wijzigingen in je project niet te zien zijn in je document.

Het gebruiken van overschrijven of nieuwe versie aanmaken

1. Open het document.
2. Klik op edit Aanpassen rechtsbovenin.
3. Klik op Genereren
4. Kies tussen  Overschrijven  en  Nieuwe versie

Documentinstellingen

Lay-out

Versie

Gelinkte items

Standaard worden alle subprojecten op de offerte of het contract weergeven. Uiteraard kan je kiezen welke subprojecten weergeven moeten worden.

Uitvoer

Financieel

Hergenereer, Nieuw nummer, Nieuwe versie

Wanneer je een wijziging in het project, of de documentinstellingen aanbrengt moet je het document hergenereren, een nieuw nummer geven of een nieuwe versie maken.

Deze verschillende opties zijn als volgt:

• Kies Hergenereer om de offerte of het contract te updaten zonder het versie of documentnummer te veranderen. Gebruik deze optie tot je een bruikbaar document hebt.
• Kies Nieuw nummer als je een nieuwe offerte of contract wilt bieden, en de oude ter referentie wilt bewaren.
• Kies Nieuwe versie als je een geupdate versie van de offerte of contract stuurt zonder de oude te bewaren.

Als je geen van deze opties kies worden de doorgevoerde veranderingen in het project of de documentinstellingen niet weergegeven in het document.

Vervaldatum

Elk in Rentman gecreëerd financieel document heeft een vervaldatum. Na deze vervaldatum is de offerte of het contract niet meer geldig. Rentman hanteert standaard een vervaldatum van 14 dagen. Uiteraard kan je altijd voor een andere vervaldatum kiezen.

Je kunt altijd handmatig de vervaldatum van een document wijzigen. Dit overschrijft de standaardvervaldatum.

1. Ga naar de settings Configuratie module > Financieel > Financieel.
2. Zoek de optie Standaard vervaltermijn offerte/contract en kies de gewenste vervalperiode.

De vervaldatum wordt ook op het document weergegeven.

In de configuratiemodule kan je ervoor kiezen om je klanten verlopen documenten te laten ondertekenen.

In de Projectmodule kan je filteren op projecten met verlopen offertes.

Je document downloaden

Je kunt je offertes of contracten als .PDF of als Word (.docx) downloaden. Klik hiervoor op Download als Word of Download als PDF wanneer je een document genereert.

Vergeet niet je document te (her)genereren om de wijzigingen in het document door te voeren.

Je offertes of contracten mailen

Je kunt de offertes of contracten direct vanuit Rentman naar de klant mailen. Je klanten kunnen deze ook digitaal ondertekenen.

Algemene voorwaarden instellen

Je kunt je algemene voorwaarde configureren en kiezen hoe deze verzonden worden in de configuratiemodule.

Frequently asked questions