La scheda Contabilità di un progetto fornisce una panoramica dei ricavi e dei costi. Da questa scheda è inoltre possibile calcolare margini e profitti, generare e inviare preventivi, contratti e fatture.
In questo articolo, forniremo maggiori informazioni sulle seguenti voci della scheda di Contabilità: Costi stimati, Costi previsti, Costi effettivi, Fatturato, Sconto, Profitto e Totale.
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Panoramica
Nella parte alta della schermata puoi vedere una breve panoramica del profitto per questo progetto e quanto è già stato fatturato. Nella parte inferiore della scheda puoi invece trovare una ripartizione più dettagliata dei costi stimati, previsti, ed effettivi. Qui puoi anche trovare il totale e i margini per ogni categoria, oltre che applicare sconti o cambiare dettagli riguardo l'IVA. Inoltre, puoi generare i tuoi preventivi, contratti, e fatture.
Sottoprogetti
Nella scheda Contabilità di ogni sottoprogetto puoi trovare una panoramica dettagliata di ogni sottoprogetto collegato al tuo progetto principale.
Nella panoramica di contabilità del tuo progetto principale, invece, vedrai una panoramica del totale dei costi, ricavi, e sconti di ogni sottoprogetto.
Costi stimati
La colonna dei costi stimati mostra i costi che ci si aspetta di dover affrontare in base alle informazioni e agli elementi inseriti all'interno del progetto, e dipendono dalle attività di personale e trasporto e dal prezzo di acquisto del materiale in vendita.
Prima di generare il tuo preventivo, potrebbe essere utile dare un'occhiata ai costi stimati fino a questo momento per tenere sotto controllo il margine e decidere la percentuale di sconto da offrire al cliente. Questa informazione è generalmente utile durante le fasi di Concetto e di Opzione.
I costi di subnoleggio sono calcolati in base all'articolo che hai noleggiato. Per ogni articolo, viene usata la seguente formula per calcolare i costi:
(costo medio giornaliero del materiale noleggiato) x (quantità riservata dal subnoleggio) x (quantità di giorni in cui è usato nel progetto).
Ogni costo aggiuntivo di un subnoleggio viene diviso tra tutti gli articoli, e va a far parte del costo medio giornaliero del materiale noleggiato.
Due articoli vengono subaffittati per 10 giorni con un costo totale di €200 e €100 di costi aggiuntivi. L'articolo X costa €20 e l'articolo Y costa €180.
L'articolo X rappresenta il 10% del costo totale del materiale, quindi il 10% dei costi aggiuntivi sono per questo articolo. Il restante 90% dei costi aggiuntivi è per l'articolo Y.
Di conseguenza, affittando questi articoli per 10 giorni avremo i seguenti numeri:
Articolo X --> €20 costo del materiale + €10 costi aggiuntivi = €30
Articolo Y --> €180 costo del materiale + €90 costi aggiuntivi = €270
Il costo medio giornaliero sarà quindi:
Articolo X €30/10 giorni = €3
Articolo Y €270/10 giorni = €27
Se pianifichi un articolo X subaffittato per 5 giorni su un progetto, il costo sarà €3 (costo medio giornaliero) x 1 (quantità) * 5 (giorni) = €15
Quando aggiungi materiale in vendita al tuo progetto, i prezzi di acquisto di quel materiale saranno mostrati sia nella colonna dei costi stimati che in quella dei costi previsti.
Nella scheda Materiale di un progetto, il prezzo di acquisto dell'articolo in vendita è riportato al di sotto della colonna denominata Prezzo di acquisto. Puoi inserire questa informazione durante l'aggiunta del materiale o degli articoli temporanei.
Questi costi saranno sommati, e il totale sarà mostrato nella colonna dei Costi previsti per il materiale in vendita della panoramica finanziaria.
I costi stimati associati al personale si basano sui costi di noleggio che hai definito per le attività del personale pianificate. Puoi impostare sia tariffe orarie che tariffe fisse.
Nella scheda Personale e Trasporto del progetto, troverai i costi di noleggio delle attività del personale nella colonna denominata Costi totali. I costi di questa colonna saranno sommati, e il totale sarà mostrato nella colonna dei Costi stimati della scheda Contabilità.
I costi stimati associati al trasporto si basano sui costi di noleggio che hai definito per le attività di trasporto pianificate. Puoi impostare sia un prezzo al km che una quantità fissa.
Nella scheda Personale e Trasporto del progetto, troverai i costi di noleggio delle attività di trasporto nella colonna denominata Costi totali.
Costi previsti
La colonna dei costi previsti fornisce una panoramica dei costi del tuo progetto prima che inizi. Quando la pianificazione prende forma, hai maggiori informazioni su (per esempio) chi lavorerà, cosa hai subaffittato, quali mezzi verranno utilizzati. I costi previsti vengono calcolati sulla base di queste informazioni.
Può essere utile fare riferimento ai costi previsti per assicurarti di rientrare nel budget prima che l'evento abbia inizio, così puoi effettuare eventuali modifiche in tempo.
