I progetti sono il cuore di Rentman: è attorno a loro che si costruiscono tutti gli altri moduli e le informazioni del software.
In questa guida vedremo come funziona la tipologia di progetto più utilizzata in Rentman, il Progetto standard. Ti spiegheremo a cosa serve ciascuna scheda e quali dati inserire in ognuna di esse.
Che cos’è un progetto su Rentman?
Un progetto rappresenta un evento organizzato dalla tua azienda: può trattarsi di un concerto, un festival, un matrimonio, il noleggio di materiale o una vendita.
Ogni evento richiede materiale in un luogo e in date precise. Per trasportarlo possono servire uno o più veicoli. Per guidare i mezzi, montare le strutture e occuparsi della logistica, avrai bisogno del tuo personale.
Se non disponi di tutto il materiale necessario, puoi subnoleggiarlo da altre aziende, creare un ordine di acquisto o trasferirlo da un altro magazzino.
Prima di definire i dettagli con il cliente, potresti dover inviare più di un preventivo e, una volta concordato tutto, emettere la fattura.
Tutti questi aspetti sono organizzati nelle diverse schede che compongono il progetto.
Nota: le schede disponibili possono variare a seconda del piano di abbonamento attivo.
Tipi di progetto
- Progetto standard: si utilizza quando l’evento prevede il noleggio di materiale e la pianificazione del personale. Può trattarsi anche di un evento con solo materiale, senza l’impiego del tuo personale, oppure di un evento con solo personale, senza materiale. Questo tipo di progetto è adatto anche agli eventi che includono materiale a noleggio e consumabili.
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Progetto senza orari (Vendita): si utilizza per la vendita di materiale. Una volta uscito dal magazzino, il materiale non rientra, quindi questo tipo di progetto non prevede, né richiede, orari.
- Progetti di trasferimento: si utilizza quando vuoi spostare del materiale da una sede di magazzino a un’altra.
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Struttura di un progetto standard
Dopo aver creato un progetto, puoi iniziare a compilare le informazioni nella scheda Generale.
Prima di salvare il progetto è necessario inserire i periodi di tempo (periodo di pianificazione e periodo di utilizzo) nella scheda Programma.
Generale
Qui trovi i dettagli principali del progetto: nome, cliente, luogo, tipologia di progetto e calendario.
La scheda è divisa in diverse sezioni.
Sezione Progetto
-Nome: il nome del progetto. Verrà mostrato nella panoramica dei progetti e nei documenti generati.
-Tipo di progetto: ogni tipo ha impostazioni predefinite (ad esempio momento di fatturazione, intestazione, colore, modelli per preventivi, contratti e fatture). Le tipologie aiutano a distinguere i progetti sia nella panoramica che nel modulo statistiche. Per approfondire, leggi l’articolo dedicato ai tipi di progetto.
-Stato: per impostazione predefinita, i nuovi progetti hanno lo stato Bozza. Lo stato cambia automaticamente in base alle tue azioni o a quelle del cliente, ma puoi modificarlo manualmente. Per saperne di più, leggi l’articolo sugli stati dei progetti.
-Numero: se lasci questo campo vuoto, Rentman genererà automaticamente un numero progressivo, evitando duplicati. Nel modulo the settings Configurazione, puoi modificare la numerazione e stabilire da quale numero far partire la sequenza. In alternativa, puoi inserire un numero personalizzato.
-Account manager: assegna a questo progetto un power user del tuo account Rentman come responsabile. Colore: puoi scegliere un colore univoco per distinguere facilmente il progetto nella panoramica e nel modulo the eventIl mio programma. Puoi anche impostare un colore predefinito per ciascuna tipologia di progetto.
-Riferimento esterno: qui puoi inserire un riferimento opzionale, ad esempio il numero di un ordine d’acquisto. Per impostazione predefinita non viene mostrato nei documenti: va aggiunto come variabile separata.
-Location del materiale: se gestisci più magazzini, puoi selezionare quello da cui verrà gestito il materiale per questo progetto. Le location del materiale non compaiono perché non è possibile pianificare un progetto da lì. Per maggiori dettagli, consulta l’articolo sulle location del materiale.
-Fuso orario: se hai attivato il supporto per più fusi orari, puoi impostarne uno specifico per il progetto. Ogni sottoprogetto può avere il proprio fuso orario. Maggiori informazioni nell’articolo dedicato ai fusi orari.
Cliente
Seleziona un cliente (e un referente) per il tuo progetto. Prima di poterli scegliere, il cliente e il referente devono essere già inseriti nel modulo contact_phone Contatti. Se hai salvato l’indirizzo del cliente, questo verrà visualizzato automaticamente quando lo selezioni come cliente del progetto.
Se il cliente non è ancora presente nel modulo contact_phone Contatti, puoi aggiungerlo direttamente dalla sezione Cliente cliccando su more_vert per visualizzare altre opzioni.
Location
Seleziona la location del progetto. Anche la location deve essere inserita nel modulo contact_phone Contatti prima di poterla scegliere. La location verrà mostrata su una mappa, insieme alla distanza e al tempo di percorrenza dal tuo magazzino. Se la location non è ancora presente nei contact_phone Contatti, puoi aggiungerla direttamente dalla sezione Location cliccando su more_vert per visualizzare altre opzioni.
Sezione Avanzamento progetto
Le icone di avanzamento mostrano quali parti del progetto sono già completate e quali restano da fare.
Puoi approfondire il significato delle icone di avanzamento progetto nell’articolo dedicato.
Sezione Incarichi / Note / File
Per maggiori informazioni consulta gli articoli su incarichi, note e file.
