Rentman est un logiciel conçu pour vous aider à gérer votre entreprise et vos opérations quotidiennes au sein d'un système centralisé.
Dans cet article, nous allons aborder les différentes étapes nécessaires pour vous familiariser avec votre compte.
Veuillez noter que votre accès aux modules peut varier en fonction du type de produits que vous avez choisis et des extensions que vous avez incorporées à votre compte. Pour trouver la liste complète des produits et des fonctionnalités, rendez-vous sur cette page.
Pour savoir comment rétrograder / mettre à niveau votre abonnement Rentman, suivez ce lien.
Si vous vous sentez perdu·e ou dépassé·e à un moment, n'hésitez pas à contacter notre équipe de support.
I. Se lancer avec Rentman
1. Configurer votre compte
- Pour la facturation de votre abonnement Rentman, nous utilisons la méthode de paiement et les coordonnées que vous avez indiquées dans le module settingsConfiguration > Compte. Dans cet article, nous vous expliquons comment éditer ces informations.
- Rentman configure automatiquement votre fuseau horaire en fonction de votre localisation. Il peut être judicieux de le modifier, surtout si votre pays s'étend sur plusieurs fuseaux.
- Configurer vos e-mails.
Si la prochaine étape "Configurer votre compte" ne s'applique pas à vos besoins, vous pouvez passer directement à l'étape suivante, II. Configurer votre base de données. C'est particulièrement important si vous n'avez pas besoin de certains paramètres, comme la facturation. Gagnez du temps et concentrez-vous sur ce qui compte le plus pour vous.
2. Configurer votre compte
Rentman utilise différents éléments pour créer des documents professionnels et clairs. Configurez-les à l'avance, de sorte qu'à l'avenir, vous puissiez cliquer sur un bouton pour compléter vos documents avec les données souhaitées et les préparer à l'envoi.
Séries de numéros
Les séries de numéros vous aident à assurer le suivi de vos articles ou documents.
En personnalisant les séries de numéros de vos documents, vous pouvez différencier ces derniers. Vous pouvez éditer les séries de numéros en cliquant sur settings Configuration > Séries de numéros. Le numéro actuel de chaque série correspond au dernier élément créé de cette série.
En savoir plus ici.
Modèles de documents
Dans le module settings Configuration, vous trouverez un large choix de modèles de documents dans différentes langues.
Ces modèles permettent de créer facilement différents types de documents (devis, factures, bons de livraison, etc.). Une fois que vous avez créé un modèle, il vous suffit de cliquer sur "Générer" dans le module table_chart Projets et un nouveau document contenant toutes les informations nécessaires sera créé. Si vous devez ajuster le modèle pour un projet spécifique, vous pouvez le faire dans les paramètres du module Configuration.
Pour en savoir plus sur les modèles de documents et comment les utiliser, rendez-vous sur cette page.
Configurer vos processus de facturation
Dans Rentman, vous avez la possibilité de générer des factures, de les exporter vers un logiciel de comptabilité et de les marquer comme payées.
Le moment de la facturation détermine quand un projet apparaît dans le sous-dossier "À facturer" du module monetization_on Finances. Qu'il s'agisse de facturer un projet en une seule fois ou de le diviser en trois échéances, Rentman offre des options flexibles.
Pour plus d'informations sur ces processus et les fonctions supplémentaires, rendez-vous sur cette page d'information.
Taxes (TVA & TPS)
Nous simplifions la procédure d'imposition en configurant automatiquement les taux de TVA par défaut en fonction de votre pays. Vous pouvez ajuster manuellement ces taux ou définir des taux spécifiques pour des projets individuels.
Cet article vous guidera à travers les différentes étapes pour changer ou appliquer les taux de TVA, configurer la TVA pour vos clients basés dans des pays avec des taux de TVA différents et modifier le taux de TVA pour un projet ou une facture spécifique.
Le système de taxes fonctionne différemment pour les comptes basés aux États-Unis. Si c'est votre cas, veuillez vous référer au paragraphe sur les comptes US.
Les taux de TVA pour votre pays sont préconfigurés sur la base des taux applicables. Vous pouvez personnaliser le montant de la TVA et incorporer différents taux en utilisant des classes de TVA et des régimes de TVA.
II. Configurer votre base de données
Créer des équipements
Vous pouvez ajouter ou éditer vos équipements dans le module category Équipment. Dans Rentman, vous pouvez créer différents types d'équipements, comme des articles physiques, des combinaisons physiques ou des combinaisons virtuelles.
N'hésitez pas à consultez notre article sur les différentes combinaisons d'équipements pour en savoir plus.
Si vous souhaitez ajouter tout votre matériel en une seule fois, vous pouvez également importer vos équipements. Cela vous permet de télécharger un fichier Excel (.xlsx) ou .csv contenant une liste de tous vos équipements. Vous pouvez créer ce fichier vous-même ou utiliser notre modèle d'importation.
Ajouter des membres du personnel & véhicules
En ajoutant des membres du personnel à votre équipe, vous pouvez commencer à les planifier sur vos projets. Vos membres du personnel peuvent se connecter à Rentman pour consulter leur emploi du temps et travailler dans les modules auxquels ils ont accès.
Dans cet article, nous vous proposons un aperçu des étapes pour ajouter vos véhicules à votre compte Rentman et les modifier pour pouvoir choisir et réserver le bon véhicule pour transporter vos équipements sur le lieu de prestation.
Si vous souhaitez ajouter rapidement vos membres du personnel ou vos véhicules en une seule fois, la meilleure option reste d'importer vos membres du personnel ou vos véhicules.
Ajouter des contacts
Vous pouvez ajouter ou éditer vos contacts dans le module contact_phone Contacts.
Vous pouvez ajouter deux types de contacts : des personnes privées ou des entreprises.
Si vous souhaitez ajouter rapidement tous vos contacts en une seule fois, la meilleure option reste d'importer votre liste de contacts.
Veuillez garder en tête que la mise en place complète de votre base de données peut prendre un certain temps. Ces informations ne couvrent que les bases.
III. Créer votre premier projet
Cet article vous guidera à travers les différentes étapes de création d'un projet de location basique, dans lequel vous pourrez planifier du personnel sur des fonctions et ajouter des équipements que vous comptez mettre en location.
En ce qui concerne la création de projets, Rentman propose aussi les options suivantes :
- Créer un projet exclusivement consacré au matériel
- Créer un projet exclusivement consacré au personnel
- Ou créer un projet de transfert (lorsque vous souhaitez transférer votre matériel d'un emplacement de stock à un autre).
IV. Créer un devis ou un contrat
Suivez ce lien pour savoir comment créer un devis ou un contrat dans Rentman.
Vous pouvez également envoyer votre devis ou votre contrat par e-mail directement depuis Rentman. Vous pouvez proposer à vos clients la signature numérique des devis ou des contrats.
V. Maîtriser Rentman
Vous pouvez faciliter les choses dans Rentman en définissant différents types de projets et de modèles.
Vous pouvez également ajuster vos tarifs du personnel et vos coefficients d'équipements, ce qui vous permettra d'automatiser de nombreuses tâches.
Cela simplifiera votre travail et rendra toutes vos actions plus efficaces.
Une fois que vous avez configuré votre base de données et créé votre projet, vous pouvez commencer à réserver des équipements et à planifier du personnel.
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