Der Reiter Finanzen in deinem Projekt bietet einen Überblick über die Einnahmen und Kosten eines Projekts. Auf diesem Reiter kannst du auch Margen und Gewinne berechnen, Angebote, Verträge und Rechnungen erstellen und versenden.
In diesem Artikel behandeln wir die folgenden Komponenten der Finanzen Tab: Geschätzte Kosten, Geplante Kosten, Nachkalkulationskosten, Umsatz, Rabatt, Gesamt.
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Übersicht
Im unteren Teil des Reiters findest du eine detaillierte Aufschlüsselung der geschätzten, geplanten und tatsächlichen Kosten. Wenn du über das Add-on für Angebote und Rechnungen verfügst, kannst du auch die Gesamtsummen und Margen für jede Kategorie sehen sowie Rabatte anwenden oder die Mehrwertsteuerangaben ändern. Außerdem erhältst du einen schnellen Überblick über den Gewinn für dieses Projekt und wie viel bereits in Rechnung gestellt wurde. Schließlich kannst du von hier aus auch deine Angebote, Verträge und Rechnungen erstellen.
Subprojekte
Im Reiter Finanzen jedes Subprojekts findest du eine detaillierte Übersicht über jedes Subprojekt, das du zu deinem Projekt hinzugefügt hast.
In der Finanzübersicht deines Hauptprojekts siehst du einen Überblick über die Gesamtkosten, die Gesamteinnahmen und den Gesamtrabatt der einzelnen Subprojekte. Im Folgenden geht es um die Finanzübersicht des Hauptprojekts.
Geschätzte Kosten
Die Spalte 'Geschätzte Kosten' zeigt dir, welche Kosten du aus diesem Projekt, basierend auf geplanten Personalfunktionen, Transportfunktionen und Verkaufsmaterial, erwarten kannst.
Wenn du ein Angebot erstellst, solltest du ein Auge auf die geschätzten Kosten haben. So kannst du sehen, wie hoch deine Gewinnspanne ist und ob du Rabatte geben kannst. Du nutzt diese Übersicht hauptsächlich, wenn Projekte auf Koncept oder Option stehen.
Die Kosten für die Zumietung werden pro Artikel des Materials berechnet, das zugemietet wird. Für jeden Artikel wird die folgende Formel verwendet, um die tatsächlichen Kosten für diesen Artikel zu berechnen.
(Durchschnittspreis des zugemieteten Materials pro Tag) * (Anzahl der Reservierungen für die Zumietung) * (Anzahl der für das Projekt verwendeten Tage).
Die zusätzlichen Kosten einer Zumiete werden anteilig auf die Artikel der Zumiete aufgeteilt. Diese Kosten werden dann in die Berechnung des Durchschnittspreises eines Artikels pro Tag einbezogen.
Artikel X kostet 20 € und Artikel Y kostet 180 €.
Artikel X macht 10 % der gesamten Materialkosten aus. Das bedeutet, dass 10 % der zusätzlichen Kosten auf diesen Artikel entfallen. In diesem Fall 10 €. Die anderen 90% der zusätzlichen Kosten werden dem Artikel Y zugeschlagen.
Daraus ergeben sich die folgenden Kosten für die 10-tägige Anmietung dieser Artikel:
Artikel X: 20 € Materialkosten + 10 € Zusatzkosten = 30 € insgesamt.
Artikel Y: 180 € Materialkosten + 90 € Zusatzkosten = 270 € Gesamtkosten.
Der Durchschnittspreis pro Tag:
Artikel X: 30 € / 10 Tage = 3 € pro Tag.
Artikel Y: €270 / 10 Tage = €27 pro Tag.
Wenn du einen Artikel des zugemieteten Artikels X für 5 Tage für ein Projekt planst und die zusätzlichen Kosten für diese Zumietung gleich bleiben, dann betragen die Kosten 3 € * 1 * 5 = 15 €.
Wenn Verkaufsmaterial dem Projekt zugefügt wird, wird der Einkaufspreis des Materials sowohl unter geschätzte Kosten angezeigt, als auch unter geplante Kosten.
Im Material-Reiter des Projekts, wird der Einkaufspreis des Verkaufsartikels in der Zumietungs-/Einkaufspreis Spalte angezeigt. Diesen kann man festlegen, wenn man das Material erstellt oder wenn man temporäres Material erstellt..
Diese Kosten werden addiert und in der Finanz-Übersicht als Geplante Kosten angezeigt.
