Wanneer je een offerte of contract genereert neemt Rentman automatisch de prijsinformatie over van de projectplanning. Om deze informatie in je documenten weer te geven, zul je materialen en personeels- en transportfuncties moeten plannen.

Binnen Rentman is er geen verschil in hoe offertes of contracten werken. Afhankelijk van de voorkeuren van het bedrijf kun je ervoor kiezen om de één, de ander, of beide te gebruiken.

Beschikbaar voor: Lite Classic Pro

Een offerte of contract maken

  1. Ga naar het Financieel tabblad in je project.
  2. In de sectie aan de linker bovenkant kun je kiezen voor contract of offerte. 
  3. Klik op  Offerte toevoegen  of  Contract toevoegen
  4. (Optioneel:) Check je document details, kies of er subprojecten moeten worden toegevoegd, en voeg een persoonlijke tekst toe. 
  5. (Optioneel:) Verander het document template, briefpapier en andere geavanceerde instellingen.
  6. Klik op  Genereren  wanneer je het document correct geconfigureerd hebt.
    Wanneer je verdere wijzigingen aan je project, of documentinstellingen doorvoert moeten de documenten opnieuw gegenereerd worden.

Het gegenereerde document is beschikbaar in het rechter kolom van het Financieel tabblad van je project. Je kunt hier alle versies van je financiële documenten terugvinden.

Veranderingen aanbrengen

Als je iets wijzigt in je project (bijvoorbeeld veranderingen bij je materiaal), wil je misschien een neiuwe offerte genereren om de wijzigingen voor je klant weer te geven. Je hebt hiervoor drie mogelijkheden:

  • Offerte toevoegen Als je een nieuwe offerte wilt maken en de oude wilt bewaren ter verwijzing of vergelijking. Deze nieuwe offerte krijgt een ander nummer. Als je de klant digitaal wilt laten tekenen voor de wijzigingen, is er een nieuw offertenummer nodig. 
  • Overschrijven  om de offerte bij te werken zonder de versie of het nummer te wijzigen. Gebruik dit als je verschillende document templates uitprobeert of wijzigingen aanbrengt voordat je de offerte voor het eerst naar de klant hebt gestuurd. 
  • Nieuwe versie  als je een bijgewerkte versie van je offerte verstuurd. De oude versie van het document wordt als bestand opgeslagen in het project en het versienummer wordt verhoogd voor het bijgewerkte document. 

Als je niet een van deze opties keist, zullen de wijzigingen die je hebt aangebracht niet in het document worden weergegeven. 

Het gebruiken van overschrijven of nieuwe versie aanmaken.

  1. Open het document.
  2. Klik op edit Aanpassen rechtsbovenin.
  3. Klik op Genereren
  4. Kies tussen  Overschrijven  en  Nieuwe versie

Documentinstellingen

Lay-out

Template
Kies hier het document template voor het document. Het project type definieert welke template standaard geselecteerd is. Uiteraard kan je altijd voor een ander template kiezen.
Briefpapier
Het briefpapier is de achtergrond van je document en kan afbeeldingen, een header en een footer bevatten. Het project type definieert welke briefpapier standaard geselecteerd is. Uiteraard kan je altijd voor een ander briefpapier kiezen.
Persoonlijk bericht

Je kunt aan elk document een persoonlijk bericht voor de ontvanger toevoegen.

  1. Klik op Wijzig persoonlijke tekst.
  2. Typ het gewenste bericht, of bespaar tijd door gebruik te maken van een template.
  3. Sla je tekst op.
  4. Klik op hergenereer om de persoonlijke tekst weer te geven.

Versie

Nummerreeks
Nummer

Dit is het documentnummer. Je dit nummer gebruiken als referentie voor intern gebruik, of voor de ontvanger.

In de configuratiemodule kan je de nummerreeksen configureren en zo bepalen waar deze begint.

Klik boven het document op Nieuw nummer om een extra offerte of contract te creëren. Dit kan handig zijn om de klant meerdere opties te bieden. Alle offertes en contracten zijn zichtbaar in het rechterkolom van het tabblad ‘Financieel’.

Versie
Dit is de huidige documentversie. Klik op boven het document op Nieuwe versie om een nieuwe versie toe te voegen en de klant hiervan te informeren. Oudere versies van het document zijn altijd beschikbaar in het tabblad ‘Algemeen’.
Datum

Dit is de aanmaakdatum van het document.

Gelinkte items

Standaard worden alle subprojecten op de offerte of het contract weergeven. Uiteraard kan je kiezen welke subprojecten weergeven moeten worden.

Uitvoer

Subject

Dit veld zal gebruikt worden als onderwerp wanneer je het document naar de klant mailt.

Sets en cases uitklappen
Kies er hiervoor of de inhoud van sets en cases weergeven moeten worden op het document. In de materialen module kun je dit ook per set of case configureren.
Bestandsnaam

Dit is de naam van het .PDF document. Standaard wordt de bestandsnaam gegenereerd op basis van het documenttype en -nummer.

Financieel

Btw weergeven

Kies hier of de btw op het document weergeven moet worden

Vervaldatum
Kies hier de vervaldatum van het document.

Toon of verberg set- en case-inhoud op documenten

Je kan de inhoud van sets en cases op twee manieren verbergen of tonen. Je kan dit standaard instellen in de category Materialen module, of je kan dit doen tijdens het generatieproces van jouw documenten. De laatstgenoemde wordt hieronder besproken:

  1. Neem stap 1-3 van een offerte of contract maken
  2. Scroll naar beneden naar de geavanceerde instellingen
  3. Klik op 'Sets en cases uitklappen'
  4. Kies de gewenste instelling

CPT2104221549-586x266.gif

Vervaldatum

Elk in Rentman gecreëerd financieel document heeft een vervaldatum. Na deze vervaldatum is de offerte of het contract niet meer geldig. Rentman hanteert standaard een vervaldatum van 14 dagen. Uiteraard kan je altijd voor een andere vervaldatum kiezen.

Je kunt altijd handmatig de vervaldatum van een document wijzigen. Dit overschrijft de standaardvervaldatum.

  1. Ga naar de settings Configuratie module > Financieel > Financieel.
  2. Zoek de optie Standaard vervaltermijn offerte/contract en kies de gewenste vervalperiode.

De vervaldatum wordt ook op het document weergegeven.

In de configuratiemodule kan je ervoor kiezen om je klanten verlopen documenten te laten ondertekenen.

In de Projectmodule kan je filteren op projecten met verlopen offertes.

Je document downloaden

Je kunt je offertes of contracten als .PDF of als Word (.docx) downloaden. Klik hiervoor op Download als Word of Download als PDF wanneer je een document genereert.

Vergeet niet je document te (her)genereren om de wijzigingen in het document door te voeren.

Je offertes of contracten mailen

Je kunt de offertes of contracten direct vanuit Rentman naar de klant mailen. Je klanten kunnen deze ook digitaal ondertekenen.

Algemene voorwaarden instellen

Je kunt je algemene voorwaarde configureren en kiezen hoe deze verzonden worden in de configuratiemodule.

Frequently asked questions

Hoe voeg ik mijn logo en bedrijfsinformatie toe aan een document?
Je kunt deze toevoegen door je briefpapier naar Rentman te uploaden.
Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 0 van 0

Opmerkingen

0 opmerkingen

U moet u aanmelden om een opmerking te plaatsen.