Projecten zijn de kern van Rentman. Alle andere informatie en modules in de software zijn om projecten heen gebouwd.
In dit artikel verkennen we de verschillende onderdelen van het meestgebruikte projecttype in Rentman: het reguliere project. Je leest wat het doel is van elk tabblad en welke informatie je er moet invoeren.
Wat is een project in Rentman?
Een project is een evenement dat door je bedrijf wordt georganiseerd, bijvoorbeeld een concert, festival, bruiloft, verhuur of verkoop van materiaal.
Voor een evenement heeft een klant materiaal nodig op een specifieke locatie en op specifieke data. Om het materiaal op locatie te krijgen, heb je waarschijnlijk een of meerdere voertuigen nodig. Om het voertuig te besturen, het materiaal te installeren, enzovoort, heb je personeel nodig.
Wanneer het benodigde materiaal voor het evenement niet op voorraad is, moet je dit bij een ander bedrijf inhuren en vervolgens een inkooporder maken. Of je haalt het materiaal uit een van je andere magazijnen.
Voordat jij en je klant het eens zijn over alle details van het evenement, zijn er wellicht meerdere offertes nodig en wordt er uiteindelijk een factuur gemaakt en verstuurd.
Alle bovenstaande elementen zijn georganiseerd in de verschillende tabbladen waaruit jouw project bestaat.
Let op: De beschikbare tabbladen zijn afhankelijk van je pakket.
Projecttypen
- Regulier project: Dit type project wordt gebruikt voor het verhuren van materiaal en plannen van personeel. Dit kan een evenement zijn met alleen materiaal, zonder personeel. Het kan ook een evenement zijn met alleen personeel, zonder materiaal. Je gebruikt dit type project ook voor een met verhuurmateriaal en verbruiksartikelen.
-
Project (verkoop) zonder tijden: Wordt gebruikt voor de verkoop van materiaal. Zodra het materiaal je magazijn verlaat, komt deze niet meer terug. Daarom heeft dit type project geen tijden nodig.
- Transferproject: Dit wordt gebruikt voor het verplaatsen van materiaal van de ene naar de andere opslaglocatie.
-
Structuur van een regulier project
Nadat je een project hebt aangemaakt, vul je de informatie in op het tabblad Algemeen van het project.
Voordat je het project kan opslaan, moet je de tijdsperioden (planningsperiode en gebruiksperiode) invoeren op het tabblad Tijdschema.
Tabblad Algemeen
Hier vind je de belangrijkste gegevens, zoals de naam, opdrachtgever, locatie, het projecttype en de planning.
Het tabblad is opgedeeld in verschillende secties.
Project
-Naam: De naam van je project. Deze naam wordt weergegeven in het projectoverzicht en in de documenten die je genereert.
-Projecttype: Elk projecttype bevat vooraf bepaalde instellingen voor een project, zoals een factuurmoment, briefpapier, kleur en template voor offertes, contracten en facturen. Projecttypen zijn handig om onderscheid te maken tussen projecten in het projectoverzicht en de statistiekenmodule. Lees ons artikel over projecttypen voor meer informatie.
-Status: Standaard hebben alle nieuwe projecten de status Concept. De projectstatus verandert automatisch op basis van jouw acties of die van je klant. Je kan ook handmatig een status voor je project instellen. Lees ons artikel over projectstatussen voor meer informatie.
-Nummer: Als je dit veld leeg laat, genereert Rentman automatisch een nummer voor dit project. Zo voorkom je dat meerdere projecten hetzelfde nummer hebben. In de settings Configuratiemodule bewerk je de nummerreeks om te bepalen met welk nummer het eerste aangemaakte project moet beginnen. Je kan hier ook een eigen nummer invoeren.
-Accountmanager: Kies een power user binnen je Rentman-account als accountmanager voor dit project.
-Kleur: Het kiezen van een unieke kleur voor je project is handig om onderscheid te maken tussen projecten in de eventMijn agenda module en in het projectoverzicht. Je kan ook een standaardkleur toewijzen aan elk projecttype.
-Externe referentie: Je kan een externe referentie (optioneel) voor een project invoeren, bijvoorbeeld een inkoopordernummer. Standaard wordt deze externe referentie niet weergegeven in documenten en moetje deze als aparte variabele toevoegen.