Questo numero è il risultato della moltiplicazione tra il prezzo di subnoleggio del materiale in database e la quantità di materiale che hai già noleggiato.
Il prezzo d'acquisto del materiale in vendita viene mostrato sia nella colonna dei costi stimati che in quella dei costi previsti. Per maggiori informazioni, leggi il paragrafo Vendita della sezione Costi stimati.
Quando pianifichi personale in un progetto, vengono automaticamente generate informazioni sui relativi costi. Nel modulo people Personale puoi definire diverse tariffe per ogni membro del personale, nella scheda Tariffe. La tariffa standard viene automaticamente selezionata per ogni membro del personale. Nel caso in cui la tariffa differisse da quella standard, puoi modificarla manualmente. Le tariffe selezionate verranno riportate sotto forma di costi nella colonna costi previsti.
Quando pianifichi trasporto in un progetto, vengono automaticamente generate informazioni sui relativi costi. Nel modulo local_shipping Veicoli puoi definire una tariffa giornaliera e una tariffa variabile per ogni mezzo di trasporto. La tariffa standard viene automaticamente selezionata per ogni veicolo. Le tariffe selezionate verranno riportate sotto forma di costi nella colonna costi previsti.
Costi effettivi
Può accadere che i costi di un progetto differiscano dalle previsioni effettuate. Per esempio, alcuni tecnici potrebbero aver lavorato più del previsto, o il fornitore di un articolo subaffittato potrebbe averti addebitato un prezzo diverso rispetto a quanto stabilito. Questa colonna mostra i costi reali del tuo progetto al suo termine.
Noleggio
Questo numero è il risultato della moltiplicazione tra il prezzo effettivo concordato con il tuo fornitore e la quantità di materiale subaffittato.
Personale
Può succedere che il personale lavori più ore di quante calcolate inizialmente. La colonna dei costi effettivi mostra questa differenza.
I costi riportati in questa colonna si basano sul numero effettivo di orari lavorativi del personale. Puoi registrare gli orari del tuo personale nel modulo watch_later Registrazione orari. È importante connettere gli orari lavorativi a una attività. In questo modo, Rentman può connettere l'attività (e i relativi costi) al progetto.
Ricavo, Sconto, Profitto/Margine & Totale
Ricavo
La colonna del ricavo mostra il ricavo dal tuo progetto, per categoria. Il ricavo viene calcolato sommando gli importi richiesti al tuo cliente per materiale, personale, trasporto pianificati e costi aggiuntivi.
Sconto
Nel riepilogo finanziario è possibile applicare sconti di vario tipo prima di generare un preventivo o una fattura. Puoi applicare sconti per categoria o sul prezzo totale del progetto.
Definisci gli sconti per categoria nella colonna sconto di quella categoria. Puoi impostare lo sconto come percentuale del prezzo totale di quella categoria.
Definisci uno sconto per l'intero progetto nel campo sconto in corrispondenza del totale del tuo progetto. Puoi scegliere di impostare una percentuale del prezzo totale, o un importo fisso.
Profitto/Margine
Questa colonna ti mostra quanto stai guadagnando da materiale, personale, trasporto e in totale.
Clicca sull'intestazione della colonna per cambiare la vista dal Profitto (in cifre) al Margine (in percentuale).
Totale
Questa sezione mostra i costi totali per ogni colonna. Puoi modificare sia lo sconto totale che il prezzo totale del progetto manualmente, cliccando su uno dei campi del totale e inserendo una cifra.
Blocca il prezzo o personalizza aliquota IVA
Se vuoi bloccare il prezzo del tuo progetto dopo aver già generato un preventivo o una fattura, puoi farlo nella scheda di Contabilità. Dopo aver bloccato il prezzo, qualsiasi cambiamento apportato su materiale pianificato, personale e trasporto non influenzerà i prezzi del progetto.
- Vai alla scheda Contabilità del tuo progetto;
- clicca l'icona del lucchetto accanto al totale del progetto.
Dallo stesso menù a tendina puoi selezionare le aliquote IVA che hai creato nel modulo Configurazione.
Assicurazione, deposito, e date di fatturazione
Se desideri richiedere un deposito, inserisci l’importo nel campo accanto a Deposito rimborsabile. Il deposito è sempre un importo fisso.
Una volta inserito l’importo, apparirà un menu a tendina con tre opzioni di stato, per aiutarti a tenere traccia del deposito:
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Deposito non pagato
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Deposito pagato
- Deposito restituito
Di default, l’importo e lo stato del deposito non vengono visualizzati nei tuoi documenti (preventivi, fatture). Tuttavia, puoi aggiungerli modificando i modelli di documento:
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Per visualizzare l’importo del deposito, modifica il modulo somma del tuo modello.
- Per visualizzare lo stato del deposito, modifica un modulo testo e aggiungi la variabile “Stato deposito”.
Termini e condizioni e condizioni aggiuntive
Generare preventivi, contratti, e fatture
Dalla scheda Contabilità puoi anche generare un preventivo, un contratto, o una fattura (cliccando su Aggiungi preventivo o Aggiungi fattura.