La scheda di Contabilità del tuo progetto offre un riepilogo dei dettagli finanziari di un progetto. Da questa scheda, puoi anche:

• Calcolare margine e profitto.
• Generare e inviare preventivi, contratti e fatture. 

In questo articolo, forniremo maggiori informazioni sulle seguenti voci della scheda di Contabilità: Costi stimati, Costi previsti, Costi effettivi, Fatturato, Sconto, Profitto e Totale.

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Panoramica

Nella parte alta della schermata puoi vedere una breve panoramica del profitto per questo progetto e quanto è già stato fatturato. 

Da qui puoi anche generare i tuoi preventivi, contratti, e fatture.

Nella parte inferiore della scheda puoi invece trovare una ripartizione più dettagliata dei costi stimati, previsti, ed effettivi. Qui puoi anche trovare il totale ed i margini per ogni categoria, oltre che applicare sconti o cambiare dettagli riguardo l'IVA. 

Costi stimati

La colonna dei costi stimati mostra i costi che ci si aspetta di dover affrontare in base alle informazioni e agli elementi inseriti all'interno del progetto, e dipendono dalle attività di personale e trasporto e dal prezzo di acquisto del materiale in vendita. 

Prima di generare il tuo preventivo, potrebbe essere utile dare un'occhiata ai costi stimati fino a questo momento per tenere sotto controllo il margine e decidere la percentuale di sconto da offrire al cliente. Questa informazione è generalmente utile durante le fasi di Concetto e di Opzione.

 

Questo numero è il risultato della moltiplicazione tra il prezzo di subaffitto del materiale in database e la quantità in carenza per questo progetto.

Esempio: hai quantità 10 del MaterialeX, e il prezzo di subaffitto per questo materiale in database è €5. Hai pianificato 20 pezzi del MaterialeX, quindi hai una carenza di 10. I costi stimati saranno quindi il risultato di: €5 x 10 (carenza) = €50.

Noleggio

I costi di subaffitto sono calcolati in base all'articolo che hai subaffittato. Per ogni articolo, viene usata la seguente formula per calcolare i costi:

(costo medio giornaliero del materiale subaffittato) x (quantità riservata dal subaffitto) x (quantità di giorni in cui è usato nel progetto).

Ogni costo aggiuntivo di un subaffitto viene diviso tra tutti gli articoli del subaffitto, e va a far parte del costo medio giornaliero del materiale subaffittato.

Esempio di costo medio giornaliero del materiale subaffittato:

Due articoli vengono subaffittati per 10 giorni con un costo totale di €200 e €100 di costi aggiuntivi. L'articolo X costa €20 e l'articolo Y costa €180.

L'articolo X rappresenta il 10% del costo totale del materiale, quindi il 10% dei costi aggiuntivi sono per questo articolo. Il restante 90% dei costi aggiuntivi è per l'articolo Y.

Di conseguenza, affittando questi articoli per 10 giorni avremo i seguenti numeri:
Articolo X --> €20 costo del materiale  + €10 costi aggiuntivi = €30
Articolo Y --> €180 costo del materiale  + €90 costi aggiuntivi = €270

Il costo medio giornaliero sarà quindi:
Articolo X €30/10 giorni = €3
Articolo Y €270/10 giorni = €27
Se pianifichi un articolo X subaffittato per 5 giorni su un progetto, il costo sarà €3 (costo medio girnaliero) x 1 (quantità) * 5 (giorni) = €15

Leggi questo articolo per saperne di più su come viene calcolato il costo effettivo su Rentman. 

Vendita
Quando aggiungi materiale in vendita al tuo progetto, i prezzi di acquisto di quel materiale saranno mostrati sia nella colonna dei costi stimati che in quella dei costi previsti. 

Nella scheda Materiale di un progetto, il prezzo di acquisto dell'articolo in vendita è riportato al di sotto della colonna denominata Prezzo di acquisto. Puoi inserire questa informazione durante l'aggiunta del materiale o degli articoli temporanei.

Questi costi saranno sommati, e il totale sarà mostrato nella colonna dei Costi previsti per il materiale in vendita della panoramica finanziaria.

Personale
I costi stimati associati al personale si basano sui costi di noleggio che hai definito per le attività del personale pianificate. Puoi impostare sia tariffe orarie che tariffe fisse. 

