Les projets sont au cœur de Rentman. C'est autour de ces éléments que tournent toutes les autres informations et tous les autres modules du logiciel.
Dans cet article, nous allons explorer les différents composants du type de projet le plus souvent utilisé dans Rentman : le projet standard Vous découvrirez l’objectif de chaque onglet et les informations à y renseigner.
Qu’est-ce qu’un projet dans Rentman ?
Un projet fait référence à un événement organisé par votre entreprise — par exemple, un concert, un festival, un mariage, une location de matériel ou une vente.
Pour un événement donné, un client a besoin de matériel à un endroit précis et à des dates spécifiques. Pour acheminer ce matériel, vous pouvez avoir besoin d’un ou plusieurs véhicules. Afin de conduire le véhicule, installer le matériel ou les structures, etc., vous aurez aussi besoin d’une équipe.
Si vous ne disposez pas de tout le matériel pour cet événement, il vous faudra peut-être le sous-louer à une autre entreprise, puis créer un bon de commande, ou bien l'acheminer depuis l'un de vos autres entrepôts.
Avant que vous et votre client ne soyez d’accord sur tous les détails de l’événement, vous aurez éventuellement besoin de faire plusieurs devis, suivis d’une facture.
Tous ces éléments sont organisés dans les différents onglets qui composent votre projet.
Types de projets
- Projet standard : utilisé lorsque le projet implique la location de matériel et la planification d’une équipe. Cela peut être un événement uniquement avec du matériel, sans utiliser aucun de vos membres d’équipe. Cela peut aussi être un événement uniquement avec une équipe, sans utiliser de matériel. Si vous avez un événement avec du matériel en location et des consommables, vous pouvez également utiliser ce type de projet.
-
Projet sans horaires (vente) : utilisé pour la vente de matériel. Une fois le matériel sorti de votre entrepôt, il ne reviendra pas, donc ce type de projet n’a théoriquement pas et ne nécessite pas de périodes de temps.
- Projet de transfert : utilisé lorsque vous souhaitez transférer votre matériel d’un emplacement de stock à un autre.
-
Structure d’un projet standard
Une fois que vous avez créé un projet, vous pouvez commencer à remplir les informations de l'onglet Général du projet en question.
Onglet Général
Vous trouverez ici les informations les plus importantes telles que le nom, le client, le lieu, le type de projet et le calendrier.
Cet onglet est divisé en plusieurs sections.
Section Projet
- Nom : le nom de votre projet. Celui-c- sera affiché au niveau de l'aperçu de projet et sur les documents que vous générez.
- Type de projet : chaque type de projet contient des paramètres prédéfinis pour un projet, tels que le moment de facturation, l'en-tête, la couleur et le modèle pour les devis, les contrats et les factures. Les types de projets sont utiles pour différencier les projets dans l'aperçu des projets et dans le module de statistiques. Pour plus d'informations, consultez notre article sur les types de projets.
- Statuts : par défaut, tous les nouveaux projets ont le statut de Concept. Le statut du projet change automatiquement, en fonction de vos actions ou de celles de votre client. Cependant, vous pouvez définir manuellement un statut pour votre projet ici. Pour plus d'informations, consultez notre article sur les statuts des projets.
- Numéro : si vous laissez ce champ vide, Rentman générera automatiquement un numéro pour ce projet. Vous éviterez ainsi d'avoir plusieurs projets avec le même numéro. Dans le settings module Configuration, vous pouvez séries de numéros pour choisir par quel numéro le premier projet créé doit commencer. Vous pouvez également y saisir un numéro personnalisé.
- Gestionnaire de compte : choisissez un PowerUser dans votre compte Rentman comme gestionnaire de compte pour ce projet.
- Couleur : le choix d'une couleur unique pour votre projet peut s'avérer utile pour différencier les projets dans le eventmodule (Mon) agenda et dans l'aperçu des projets. Vous pouvez également attribuer une couleur par défaut à chaque type de projet.
- Référence externe : vous pouvez saisir une référence externe (facultative) pour ce projet, par exemple un numéro de bon de commande. Par défaut, cette référence externe n'apparaît pas sur les documents et doit y être ajoutée en tant que variable distincte.
- Emplacement de stock : si vous disposez de plusieurs emplacements de stock, vous pouvez choisir celui qui correspond à ce projet. Les emplacements de stockage n'apparaîtront pas ici, car vous ne pouvez pas planifier un projet à partir d'un emplacement de stockage. Lisez notre article sur les emplacements des stocks pour en savoir plus..
- Fuseau horaire : si vous avez activé la fonctionnalité permettant d'utiliser plusieurs fuseaux horaires, vous pouvez choisir ici le fuseau horaire de votre projet. Chaque sous-projet peut avoir un fuseau horaire qui lui est propre. Pour plus d'informations, consultez notre article sur les fuseaux horaires..
Section Client
Choisissez un client (et une personne de contact) pour votre projet. Le client et la personne de contact doivent être ajouté·e·s dans le contact_phone module Contacts avant que vous ne puissez les sélectionner ici. Si vous avez également enregistré l'adresse de votre client, elle apparaîtra à cet endroit lorsque vous sélectionnerez ce client pour ce projet.
Section Lieu de la prestation
Choisissez un lieu pour la tenue de votre projet. Le lieu de prestation doit d'abord être ajouté au contact_phone module Contacts pour que vous puissiez le sélectionner ici. Le lieu de prestation sera affiché sur un plan, avec la distance et le temps de trajet depuis votre entre votre entrepôt et le lieu de prestation.