Sezione Programma
Qui trovi tutti i periodi di tempo del progetto. Per impostazione predefinita, sono inclusi il periodo di pianificazione e il periodo di utilizzo del materiale.
Puoi scoprire di più sulla gestione del programma nell’articolo dedicato.
Sezione Documenti: bolla di spedizione e modulo di chiamata
Leggi questo articolo per scoprire di più.
Scheda Programma
La scheda Programma elenca tutti i periodi di tempo legati al progetto. Per impostazione predefinita include il periodo di pianificazione e il periodo di utilizzo del materiale.
Un progetto non può essere salvato finché non è stato definito il suo calendario temporale. Se trasformi il progetto in un progetto più complesso con sottoprogetti (ad esempio un tour), in questa scheda vedrai i diversi periodi di ciascun sottoprogetto.
Suggerimento di Rentman: ti consigliamo di suddividere il progetto in periodi dettagliati. La loro definizione dipende dal tuo flusso di lavoro, dal tipo di evento e dalle esigenze della tua azienda. Più avanti questi periodi verranno collegati a gruppi di materiale, attività e trasporti.
Scheda materiale
Nella scheda Materiale pianifichi tutto il materiale del progetto. Il materiale va organizzato in gruppi, ciascuno collegato a periodi specifici.
I gruppi di materiale ti aiutano a strutturare meglio la fornitura per l’evento, ad esempio per tipologia (audio, luci, ecc.), per location (Ingresso A, Area 5, ecc.) o per giorno (Giorno 1, Giorno 2, ecc.).
Associare un gruppo di materiale a un periodo permette a Rentman di verificare la disponibilità del materiale in quel lasso di tempo. Se c’è una carenza, puoi risolverla creando un ordine d’acquisto.
Lo storico del materiale ti consente di controllare disponibilità, quantità e in quali altri progetti è già pianificato.
Scheda Personale e Trasporto
La scheda Personale e Trasporto è dove definisci le esigenze di personale e di trasporto del progetto, indicando i ruoli necessari (es. tecnico luci, autista, fonico), il numero di persone e i tipi di veicoli richiesti (dimensioni, capacità, ecc.).
Queste necessità sono gestite tramite le attività:
Attività del personale
Attività di trasporto
Prima di pianificare, devi creare le attività necessarie (se non lo hai già fatto). Le attività vengono raggruppate in gruppi di attività, ciascuno collegato a periodi specifici.
I gruppi di attività ti aiutano a organizzare meglio le attività dell’evento, ad esempio per fase (allestimento, smontaggio, ecc.), per location (Ingresso A, Area 5, ecc.), per giorno (Giorno 1, Giorno 2, ecc.) o per turni (mattina, sera, ecc.). Collegando un gruppo di attività a un periodo, Rentman può verificare la disponibilità del personale e dei veicoli per quello specifico intervallo di tempo.
Scheda Costi aggiuntivi
Qui puoi inserire costi aggiuntivi legati al progetto diverse da materiale e personale: viaggi, alloggi, pasti o altri costi logistici. Questi costi possono comparire in preventivi e fatture, proprio come il materiale e il personale, e possono essere ribaltati direttamente al cliente. Dalla scheda puoi anche generare ordini d’acquisto per fornitori esterni.
Scheda Contabilità
La scheda Contabilità offre una panoramica completa dei ricavi, dei costi e della redditività del progetto.
Mostra un dettaglio di costi Stimati, Previsti ed Effettivi, oltre a un riepilogo immediato di profitto totale e importi già fatturati.
Se hai l’add-on Preventivi e Fatture, puoi:
- Visualizzare totali e margini per ciascuna categoria di costo
- Applicare sconti
- Gestire dettagli IVA
- Generare e inviare preventivi, contratti e fatture direttamente da qui
Scheda Subnoleggi
Questa scheda mostra una panoramica di tutti i subnoleggi (interni ed esterni) collegati al progetto, per aiutarti a coprire eventuali carenze di materiale.
- Subnoleggi interni: quando prendi materiale da un altro tuo magazzino.
- Subnoleggi esterni: quando il materiale non è disponibile nei tuoi magazzini e lo richiedi a un fornitore terzo.
Da qui puoi anche generare un ordine d’acquisto per un subnoleggio specifico. Nota: questa scheda è solo di consultazione, non puoi creare subnoleggi direttamente da qui. Scopri come aggiungere sottoprogetti in questo articolo.
Scheda Ordini d’acquisto
Un ordine d’acquisto (PO) è un documento che ti permette di registrare spese extra o subnoleggi del progetto, così da avere tutti gli acquisti tracciati. La scheda mostra l’elenco di tutti gli ordini d’acquisto collegati al progetto.
Nota: anche questa scheda è solo di consultazione. Gli ordini si creano dalla scheda Costi aggiuntivi o dalla scheda Subnoleggi.
Scheda Pianificazione personale
Qui assegni i membri del personale alle attività del progetto. Hai una panoramica chiara di:
Attività ancora da coprire
Membri disponibili
Chi è già stato assegnato
Da questa scheda puoi anche invitare il personale a specifiche attività e inviare loro i turni.
Scheda Pianificazione trasporto
Qui assegni i veicoli alle attività di trasporto del progetto. La panoramica mostra:
- Attività ancora da coprire
- Veicoli disponibili
- Veicoli già assegnati
Scheda Registro storico
Il Registro storico tiene traccia di tutte le modifiche fatte al progetto, indicando cosa è stato cambiato, da chi e quando.
Le voci sono organizzate in base alle azioni di salvataggio, e all’interno di ciascuna vengono raggruppate per sezione del progetto modificata.