Nella scheda Personale e Trasporto del progetto, troverai i costi di noleggio delle attività del personale nella colonna denominata Costi totali. I costi di questa colonna saranno sommati, e il totale sarà mostrato nella colonna dei Costi stimati della scheda Contabilità. 

Trasporto
I costi stimati associati al trasporto si basano sui costi di noleggio che hai definito per le attività di trasporto pianificate. Puoi impostare sia un prezzo al km che una quantità fissa.

Nella scheda Personale e Trasporto del progetto, troverai i costi di noleggio delle attività di trasporto nella colonna denominata Costi totali. 

Costi aggiuntivi
Il totale dei costi aggiuntivi di un progetto viene riportato nella colonna dei Costi stimati della scheda Contabilità. 

Costi previsti

La colonna dei costi previsti fornisce una panoramica dei costi del tuo progetto prima che inizi. Quando la pianificazione prende forma, hai maggiori informazioni su (per esempio) chi lavorerà, cosa hai subaffittato, quali mezzi verranno utilizzati. I costi previsti vengono calcolati sulla base di queste informazioni.

Può essere utile fare riferimento ai costi previsti per assicurarti di rientrare nel budget prima che l'evento abbia inizio, così puoi effettuare eventuali modifiche in tempo.

Noleggio
Questo numero è il risultato della moltiplicazione tra il prezzo di subaffitto del materiale in database e la quantità di materiale che hai già subaffittato.

Esempio: un collega può fornirti 5 pezzi del MaterialeX, quindi crei una richiesta di subaffitto per 5 dei 10 pezzi di MaterialeX in carenza. I costi previsti saranno quindi il risultato di: €5 x 5 (già subaffittati) = €25.

Vendita
Il prezzo d'acquisto del materiale in vendita viene mostrato sia nella colonna dei costi stimati che in quella dei costi previsti. Per maggiori informazioni, leggi il paragrafo Vendita della sezione Costi stimati.

Personale
Quando pianifichi personale in un progetto, vengono automaticamente generate informazioni sui relativi costi. Nel modulo people Personale puoi definire diverse tariffe per ogni membro del personale, nella scheda Tariffe. La tariffa standard viene automaticamente selezionata per ogni membro del personale. Nel caso in cui la tariffa differisse da quella standard, puoi modificarla manualmente. Le tariffe selezionate verranno riportate sotto forma di costi nella colonna costi previsti.

Trasporto
Quando painifichi trasporto in un progetto, vengono automaticamente generate informazioni sui relativi costi. Nel modulo local_shipping Veicoli puoi definire una tariffa giornaliera e una tariffa variabile per ogni mezzo di trasporto. La tariffa standard viene automaticamente selezionata per ogni veicolo. Le tariffe selezionate verranno riportate sotto forma di costi nella colonna costi previsti. 

Costi effettivi

Può accadere che i costi di un progetto differiscano dalle previsioni effettuate. Per esempio, alcuni tecnici potrebbero aver lavorato più del previsto, o il fornitore di un articolo subaffittato potrebbe averti addebitato un prezzo diverso rispetto a quanto stabilito. Questa colonna mostra i costi reali del tuo progetto al suo termine.  

Noleggio
Questo numero è il risultato della moltiplicazione tra il prezzo effettivo concordato con il tuo fornitore e la quantità di materiale subaffittato.

Esempio: hai contattato il tuo fornitore, che ti propone un prezzo migliore di quanto concordato inizialmente: €4 al pezzo, così decidi di subaffittare tutto il materiale da lui. I costi effettivi saranno quindi il risultato di: €4 x 10 (l'intera carenza) = €40.

Personale
Questa funzione è disponibile solamente per account Pro.

Può succedere che il personale lavori più ore di quante calcolate inizialmente. La colonna dei costi effettivi mostra questa differenza.

I costi riportati in questa colonna si basano sul numero effettivo di orari lavorativi del personale. Puoi registrare gli orari della tua crew nel modulo watch_later Registrazione orari. È importante connettere gli orari lavorativi a una attività. In questo modo, Rentman può connettere l'attività (e i relativi costi) al progetto.

Ricavo

La colonna del ricavo mostra il ricavo dal tuo progetto, per categoria. Il ricavo viene calcolato sommando gli importi richiesti al tuo cliente per materiale, personale, trasporto pianificati e costi aggiuntivi. 

Sconto

Nel riepilogo finanziario è possibile applicare sconti di vario tipo prima di generare un preventivo o una fattura. Puoi applicare sconti per categoria o sul prezzo totale del progetto.