Die geschätzten Kosten für Mitarbeiter werden aus den Kosten, die du für die geplanten Personalfunktionen festgelegt hast, berechnet. Du kannst diese Kosten pro Stunde oder als Festpreis festlegen.
In dem Personal und Transport Tab eines Projekts findest du die Zumietungskosten deiner Mitarbeiterfunktionen und der Gesamtkosten. Diese Kosten werden addiert und als geschätzte Kosten für Mitarbeiter im Finanz Tab dargestellt.
Die geschätzten Kosten für den Transport basieren auf den Anstellungskosten, die du für Transportfunktionen definiert hast. Du kannst diese Kosten pro Kilometer oder als festen Betrag definieren.
Im Reiter Personal und Transport eines Projekts findest du die Mietkosten für Transportfunktionen in der Spalte Gesamtkosten.
Geplante Kosten
Die geplanten Kosten geben dir eine Übersicht an Kosten die du hast, bevor das Projekt startet. Sobald dein Projekt Form annimmt, siehst du mehr Informationen über (zum Beispiel) welche Mitarbeiter auf der Funktion geplant sind, welches Material du brauchst und welche Fahrzeuge geplant sind. Diese Informationen wird zur Kalkulation der geplanten Kosten verwendet.
Mit den geplanten Kosten kannst du vor Projektbeginn sicherstellen, dass du das Budget einhältst, sodass du deine Planung noch entsprechend ändern kannst.
Diese Nummer basiert auf dem Zumietpreis in deiner Datenbank, mal der Menge, die du bereits vermietet hast.
Beispiel: Du kennst einen Lieferanten, der dir 5 Artikel vermietet, also erstellst du eine Zumietung für 5 von 10 Artikel, für die noch Mängel bestehen. Die geplanten Kosten betragen dann: €5 mal 5 (bereits zugemietet) = €25.
Der Anschaffungspreis für Verkaufsmaterial wird sowohl in geschätzte Kosten als auch in geplanten Kosten angezeigt. Für mehr Informationen, siehe bitte den Paragraphen für Verkaufsmaterial in geschätzte Kosten.
Wenn du Mitarbeiter auf ein Projekt planst, werden automatisch Informationen zu den Kosten berechnet. Im Mitarbeitermodul kannst du mehrere Tarife für Mitarbeiter anlegen. Für jeden Mitarbeiter wird automatisch der Standardtarif ausgewählt. Du kannst dies manuell ändern, falls du einen anderen Tarif berechnen willst. Die Tarife, die du auswählst, werden als geplante Kosten dargestellt.
Wenn du Fahrzeuge auf ein Projekt planst, werden automatisch Informationen zu den Kosten berechnet. Im Fahrzeugmodul kannst du Tageskosten und Variablen Kosten für jedes Fahrzeug eintragen. Der Standardtarif wird für jedes Fahrzeug ausgewählt. Die Tarife, die du auswählst, werden in den geplanten Kosten dargestellt.
Tatsächliche Kosten
Manchmal sind die Kosten eines Projekts anders als erwartet. Zum Beispiel kann es passieren, dass deine Mitarbeiter mehr arbeiten müssen, oder der Lieferant eines Artikels, den du zugemietet hast, könnte einen anderen Preis berechnen als das, was du erwartet hast. In dieser Spalte werden die Ist-Kosten am Ende deines Projekts angezeigt.
Vermietung
Diese Nummer basiert auf dem tatsächlichen Preis, den du mit dem Lieferanten vereinbart hast, mal der Menge, die du vermietet hast.
Beispiel: Du kontaktierst deinen Lieferanten und er bietet dir ein besseres Angebot, als du erwartet hast: €4 pro Stück, also entscheidest du dich, alles von ihm zu übernehmen. Die tatsächlichen Kosten betragen dann: €4 mal 10 (die gesamte Fehlmenge) = €40.
Falls du mehr darüber erfahren möchtest, wie die tatsächlichen Kosten in Rentman berechnet werden, schau dir diesen Artikel an.
Mitarbeiter
Diese Funktion ist nur für Pro-Lizenz Benutzer verfügbar.
Es kann passieren, dass deine Mitarbeiter mehr Stunden eintragen, als du zuvor geplant hast. Die Nachkalkulationskosten zeigen dir genau das.