Section Avancée du projet
Les icônes de progression du projet indiquent ce qui a été réalisé et ce qui reste à faire dans le cadre d'un projet.
Vous pouvez découvrir les icônes d'avancée du projet ici.
Section Tâches/notes/fichiers
Consultez notre article sur les tâches, notes et fichiers pour plus d'informations.
Section Planning
La section Planning regroupe toutes les périodes et tous les horaires de votre projet. Par défaut, elle affiche la période de planification et la période d'utilisation de vos équipements.
Pour en savoir plus sur l'utilisation du planning, consultez cet article.
Section Créer un bon de livraison ou une feuille d'appel
Consultez notre article dédié à la Création de bons de livraison ou de feuilles d'appel pour en apprendre d'avantage à ce sujet.
Onglet Planning
L'onglet Planning regroupe toutes les périodes de votre projet. Par défaut, il inclut à la fois la période de planification et la période d'utilisation de vos équipements. Un projet ne peut être enregistré tant que son planning n'a pas été défini.
Onglet Équipement
L'onglet Équipement est l'endroit depuis lequel vous pouvez planifier du matériel pour votre projets. Vous devrez ainsi organiser vos groupes d'équipements, qui sont eux-mêmes associés à des périodes spécifiques.
En associant un groupe d'équipements à une période, Rentman peut vérifier la disponibilité des équipements pour cette période donnée. Si une pénurie apparaît, vous pouvez la résoudre et créer un bon de commande.
Une chronologie d'équipement vous permet de vérifier la disponibilité de votre matériel, les quantités et les projets sur lesquels vos équipements sont planifiés.
Onglet Équipe et transport
L'onglet Équipe et transport vous permet de définir vos besoins en personnel et en véhicules — y compris les rôles nécessaires (technicien lumière, chauffeur, ingénieur du son, etc.), le nombre de personnes et les types de véhicules (taille, capacité, etc.).
Ces besoins sont gérés à l'aide de fonctions :
Fonctions d'équipe pour le personnel ;
Fonctions de transport pour les véhicules ;
Avant de vous affairer à la planification, vous devez créer les fonctions nécessaires (si ce n'est pas encore fait). Les fonctions sont rassemblées en function groups, each linked to specific periods.
En associant un groupe de fonctions à une période, Rentman peut vérifier la disponibilité des membres du personnel et des véhicules pour cette période spécifique.
Onglet Coûts supplémentaires
Les coûts supplémentaires vous permettent d'inclure les dépenses liées au projet au-delà du matériel ou du personnel, comme les frais de déplacement, d'hébergement, de restauration ou tout autre frais logistique. Ces coûts peuvent apparaître sur les devis et les factures au même titre que le matériel ou le personnel, ce qui facilite leur répercussion sur votre client. Vous pouvez également générer des bons de commande pour les fournisseurs externes directement à partir de l'onglet Coûts supplémentaires.
Onglet Finances
L'onglet Finance fournit un aperçu complet des revenus, des coûts et de la rentabilité de votre projet. Il comprend une ventilation détaillée des coûts estimés, prévus et réels, ainsi qu'un aperçu rapide de vos bénéfices totaux et du montant déjà facturé.
Si vous disposez de l'extension Devis et factures, vous pouvez :
Consulter les totaux et les marges pour chaque catégorie de coûts
Appliquer des remises
Ajuster des détails concernant la TVA
Depuis cet onglet, vous pouvez également générer et envoyer directement des devis, contrats et factures.
Onglet Sous-location
L'onglet Sous-location vous donne un aperçu de toutes les sous-locations— internes et externes—liées à votre projet, ce qu vous aide à répondre aux pénuries d'équipements.
Les sous-locations internes interviennent lorsque vous empruntez du matériel dans l'un de vos emplacements de stock afin de répondre aux besoins d'un projet spécifique.
Les sous-locations externes interviennent lorsque le matériel nécessaire n'est pas disponible dans vos autres emplacements de stock. Dans ce cas, vous faites appel à un fournisseur ou à un vendeur tiers.
Depuis cet onglet, vous pouvez également créer un bon de commande pour une sous-location donnée.
Onglet Bons de commande
Un Bon de commande (BC) est un document que vous pouvez créer pour enregistrer les dépenses supplémentaires liées au projet ou les sous-locations, afin de garantir que tous les achats sont clairement documentés. L'onglet Bons de commande fournit un aperçu de tous les bons de commande liés au projet.
Onglet Planification du personnel
L'onglet Planification du personnel vous permet d'attribuer des membres du personnel à des fonctions au sein de votre projet. Cela vous donne un aperçu clair des :
Fonctions qui doivent être complétées
Membres du personnel disponibles
Personnes déjà assignées à une fonction
Depuis cet onglet, vous pouvez également inviter des membres du personnel sur des fonctions spécifiques et leur envoyer directement leur planning.
Onglet Planification des transports
L'onglet Planification des transports vous permet d'attribuer des véhicules à des fonctions de transport au sein de votre projet. Cela vous donne un aperçu clair des :
Fonctions qui doivent être complétées
Véhicules disponibles
Véhicules déjà assignés à une fonction
Onglet Registre
L'onglet Registre est un outil de suivi qui sauvegarde toutes les modifications apportées à un projet et affiche ce qui a été modifié, par qui et quand.
Les saisies du registre sont organisées par sauvegarde. Au sein de chaque sauvegarde, les modifications sont regroupées selon la section du projet dans laquelle elles ont été effectuées.