Definisci gli sconti per categoria nella colonna sconto di quella categoria. Puoi impostare lo sconto come percentuale del prezzo totale di quella categoria.

Definisci uno sconto per l'intero progetto nel campo sconto in corrispondenza del totale del tuo progetto. Puoi scegliere di impostare una percentuale del prezzo totale, o un importo fisso.

Profitto/Margine

Questa colonna ti mostra quanto stai guadagnando da materiale, personale, trasporto e in totale.

Clicca sull'intestazione della colonna per cambiare la vista dal Profitto (in cifre) al Margine (in percentuale).

Totale

Questa sezione mostra i costi totali per ogni colonna. Puoi modificare sia lo sconto totale che il prezzo totale del progetto manualmente, cliccando su uno dei campi del totale ed inserendo una cifra. 

Blocca il prezzo o personalizza aliquota IVA

Blocca il prezzo del tuo progetto
Se vuoi bloccare il prezzo del tuo progetto dopo aver già generato un preventivo o una fattura, puoi farlo nella scheda di Contabilità. Dopo aver bloccato il prezzo, qualsiasi cambiamento apportato su materiale pianificato, personale e trasporto non influenzerà i prezzi del progetto.

1. Vai alla scheda Contabilità del tuo progetto.

2. Clicca l'icona del lucchetto accanto al totale del progetto. Usa lo stesso pulsante per sbloccare nuovamente i prezzi.

Aliquota IVA
L'aliquota IVA riportata nel riepilogo finanziario assume automaticamente il valore Predefinito. Questo significa che a ogni elemento del tuo progetto (ogni articolo, ogni attività) viene assegnata l'aliquota IVA predefinita per quell'elemento.

Dallo stesso menù a tendina puoi selezionare le aliquote IVA che hai creato nel modulo Configurazione. 

Assicurazione, deposito, e date di fatturazione

Assicurazione
È possibile mostrare su preventivo e fatture l'importo per l'assicurazione sul materiale a noleggio. Per farlo, inserisci una percentuale nel campo di inserimento accanto alla voce Assicurazione. Questa è una percentuale del prezzo totale lordo (sconto escluso) del materiale a noleggio pianificato.

Deposito
Se vuoi richiedere un acconto per il tuo materiale, puoi impostare l'importo richiesto nel campo di inserimento accanto alla voce Deposito. Il deposito è un importo fisso. Questo importo non viene mostrato sui tuoi documenti da impostazione predefinita. Puoi configurarlo manualmente modificando i tuoi modelli di documento. Fatto questo, l'acconto verrà mostrato separatamente sul documento, al di sotto dell'importo totale.

Data di fatturazione 
Prima di generare una fattura, puoi scegliere tra diverse date di fatturazione. Puoi impostare le tue date di fatturazione nella sezione Contabilità del modulo Configurazione. 

Termini e condizioni e condizioni aggiuntive

Termini e condizioni
Termini e condizioni vengono aggiunti ai tuoi documenti previa la loro aggiunta nel modulo settings Configurazione. Puoi aggiungere i tuoi termini e condizioni come file .PDF nel modulo Configurazione, nella scheda "Generale". 

Condizioni aggiuntive
Nel campo di inserimento libero posizionato sopra a termini e condizioni, puoi specificare le condizioni aggiuntive. Queste verranno riportate nella sezione Condizioni aggiuntive del documento. Se non hai ancora aggiunto questa sezione al tuo documento, puoi farlo modificando i tuoi modelli di documento. 

Usi spesso lo stesso testo per le condizioni aggiuntive? Allora potrebbe essere più semplice per te inserire questo testo nella sezione 'Condizioni aggiuntive' del modulo di Configurazione. Fatto questo, potrai selezionare queste condizioni personalizzate dal menu a tendina al di sotto del campo di inserimento libero. 

Sottoprogetti

Nella scheda Contabilità di ogni sottoprogetto puoi trovare una panoramica dettagliata di ogni sottoprogetto collegato al tuo progetto principale. 

Nella panoramica di contabilità del tuo progetto principale, invece, vedrai una panoramica del totale dei costi, ricavi, e sconti di ogni sottoprogetto.

Generare preventivi, contratti, e fatture

Dalla scheda Contabilità puoi anche generare un preventivo, un contratto, o una fattura (cliccando su Aggiungi preventivo  or  Aggiungi fattura ).