-Voorraadlocatie: Als je meerdere voorraadlocaties hebt, selecteer je hier de voorraadlocatie voor dit project. Opslaglocaties worden hier niet weergegeven omdat je geen project vanuit een opslaglocatie kan plannen. Lees ons artikel over voorraadlocaties voor meer informatie.
-Tijdszone: Wanneer je ondersteuning voor meerdere tijdzones hebt ingeschakeld, kies je hier de tijdzone voor je project. Elk subproject kan zijn eigen unieke tijdzone hebben. Lees ons artikel over tijdzones voor meer informatie.
Klant
Kies een klant (en contactpersoone) voor je project. De klant en contactpersoon moeten worden toegevoegd aan de contact_phone Contactenmodule, voordat je ze hier kan selecteren. Als je het adres van de klant hebt opgeslagen, verschijnt dit hier ook wanneer je de klant voor dit project selecteert.
Als de klant nog niet in je contact_phone Contactenmodule staat, voeg je deze rechtstreeks vanuit het gedeelte Klant toe door op more_vert te klikken voor meer opties.
Locatie
Kies een locatie voor je project. De locatie moet worden toegevoegd aan de contact_phone Contactenmodule, voordat je deze hier kan selecteren. De locatie wordt weergegeven op een kaart, met de afstand en reistijd vanuit jouw magazijn naar de locatie. Als de locatie nog niet in je contact_phone Contactenmodule staat, voeg je deze rechtstreeks vanuit het gedeelte Locatie toe door op more_vert te klikken voor meer opties.
Projectvoortgang
De iconen in een projecten geven weer welk onderdeel afgerond is en wat er nog moet gebeuren in een project.
Lees meer over de projectvoortgang en iconen in dit artikel.
Taken/notities/bestanden
Lees onze artikelen over taken, notities en bestanden voor meer informatie.
Tijdsplanning
De Tijdsplanning bevat alle tijdsperiodes van je project. Het bevat standaard de planningsperiode en gebruiksperiode van je materiaal.
Lees meer over de tijdsplanning in dit artikel.
Pakbon of Callsheet maken
Lees ons artikel over het maken van een pakbon of callsheet voor meer informatie.
Tijdschema
Het tabblad Tijdschema bevat alle tijdsperioden die betrekking hebben op jouw project. Standaard bevat het zowel de planningsperiode als de gebruiksperiode van het materiaal. Een project kan pas worden opgeslagen nadat het tijdschema is gedefinieerd. Als je jouw project omzet naar een complexer project met subprojecten (bijvoorbeeld in het geval van een tour), bekijk je de verschillende tijdsperioden van elk subproject in dit tabblad.
Rentman Tip: We raden aan om je project in gedetailleerde periodes te verdelen. De periodes die je definieert, zijn afhankelijk van je workflow, het evenement en de behoeften van jouw bedrijf. Ze worden later gekoppeld aan materiaal, functies en transportgroepen.
Tabblad Materiaal
In het tabblad Materiaal plan je het materiaal voor het project. Verdeel het materiaal in materiaalgroepen, die gekoppeld zijn aan specifieke periodes.
Met materiaalgroepen organiseer je het materiaal voor het evenement, bijvoorbeeld op type (geluid, verlichting, enz.), op locatie (Gate A, Sectie 5, enz.) of op dag (Dag 1, Dag 2, enz.).
Door een materiaalgroep aan een periode te koppelen, kan Rentman de beschikbaarheid van het materiaal voor die specifieke periode controleren. Mocht er een tekort zijn, dan los je dit op door een inkooporder aan te maken.
Met een materiaaltijdlijn bekijk je de beschikbaarheid van matriaal, de aantallen en voor welke andere projecten materiaal is gepland.
Tabblad Personeel en Transport
Op het tabblad Personeel en Transport definieer je de vereisten voor personeel en voertuigen van het project, inclusief de benodigde rollen (lichttechnicus, chauffeur, geluidstechnicus, enz.), het aantal mensen en de soorten voertuigen (grootte, capaciteit, enz.).