Die Kosten die du hier siehst, basieren auf der tatsächlichen Stundenanzahl deiner Mitarbeiter. Du kannst die Stunden deiner Mitarbeiter in der Stundenerfassung registrieren. Wenn du dies machst, ist es wichtig, die Stunden mit einer Funktion aus dem Projekt zu verknüpfen. So kann Rentman die Funktion (und damit die Kosten) mit dem Projekt in Verbindung bringen.
Umsatz, Rabatt, Gewinn/Marge & Gesamt
Umsatz
Die Umsatzspalte zeigt dir den Umsatz des Projekt pro Kategorie. Wir kalkulieren deinen Umsatz aus geplanten Material, Mitarbeiter, Transport und Zusatzkosten.
Rabatt
Die Finanzübersicht gibt dir die Möglichkeit deinem Kunden Rabatte zu geben, bevor du ein Angebot erstellst. Du kannst einen Rabatt pro Kategorie oder für den Gesamtpreis des Projekts geben.
Rabatte pro Kategorie kannst du in dem dafür vorgesehen Rabattfeld eintragen. Du kannst entweder einen Prozentsatz oder einen Festbetrag geben.
Rabatt für den Gesamtpreis kannst du in dem dafür vorgesehen Rabattfeld eintragen. Du kannst entweder einen Prozentsatz oder einen Festbetrag geben.
Gewinn/Marge
In dieser Spalte siehst du, wie viel du mit Material, Personal, Transport und insgesamt verdienst. Diese b errechnet sich durch das Subtrahieren deiner Kosten vom Umsatz.
Klicken auf die Spaltenüberschrift, um die Ansicht zwischen Gewinn (in Ziffern) und Marge (in Prozent) zu wechseln.
Gesamt
Hier werden die Gesamtkosten jeder Spalte angezeigt. Du kannst den Gesamtrabatt und den Gesamtprojektpreis manuell definieren oder anpassen, indem du auf das Feld Gesamt klickst und den Betrag eingibst.
Preis festsetzen oder MwSt anpassen
Wenn du den Preis nach dem Erstellen eines Angebots festsetzen willst, kannst du dies in der Finanzübersicht tun. Nachdem du den Preis festgesetzt hast, werden alle weitere Änderungen wie zum Beispiel geplantes Material, Mitarbeiter und Transport nicht den Preis beeinflussen.
1. Gehe zu dem Finanz Tab deines geöffneten Projekts.
2. Klicke auf das Schloss-Symbol neben der Gesamtsumme des Projekts. Nutze den selben Button um den Preis wieder bearbeiten zu können.
Die MwSt. in deiner Finanzübersicht wird automatisch auf Standard gesetzt. Dies bedeutet, das die von dir eingestellte Standard-MwSt. auf alle Preise in deinem Projekt (jeden Artikel, jede Funktion) angewendet wird.
Im gleichen Drop-Down Menü kannst du die MwSt. auswählen, das du im Konfigurationsmodul eingerichtet hast.
Versicherung, Kaution und Rechnungszeitpunkt
Wenn du eine Kaution anfordern möchtest, gib den Betrag in das Eingabefeld neben „Kaution” ein. Die Kaution ist immer ein fester Betrag.
Sobald der Betrag eingegeben wurde, erscheint ein Dropdown-Menü mit drei Statusoptionen, mit denen du den Überblick über die Kaution behalten kannst:
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Keine Kaution gezahlt
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Kaution gezahlt
- Kaution zurückerstattet
Standardmäßig werden der Anzahlungsbetrag und der Status nicht auf deinen Belegen (Angeboten, Rechnungen) angezeigt. Du kannst sie jedoch hinzufügen, indem du deine Dokumentvorlagen bearbeitest:
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Um den Kautionsbetrag anzuzeigen, bearbeite das Summenmodul deiner Vorlage.
- Um den Kautionsstatus anzuzeigen, bearbeite ein Textmodul und füge die Variable „Kautionsstatus” hinzu.
Um eine Kaution zurückzuerstatten, erstelle eine Gutschrift.
Allgemeine Geschäftsbedingungen und Zusatzbedingungen
Nutzt du die selben zusätzlichen Bedingungen mehrmals? Dann ist es schneller, wenn du diese in "Zusätzliche Bedingungen" in der Konfiguration einträgst. Du kannst diese Bedingungen dann im Drop-Down unter dem freien Textfeld auswählen.
Generiere Angebote, Verträge und Rechnungen
Im Reiter Finanzen, kannst du auch ein Angebot, einen Vertrag oder eine Rechnung generieren. Klicke auf Dokument drucken und wähle Rechnung erstellen