Deze vereisten bestaan uit functies:
-
Personeelsfuncties voor medewerkers;
-
Transportfuncties voor voertuigen;
Voordat je start met plannen, maak je eerst de benodigde functies aan (als je dat nog niet gedaan hebt). Functies zijn gegroepeerd in functiegroepen, die elk gekoppeld zijn aan specifieke periodes.
Met functiegroepen orden je de functies voor het evenement, bijvoorbeeld per projectfase (opbouw, afbouw, etc.), per locatie (Gate A, Sectie 5, etc.), per dag (Dag 1, Dag 2, etc.) of per werktijd (ochtenddienst, avonddienst, etc.). Door een functiegroep aan een periode te koppelen, kan Rentman de beschikbaarheid van medewerkers en voertuigen voor die specifieke periode controleren.
Tabblad Overige Kosten
Met Overige Kosten neem je projectgerelateerde kosten op die verder gaan dan alleen materiaal en personeel, zoals reizen, accommodatie, maaltijden of andere logistieke kosten. Deze kosten kunnen net als materiaal- of personeelsitems op offertes en facturen worden vermeld, waardoor je ze gemakkelijk aan je klant doorberekent. Je kan ook rechtstreeks vanuit het tabblad Overige Kosten inkooporders voor externe leveranciers genereren.
Tabblad Financieel
Het tabblad Financieel geeft een compleet beeld van de omzet, kosten en winstgevendheid van het project. Het bevat een gedetailleerd overzicht van de geschatte, geplande en werkelijke kosten, evenals een snel overzicht van je totale winst en het reeds gefactureerde bedrag.
Met de Offertes en Facturen add-on, kun je:
-
Totalen en marges bekijken voor elke kostencategorie
-
Kortingen toepassen
-
Btw-gegevens aanpassen
Je maakt vanuit dit tabbald ook direct offertes, contracten en facturen.
Tabblad Inhuur
Via het tabblad Inhuur krijg je een overzicht van alle inhuuropdrachten, zowel intern als extern, die aan het project zijn gekoppeld. Zo los je tekort aan materiaal snel op.
-
Interne inhuur is wanneer je materiaal 'leent' van je eigen voorraadlocaties om aan de behoeften van het project te voldoen.
-
Externe inhuur vindt plaats wanneer het benodigde materiaal niet beschikbaar is in jouw voorraadlocaties. Daarom huur je het in bij een externe leverancier of verkoper.
Je maakt in dit tabblad ook inkooporders voor specifieke inhuuropdrachten aan. Dit tabblad biedt alleen een overzicht van inhuuropdrachten, maar je kan er zelf geen genereren. Lees meer over het toevoegen van inhuur in dit artikel.
Tabblad Inkooporder
Een Inkooporder (PO) is een document waarmee je extra projectkosten of inhuur registreert, zodat alle aankopen duidelijk worden gedocumenteerd. Het tabblad Inkooporders biedt een overzicht van alle aan het project gekoppelde PO's.
Let op: Het tabblad biedt alleen een overzicht van alle inkooporders, je kan ze vanuit hier niet aanmaken. Vanuit het tabblad Overige Kosten of Inhuur maak je inkooporders aan.
Tabblad Personeelsplanning
In het tabblad Personeelsplanning wijs je medewerkers toe aan functies binnen het project. Het geeft een duidelijk overzicht van:
-
Functies die nog niet ingevuld zijn;
-
Welke medewerkers beschikbaar zijn;
-
Welke medewerker al aan een functie toegewezen is.
Vanuit dit tabblad nodig je medewerkers uit voor specifieke functies en verstuur je persoonlijke planningen.
Tabblad Transportplanning
In het tabblad Transportplanning wijs je voertuigen toe aan transportfuncties binnen het project. Het geeft een duidelijk overzicht van:
-
Functies die nog gevuld moeten worden;
-
Welke voertuigen beschikbaar zijn;
-
Welke voertuigen al aan een functie toegeween zijn.
Tabblad Logboeken
Het tabblad Logboeken legt alle wijzigingen in een project kunt vast. Je ziet wat er is gewijzigd, door wie en wanneer.
Vermeldingen in het logboek zijn geordend per opgeslagen actie. Binnen elke actie worden wijzigingen gegroepeerd op basis van het onderdeel van het project waar ze hebben plaatsgevonden.